Software-Implementierung

Woran es bei einer Softwareeinführung haken kann

07.11.2019
Von   IDG ExpertenNetzwerk


Georg Blum ist Geschäftsführer der 1A Relations GmbH  und seit 2003 Vorsitzender bei Council CRM und Vorstandsmitglied bei Deutscher Dialogmarketing Verband e.V. Gleichzeitig ist er seit 2005 als Lehrbeauftragter an Hochschulen tätig. Seine Schwerpunkte sind Strategieentwicklung, Kundengewinnung und Kundengewinnung in Verbindung mit CRM-Software-Auswahl, Social Media, Prozesseffizienz und Kundenmanagement-Organisation.
Es kann viele Gründe geben, warum eine Software nach ihrer Einführung nicht genutzt wird. Sie können dafür sorgen, dass das in Ihrem Unternehmen nicht der Fall ist.

Kein erfolgreicher Sportler bekommt, wenn er zum ersten Mal ein neues Sportgerät oder eine neue Disziplin zu lernen beginnt, eine "Train-the-Trainer"- Schulung über acht oder vielleicht 16 Stunden. Und auch kein Musiker wird mit der "Train-the-Trainer"-Methode innerhalb der gleichen Zeit ein Instrument erlernen.

Wie werden heute Softwareprodukte idealerweise geschult?
Wie werden heute Softwareprodukte idealerweise geschult?
Foto: liravega - shutterstock.com

Mehr Zeit wird in die Key User bei der Einführung neuer Software jedoch leider selten investiert. Danach ist der Key User auf sich allein gestellt und soll häufig mit diesem Basiswissen auch noch seine Kolleginnen und Kollegen an die Materie heranführen. Dass dies nicht ausreicht, ist offensichtlich und kann dazu führen, dass die Mitarbeiter nach einem derart kurzen Training die Software nicht nutzen.

Es kann durchaus vorkommen, dass ein mittelständisches Unternehmen - bei einer TCO-Betrachtung - 750.000 Euro in eine ERP- oder 250.000 Euro in eine CRM-Lösung investiert. Wenn davon aber nur 4.000 bis 6.000 Euro in das "Train-the-Trainer"-Konzept investiert werden, spart das Unternehmen am falschen Ende.
Die Gründe, warum an Schulungen und Trainings gespart wird, können sein:

  1. Die Software-Firma möchte ihren Angebotspreis für das Produkt nicht unnötig erhöhen.

  2. Der Entscheider möchte die Investition so niedrig wie möglich halten. Daher werden die Schulungskosten auf ein Minimum reduziert.

So werden Softwareprodukte idealerweise geschult

Für die Implementierung neuer Software sollte das Unternehmen einen kontinuierlichen Trainingsplan erstellen. Dieser sollte individuell zugeschnitten sein, auf: die Fähigkeiten, den Leistungsstand und das Potenzial der zu schulenden Person/en beziehungsweise der Prozesse, in die die Software eingebunden ist.

Gezielte Trainingsreize führen bekanntermaßen zu einem Lernerfolg. Die schrittweise Einweisung in die neue Software und eigenständiges Erproben unter fachkundiger Begleitung erleichtert das Kennenlernen. Allerdings macht jedes Training auch müde und die Aufnahmefähigkeit ist irgendwann erschöpft.

Ein didaktisch sinnvoll aufgesetztes Training mit eigenständig durchzuführenden Übungen kann jedoch dazu führen, dass der Mitarbeiter Lust hat, weiterzumachen und sich tiefer in die Software einzuarbeiten. Das können zum Beispiel erdachte Use Cases aus dem eigenen Arbeitsbereich sein. Damit der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich in die neue Software einzufühlen, sie auszuprobieren und sich mit ihr anzufreunden - es entwickelt sich eine Beziehung.

Durch Schulungen das Leistungsniveau der Mitarbeiter anheben.
Durch Schulungen das Leistungsniveau der Mitarbeiter anheben.
Foto: Georg Blum

Im Team gewinnen

In einer Sportmannschaft trainiert nicht jeder allein und es trainieren nicht alle nach demselben Plan. Es gibt langsamere Spieler, die auf Schnelligkeit trainiert werden müssen. Die weniger beweglichen benötigen mehr Dehnungsübungen und koordinative Fähigkeiten. Dementsprechend sollte auch jeder Mitarbeiter auf seiner speziellen Position sein Spezialtraining erhalten.

