Softwarekauf

Wohin mit überschüssigen Lizenzen?

24.09.2008
Von Peter O'Neill
Viele Firmen stellen nach dem Softwarekauf fest, dass sie nicht alle Lizenzen benötigen. Das kann teuer werden - auch wegen der zugehörigen Wartungskosten.

Beim Erwerb von Assets kaufen Unternehmen üblicherweise nur, was sie wirklich benötigen. Sie versuchen, gute Konditionen mir dem Zulieferer auszuhandeln und überprüfen die Nutzung ungebrauchter Anlagegüter regelmäßig. Im Softwaregeschäft herrschen jedoch andere Bedingungen. Software wird im Gegensatz zu industriellen Gütern als intellektuelles Eigentum lizenziert. Der Hersteller sieht sich als Herausgeber und nicht als Produzent oder Distributor.

User zahlen drauf

Das Problem dabei: Oft wird den Unternehmen im Nachhinein bewusst, dass sie zu viele Softwarelizenzen gekauft haben - aufgrund einer wenig transparenten Nutzerschaft oder weil sie die Anzahl ihrer Server-Plattformen überschätzt haben. Und für diese ungenutzten Lizenzen müssen sie dann auch noch Wartungskosten bezahlen. Besonders häufig kommt "überzeichnete" Software, von Forrester auch als "Shelfware" bezeichnet, bei Produkten von Microsoft, Oracle, SAP und Siebel vor.

Um Fehlkalkulationen zu vermeiden, empfiehlt Forrester, ein fundiertes Software-Asset-Management (SAM) zu betreiben. Sinnvoll ist der Einsatz von entsprechenden Systemen oder zumindest eines Software-Discovery-Tools, das dem Anwender einen besseren Überblick über die eigene Softwarenutzung verschafft. Ironischerweise führen Firmen solche Tools häufig ein, um sich für Herstellerüberprüfungen zu wappnen. Die Annahme, dass sie zu wenig für die eingesetzten Anwendungen zahlen, ist nach wie vor verbreitet. Allerdings ist fast immer das Gegenteil der Fall: Der Kunde zahlt zu viel. Ein effizientes Software-Asset-Management kann solche überflüssigen Kosten massiv eindämmen, wie Untersuchungen von Forrester zeigen: Ein Unternehmen, das über entsprechende Prozesse oder Systeme verfügt, gibt mindestens 40 Euro pro PC beziehungsweise 250 Euro pro Server zuviel aus. Ein Betrieb mit einer IT-Infrastruktur von 5000 PCs und 200 Servern könnte also rund 250 000 Euro einsparen.

Trotzdem bleibt die Frage: Was tun mit den ungenutzten Lizenzen? Die Analysten von Forrester empfehlen den betroffenen Anwendern zunächst, offene Wartungsverträge zu kündigen. Auf umfangreiche Lizenzvolumina gewähren die Hersteller zwar in der Regel Rabatte. Auf die dazu gehörigen Wartungsgebühren geben die Softwareanbieter dagegen kaum Nachlässe, so dass unter dem Strich mehr für sie übrig bleibt.

Professionelles Software-Asset-Management

  • Machen Sie regelmäßig Softwareinventur: Wie viele Lizenzen wurden gekauft, wie viele werden tatsächlich genutzt?

  • Wenn fest steht, welche Lizenzen nicht genutzt werden, verkaufen Sie diese an einen spezialisierten Händler.

  • Wenn Sie über den Kauf neuer Software nachdenken, sollten Sie zunächst prüfen, ob Sie diese auch auf dem sekundären Markt bekommen. Hier werden auch ältere Versionen angeboten, die die Hersteller möglicherweise nicht mehr im Programm haben.

  • Treten Sie in den Verhandlungen mit Ihrem Softwarehersteller selbstbewusst auf.

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