Eines der Hauptziele eines Outsourcing-Projekts sind Einsparungen. Eine gründliche Kosten- und Leistungsanalyse des Ist-Zustands ist daher unerlässlich. Sie umfasst die jeweiligen IT-Services und -Prozesse, die involvierten Mitarbeiter sowie die intern erbrachten Leistungen und die damit verbundenen Kosten. Die Ist-Situation muss anschließend an den jeweiligen Outsourcing-Zielen - etwa Innovationen, höhere Effizienz, niedrigere Kosten - gespiegelt werden. Auch geplante Mergers oder Zukäufe sollten hier mit einfließen.

Entscheidend bei der Analyse ist, die Mitarbeiter, die für den auszulagernden Bereich verantwortlich sind, zu einer Bewertung der weiteren Kosten- und Leistungsentwicklung aufzufordern. Diese Vorgehensweise hat drei wesentliche Vorteile: Erstens fühlt sich niemand übergangen. Zweitens hat der vom Outsourcing betroffene Bereich die Möglichkeit, über eigene Prognosen Einfluss auf die weitere Projektentwicklung zu nehmen. Und schließlich kann das Management, sollte es die Auslagerung später verwerfen, die Verantwortlichen an die Einhaltung der selbst gesteckten Kosten- und Leistungsziele erinnern.

Kosten-Baselines zum Vergleich

Aus einer fundierten Kosten- und Leistungserfassung sowie ihrer Bewertung ergeben sich Kosten-Baselines, die der Anwender zu einem ersten Vergleich mit den Benchmark-Zahlen der einzelnen Anbieter heranziehen kann. Die Benchmark-Zahlen sollten entsprechend aufbereitet werden. Gegebenenfalls wiederholt nachzuhaken und einzelne Dienstleister zu Nachbesserungen aufzufordern lohnt aber immer.

Die Gegenüberstellung muss nicht zwangsläufig auf eine Auslagerung hinauslaufen. Sie kann auch bewirken, dass der Anwender seine IT- und Geschäftsprozesse besser aufstellt - etwa durch Zentralisierung, Vereinheitlichung oder eine höhere Automatisierung. Grundsätzlich ist jedoch ratsam, die Bewertung der eigenen Kosten-Baselines und den Vergleich mit den Benchmark-Zahlen der Anbieter an eine neutrale Instanz zu übertragen. Dadurch lässt sich ausschließen, dass "Äpfel mit Birnen" verglichen oder Vorentscheidungen durch interne oder externe Interessengruppen in eine falsche Richtung gelenkt werden.