Workflow-Berater: Gratwanderung zwischen Techniker und Betriebswirt

18.06.2002
Von Melanie Stagg
Workflow-Berater brauchen Verständnis für technische und betriebswirtschaftliche Prozesse. Bei jedem Projekt müssen sie sich immer wieder neuen Anforderungen stellen.

Flexibilität, Teamfähigkeit, ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten und Organisationstalent - diese Soft Skills verlangen Arbeitgeber immer häufiger von ihren Mitarbeitern und formulieren dementsprechend die Stellenanzeigen. Wirft man einen Blick auf den Arbeitstag von Knut Stegelmann, kann man erkennen, dass es sich dabei nicht nur um leere Phrasen handelt. Als Workflow-Berater bei der Ultimus GmbH in Königsbrunn jongliert er immer mit mehreren Bällen gleichzeitig und muss alle in der Luft halten. Zu seinen Aufgaben gehören Kundenbesuche, Unternehmens- und Prozessanalysen, Softwareentwicklung und Systemimplementierung.

"Einen Arbeitsalltag gibt es nicht, da jeder Tag vollkommen anders verläuft", erzählt er. Stegelmann arbeitet bereits seit einigen Jahren als Workflow-Consultant, seine Aufgaben findet er aber immer noch spannend: "Projektarbeit mit verschiedensten Kunden lässt so schnell keine Langeweile aufkommen." Immer mehr Unternehmen nutzen die Möglichkeit, bestimmte Arbeitsprozesse, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, mit Hilfe von Software besser zu koordinieren und so schneller zum gewünschten Ergebnis zu kommen.

Bestellt man beispielsweise bei einem Online-Shop ein bestimmtes Produkt, so werden zahlreiche Angestellte des Online-Shops aktiv, damit die Bestellung baldmöglichst beim Kunden eintrifft. Arbeiten mit dem Kunden Die Verteilung der einzelnen Aufgaben ist entweder informell und je nach Bedarf geregelt. Doch wer Workflow-Software einsetzt, kann viel Zeit sparen. Jeder Mitarbeiter bekommt seinen Arbeitsauftrag automatisch per E-Mail zugesandt. Sobald alles erledigt ist, muss er nur ein bereits vorgestaltetes Formular ausfüllen und ebenfalls per E-Mail abschicken, damit die Vorgesetzten und alle relevanten Kollegen wissen, wie es um die Bestellung steht.

Joachim Reising, Workflow-Consultant bei Promatis in Karlsbad, nennt die Schritte, die zu einem Projekt gehören: "Zunächst muss ich mit dem Interessenten abklären, ob für ihn ein softwaregestützter Workflow überhaupt sinnvoll ist. Dann geht es an die Analysen des Prozesses, der automatisiert werden soll", erzählt der promovierte Chemiker. Mehrere Tage lang - je nach Umfang des Arbeitsauftrages - muss der Workflow-Berater gemeinsam mit den Vertretern der verschiedenen Geschäftsbereiche jeden Arbeitsschritt analysieren und abklären, welcher Mitarbeiter für welchen Schritt verantwortlich ist.

"Das ist manchmal eine zähe Sache, da sich manche Unternehmen zum ersten Mal Gedanken darüber machen, wie bestimmte Aufträge bearbeitet werden", erklärt Reising. Erst wenn alle Abläufe ganz klar definiert sind, kann es weitergehen. So wie viele andere Workflow-Berater sitzen Joachim Reising und Knut Stegelmann nach den ersten analysierenden Gesprächen in ihrem Büro und bauen mit einem bestimmten Software-Tool den Prozess zusammen. "Da ist dann wieder Teamarbeit gefragt", erzählt Stegelmann. Denn nicht nur die Zusammenarbeit mit den Kunden ist wichtig, sondern auch mit den eigenen Softwareentwicklern. Da diese das Workflow-Tool entsprechend gestalten, müssen sie genaue Informationen bekommen, wie der Prozess ablaufen wird.

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