Technische Hilfsmittel vorhanden, aber wenig genutzt
Vor dem Hintergrund steigender Anforderungen an Flexibilität und Innovationsdruck erweisen sich die etablierten starren Prozesse bei der Organisation der Wissensarbeit jedoch als Hindernisse. Immer mehr Fachbereiche gehen deshalb dazu über, Teams in zeitlich und thematisch begrenzte Projekte einzugliedern. Schabel: „Mit der Vernetzung der Mitarbeiter, der zunehmenden Kommunikation und deren Abstimmung nimmt auch die Bedeutung technischer Hilfsmittel zu.“ So offenbare die Studie beispielsweise, dass Unternehmen schon heute viele moderne Kommunikationstechnologien verwenden. Dazu gehören Web-Collaboration- und Video-Conferencing-Tools. Knapp 80 Prozent der befragten Fachbereiche setzen der Erhebung zufolge auf solche technischen Hilfsmittel. „Doch nur in rund 40 Prozent der Fälle werden sie auch intensiv genutzt.“ Darüber hinaus sind mittlerweile auch Technologien zum mobilen Zugriff auf Büro- und Unternehmensanwendungen über Smartphones, Tablet-PCs oder Laptops in den Arbeitsalltag vieler Wissensmitarbeiter integriert – ein weiterer Beleg dafür, dass viele Abteilungen auf die steigenden Anforderungen der Mitarbeiter nach einer flexibleren Arbeitsplatzumgebung tatsächlich auch reagieren.
- Ein "klassischer" Zettelkasten auf dem Desktop
Mit der auf Java basierenden Software "Zkn3" steht eine Lösung zur Verfügung, die den Aufbau von Literatur- und Textsammlungen ermöglicht. - Unabhängigkeit von der Plattform durch Java
"Zkn3" kann problemlos auch auf Mac OS X zum Einsatz kommen. - Nicht unbedingt WYSIWYG
Aber nach der Eingabe der Daten als reiner Text werden diese dann auch entsprechend der Auszeichnung auf dem Bildschirm dargestellt. - Ein Zettelkasten mit vielen Möglichkeiten
Bei der freien Software "Synapsen" kann der Anwender schon bei der Installation die entsprechende Unterstützung für seine Textverarbeitung installieren. - Der "Synapsen"-Zettelkasten im Einsatz
Die Oberfläche der Software ist nicht mehr ganz auf dem Stand moderner GUIs, wie man sie heute in der Regel auf den Windows-Systemen findet. - Auch hier ist es möglich, über Plattformen hinweg zu arbeiten
"Synapsen" arbeitet dank Java ebenfalls problemlos mit Mac OS X zusammen. - Notizzettel, die überall zur Verfügung stehen
Diese Idee steckt hinter "Evernote und wird durch die Verfügbarkeit auf vielen Systemen und mit Hilfe der Abspeicherung im Web ermöglicht. - Wichtiger Vorgang, wenn das Wissen "up to date" bleiben soll
Evernote muss synchronisieren, damit sich die Daten auf einem einheitlichen Stand befinden. - Die Notizen und anderen Daten stehen auch mobil zur Verfügung
Die freie App von Evernote ermöglicht den Zugriff von Android, iOS und Windows Phone 7 auf das gesammelte Wissen. - Auch Microsoft hat ein gutes Tool für das Wissensmanagement im Angebot
OneNote gehört ebenfalls zur Office-Familie, ist aber vielen Anwendern nicht so geläufig wie Microsoft Word oder Excel. - OneNote kann auch Online und in der Cloud zum Einsatz kommen
Dazu braucht es aber kein Office 365, da eine OneNote WebApp auch für Microsofts Onedrive zur Verfügung steht). - OneNote im mobilen Zugriff
Nachdem es zunächst nur eine App für iOS und Windows Phone gab, stellt Microsoft auch Android-App zur Verfügung, die regelmäßig Updates erfährt. - Zu Beginn sicherlich etwas gewöhnungsbedürftig
