SAP-Lizenzmanagement

Wohin mit den alten "Limited Professional User" Lizenzen?

19.07.2018
Von   IDG ExpertenNetzwerk


Der ausgewiesene SAP-Experte Guido Schneider steuert als Senior Product Management Advisor bei Aspera die weltweite Ausrichtung aller Aktivitäten im SAP-Lizenzmanagement. Bereits seit 1996 berät Guido Schneider SAP-Kunden zu Security, Berechtigungsmanagement sowie Governance, Risk & Compliance (GRC). Er ist Autor mehrerer Fachbücher.
Die einst rabattierten SAP Limited Professional User Lizenzen sind ein gutes Beispiel dafür, wie komplex die Vergabe von Lizenztypen im SAP-Umfeld ist. Doch was sollen Anwender mit den alten Lizenzen tun? Es könnte so einfach sein.

Seit Veröffentlichung der SAP Preis- und Konditionenliste 2014/4 (PKL 2014/4) bot die SAP ihren Kunden den Lizenztyp "SAP Limited Professional User" nicht mehr an. In den ersten sechs Monaten danach konnten Bestandskunden, die diesen Lizenztyp in ihrem Bestand hatten, diesen auf Kulanz zu den gleichen Bedingungen nachkaufen. Doch spätestens seit Mitte 2015 war damit Schluss.

Die Vergabe der User-Rollen in SAPs großem Lizenz-Theater kann für die Anwenderunternehmen leicht in einem Drama enden.
Die Vergabe der User-Rollen in SAPs großem Lizenz-Theater kann für die Anwenderunternehmen leicht in einem Drama enden.
Foto: PUSCAU DANIEL - shutterstock.com

SAP-Kunden hatten anschließend zwei Möglichkeiten, weiterhin günstigere Lizenztypen zu kaufen. Option eins war, sogenannte Sonderlizenztypen zum Preis des alten "SAP Limited Professional User" (1300 Euro) zu erwerben. Diese Sonderlizenztypen mussten funktional gegenüber dem "SAP Professional User" abgegrenzt beziehungsweise eingeschränkt werden. Diese Möglichkeit haben viele SAP-Kunden auch wahrgenommen.

Allerdings hat SAP ihren Kunden als Option zwei empfohlen, die neuen Standard-Lizenztypen zu kaufen, die schon damals weitaus günstiger waren als der SAP Limited Professional User und es auch heute noch sind. Nach wie vor handelt es sich hier um eine gute Alternative. Die besten Bespiele für diese kostengünstigen Lizenztypen sind der "SAP Logistic User" und der "SAP Worker User".

Schauen wir uns die Beschreibung des "SAP Limited Professional User" in der PKL 2013/4 einmal an:

Der SAP Application Limited Professional User ist ein Definierter Nutzer, der berechtigt ist, von der erworbenen Software, unterstützte, eingeschränkte operative Rollen (ohne SBOP) auszuführen. Die Nutzungsrechte beinhalten auch die einem SAP Application BI User eingeräumten Rechte. Im Softwarevertrag müssen die eingeschränkten Nutzungsrechte dieses Limited Professional User detailliert definiert sein.

Schwammige Definitionen

"Unterstützte" und "eingeschränkte" sind Attribute, die nicht klar definiert sind. Diese sogenannten Einschränkungen hätten beim Kauf zwischen SAP und den Kunden vereinbart ("detailliert definiert") werden sollen. Da aber sowohl die SAP-Kunden, wie auch vor allem die SAP Key Account Manager in aller Regel "Wichtigeres" zu tun hatten, blieben diese Einschränkungen zumeist undefiniert.

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Was ebenfalls blieb, war ein günstiger Preis. Um diesen günstigen Lizenzpreis aber nicht unbegrenzt an die Kunden zu vergeben, limitierte SAP die Anzahl. Anfangs wurde in den SAP-Verträgen noch ein Verhältnis von 15 zu 85 vereinbart. Das bedeutete, dass Kunden maximal 15 Prozent ihrer Professional User Lizenzen zu günstigen Preisen (also zum Preis des "SAP Limited Professional User") kaufen durften. Das war dann die "Einschränkung". Im Grunde genommen handelte es sich also einen vertraglich limitierten Rabatt der SAP. Funktional wurde der Lizenztyp, wie bereits gesagt, nicht eingeschränkt.