Tipp: Nicht nur die Schwachen stärken. Das Ziel muss sein, insgesamt den Leistungsdurchschnitt zu erhöhen.

Stellen Sie sich die Prozesse im Unternehmen als Spielzüge im Ballsport vor. Diese funktionieren nur dann reibungslos, wenn alle das gleiche Verständnis zu den Prozessen haben und alle die Passvarianten und Laufwege der Mitspieler kennen.

Dadurch bekommen die Prozesse mehr Sicherheit, die Mitarbeiter generieren eine bessere Fachkenntnis, sie haben mehr Spaß und jeder hat das Gefühl, mit einbezogen worden zu sein. Keiner der besonders guten "Spieler" lästert darüber, dass er die Schwächeren mitziehen muss.

Schöner Nebeneffekt: Auch der Teamspirit verbessert sich. Im besten Fall arbeiten alle auf ein gemeinsames Ziel hin: mithilfe der neuen Software das Unternehmensergebnis zu verbessern. Nur, wenn alle Anwender ein Erfolgserlebnis mit der neuen Software haben, kann sich ein Nutzen für das Unternehmen einstellen.

Fazit: Die Ausbildung der Trainer und das kontinuierliche Training der Anwender sollte bei einer Softwareeinführung absolut im Fokus stehen.

Das Projekt Schulungskonzept

Das im Folgenden skizzierte Training ist nicht kurzfristig, sondern auf einen längeren und nachhaltigen Zeitraum zwischen einem und zwei Jahren ausgelegt. Wie beim Sport oder in der Musik wird es immer wieder aufgefrischt und an das Leistungsniveau beziehungsweise die Ziele angepasst.

  • Bedarfsanalyse
    Welche fachlichen, persönlichen und IT-Kompetenzen benötigt der Mitarbeiter/das Team?
    Welche Prozesse müssen mit Priorität 1 trainiert werden?

  • Trainingsziele festlegen
    Wie sehen einzelne Ziele für den Mitarbeiter/das Team/die Abteilung beziehungsweise den Prozess aus?

  • Trainingskontrollen definieren
    Wie sehen die Meilensteine in diesem Trainingsprogamm aus?

  • Trainings Controlling
    Wer prüft wann und wie die Lern- beziehungsweise Ausbildungsfortschritte?

  • Schulungsprogramme
    Was sind die Basisschulungen für den einzelnen Mitarbeiter/die Teams sowie spezielle Key User?
    Wie oft finden Wiederholung statt?

  • Spezialtrainings beziehungsweise -module
    Wer bekommt spezielle/zusätzliche Trainingseinheiten?

  • Qualitätssicherung
    Feedbacks und die Beobachtungen der Trainings liefern neue Erkenntnisse.
    Der Trainingsplan wird laufend angepasst und dokumentiert.

Tipp: Vergessen Sie nicht, das Erreichen eines besonderen Trainingsziels zu feiern!

Was bringen hohe Schulungskosten dem Unternehmen

Zusätzliche Schulungskosten bei der Einführung neuer Software können sich schon nach kurzer Zeit amortisieren. Die Gründe dafür können vielfältig sein:

  • gemeinsames Training verbessert das Verständnis für Prozesse, wodurch sie schneller, effektiver und wirtschaftlicher ablaufen;

  • Prozesse werden hinterfragt und nachgebessert;

  • das System wird effizienter eingesetzt, wenn Zusammenhänge bekannt sind beziehungsweise die Funktionalität trainiert wurde;

  • Silo-Denken entfällt;

  • durch reibungslose Prozesse werden die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung erhöht;

  • die wirtschaftlichen Ziele werden einfacher und schneller erreicht.

Finaler Tipp für den Chef: Haben Sie auch den Mut, vor einer Softwareeinführung für Entlastung der Mitarbeiter zu sorgen und befreien Sie sie von unwichtigen und unnötigen Aufgaben. Ohne Ballast trainiert es sich leichter. (bw)