Die freie Software Freemind bietet dem Anwender alle Möglichkeiten des Mindmappings, verlangt aber eine gewisse Einarbeitungszeit - Die in der Basisversion kostenfreie Software von Mindmeister
Sie ermöglicht die Arbeit mit Mindmaps in der Cloud und erlaubt auch das Teilen der Mindmaps mit Kollegen auf diesem Weg. - So ist ein Arbeiten bei jeder Gelegenheit möglich
Die MindMeister-Software wird auch als App für Android oder iOS angeboten und kann dann auf die gleichen Dateien zugreifen, die von der Online- oder Desktop-Version der Software erstellt wurden. - Schnell, klein und einfach
Mit der Wiki-Software Notebook2 können Anwender problemlos eigene Wikis auch auf USB-Sticks anlegen und verwenden. - Einfaches Editieren mit wenig Besonderheiten
Das Prinzip der einfachen Verwaltung "virtueller Zettel", die dann verknüpft sind, wird bei Notebook2 sehr konsequent umgesetzt. - Wiki-Prinzip mit ganz moderner Oberfläche
Die Software lexiCan4 wurde mit dem aktuellen Ribbon-Konzept der Office-Anwendungen ausgestattet und sollte so für die meisten Anwender leicht zu bedienen sein. - Ein neues Wissensgebiet ist schnell angelegt
Wer mit Word umgehen kann und schon mal ein Wiki gesehen hat, wird in der Regel auch mit lexiCan4 schnell eigene Wissensgebiete anlegen und entsprechend gliedern können.
„Die technische Unterstützung der Wissensarbeit beschränkt sich bislang vorrangig auf einfache Tools, deren Einsatz keine kulturelle Veränderung der Zusammenarbeit erfordert“, gibt Schabel zu bedenken. Wikis und Blogs seien in vielen Fachbereichen genauso implementiert wie Web-Collaboration-Tools, würden aber nur von einem kleinen Teil intensiv genutzt. Die Verwendung Internet-basierter Messaging- oder Netzwerkdienste wie Xing oder Skype werde dagegen noch vernachlässigt. Immerhin etwa 40 Prozent der Studienteilnehmer plädieren für eine intensivere Nutzung dieser Werkzeuge. Diese Situation könnte sich allerdings ändern, wenn verstärkt jüngere Mitarbeiter in den Fachbereichen tätig werden, die im privaten Umfeld mit diesen Diensten bereits vertraut sind und deren Potenzial auch im professionellen Umfeld ausschöpfen wollen. Fakt aber ist: Alle diese Technologien würden nur dann ihr volles Potenzial entfalten, wenn deren Einsatz mit einer offenen Unternehmenskultur einhergehe sowie in die Wissensmanagementprozesse integriert und vom Management aktiv unterstützt würden. „Unternehmen setzen aufgrund sich verändernder Arbeitsstrukturen zunehmend auf neue Technologien“, so der Manager vom Personaldienstleister Hays. Allerdings würden oft noch die kulturellen Voraussetzungen in den Organisationen fehlen. Klare Unternehmensrichtlinien sowie Manager als aktive Vorbilder seien hier wichtige Treiber.
Alles in allem zeigen sich in puncto Technologienutzung deutliche Unterschiede zwischen den drei untersuchten Fachbereichen. So ist im R&D-Umfeld die Nutzungsintensität moderner IT-Technologien überdurchschnittlich stark ausgeprägt. Dagegen zeigen sich die Mitarbeiter im F&A-Umfeld eher konservativ. Diese Unterschiede kommen für Berlecon und Hays nicht überraschend. Sie lassen sich mit unterschiedlichen Anforderungen an die Vernetzung der Mitarbeiter sowie mit unterschiedlich stark ausgeprägter Technikaffinität erklären.