Ausweitung der Einschränkung

Dieses Entgegenkommen wurde nun nach und nach ausgeweitet. Es gab Kunden, die im Verhältnis 30 zu70, 40 zu 60 und sogar 50 zu 50 einkaufen konnten. Alles eine Frage der individuellen Verhandlungstaktik. Das sprach sich natürlich in der SAP-Community herum. Mitte 2014 "verkündete" die deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) ihren Mitgliedern das Verhältnis von 50 zu 50 als Standard-Verhältnis von "SAP Limited Professional User" zu "SAP Professional User". Jetzt wollte natürlich jeder SAP-Kunde zu diesen Konditionen SAP-User-Lizenzen einkaufen.

Das war jedoch nicht im Sinne der SAP. So große Rabatte für die Kunden waren nicht vorgesehen. Die Vermutung liegt nahe, dass unter anderem aus diesem Grund neue, funktional eingeschränkte Lizenztypen in die PKL aufgenommen und die "rabattierten Professional User" kurzerhand aus der Preisliste gestrichen wurden.

Wie sieht die typische User-Lizenzlandschaft aus?

Jeder SAP-Kunde hat in der Regel "SAP Professional User" und meistens auch "SAP Employee User" im Bestand. Darüber hinaus haben die meisten auch die oben beschriebenen "SAP Limited Professional User" sowie einige der günstigen "SAP Logistic User" oder "SAP Worker User". Manche Kunden besitzen zusätzlich eine ganze Reihe sogenannter Sonderlizenztypen. Einige davon hatten sie selbst verhandelt, andere wiederum zum alten rabattierten Professional-User-Preis eingekauft.

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Je mehr unterschiedliche User-Lizenztypen Kunden im Einsatz haben, desto schwieriger wird die Zuweisung zu den SAP-Accounts. Der "SAP Professional User" darf im SAP-System in der Regel "alles" - außer ABAP-Code entwickeln, aber auch dafür gibt es Ausnahmen. Die Beschreibungen der Einschränkungen aller anderen Lizenztypen muss jeder Kunde selbst interpretieren.

Dabei stellen sich zahlreiche Fragen: Was genau darf ein Mitarbeiter mit seinem SAP-Account tun, dem ein "SAP Logistic User" oder ein "SAP Worker User" zugeordnet worden ist? Worauf bezieht sich das "darf"? Bedeutet "darf", wozu er berechtigt ist oder was er tatsächlich genutzt hat? Die SAP bietet hier nur die sogenannte Klassifizierungshilfe im Vermessungs-Tool USMM an. Und was machen Sie als SAP-Kunde mit Ihren uneingeschränkten, aber rabattierten "SAP Limited Professional User" Lizenzen? Man sieht, die Welt der Lizenzvergabe ist komplex.

Vorschlag: wandeln

Wie beschrieben hat der alte "SAP Limited Professional User" die gleichen Rechte wie der "SAP Professional User", das heißt, beide sind - abgesehen vom Preis - gleichwertig. Aus diesem Grund können sie auch gleichwertig vergeben werden. Da man sie heute nicht mehr nachkaufen kann, würde es für die SAP keinen Unterschied machen, wenn sie ihren Kunden den kostenlosen 1:1-Wandel anbieten würde. Die Wartungskosten, und die sind der SAP ja immer heilig, würden sich nicht ändern. SAP-Kunden hätten lediglich einen Lizenztyp weniger im Bestand.

Schlagen Sie das doch Ihrem SAP Key Account Manager vor. Vielleicht geht er ja darauf ein und wandelt ihre "SAP Limited Professional User" Lizenzen kostenlos zu "SAP Professional User" Lizenzen. Für die SAP macht das keinen Unterschied. Für Sie würde die Vergabe der User-Lizenzen einfacher werden. Sollten Sie auf S/4 Hana wechseln, dann hätten Sie damit im gleichen Atemzug die Frage mit gelöst: "Wie wandeln wir die alten SAP Limited Professional User in SAP S/4Hana-User?" Die haben Sie dann nämlich gar nicht mehr im Bestand.

Alternativ können Sie diese, falls sich Ihr SAP Key Account Manager nicht schon bei Ihrem nächsten Nachkauf darauf einlässt, in "SAP S/4HANA Enterprise Management for Professional User" Lizenzen wandeln. So gesehen wird sich das Problem mit den alten "SAP Limited Professional User" in den nächsten Jahren wohl von selbst erledigen.