Diplomkaufmann Einar Scholz

6. Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung kann man relativ einfach durchführen, indem man die Kosten des bisherigen Verfahrens mit denen des zukünftigen Verfahrens vergleicht. Die Kostenarten sind bei beiden Verfahren gleich bis auf den Ansatz einer entsprechenden Annuität, um die Kapitalverzinsungskosten und Abschreibungsraten der Projektkosten zu berücksichtigen.

Auf die Berücksichtigung der Zinseszinsproblematik wird in dieser Darstellung bewußt verzichtet. Es wurde schon dargestellt, daß die Aufwandsermittlung bei EDV-Projekten mit so großen Unwägbarkeiten und Fehlern behaftet ist, daß es kaum Zweck hat, die gesamte Problematik durch den Ansatz von Zinseszinsen scheinbar zu verbessern.

Strenggenommen müßte man alle Ausgaben und Einnahmen (Geldwerte, Vorteile des Verfahrens) auf einen Zeitpunkt diskontieren (abzinsen) und so einen Barwert der Ausgaben und Einnahmen ermitteln. Aus dem Vergleich der Barwerte kann man dann den Vorteil der Investition ersehen. Derartige Verfahren sind jedoch in der Organisation und EDV aus den bereits geschilderten Überlegungen erstens kaum sinnvoll und zudem zweitens nicht üblich.

6.1 Hardwarekosten machen einen großen Teil der Kosten eines EDV-Verfahrens aus. Man möchte die stark steigenden Personalkosten gegen Hardwarekosten ersetzen, wodurch man den Kostenanstieg im Unternehmen bremsen kann.

Man sollte von einem festen Verrechnungssatz für Hardwarekosten entsprechend dem Anforderungsprofil, das der Benutzer an die Hardware stellt, ausgehen. In diesem Kostenverrechnungssatz sollten auch die Personalkosten des Rechenzentrums enthalten sein, zumindest gilt dies für die Funktionen des Operatings und der Arbeitsvorbereitung.

Datenerfassungsleistungen kann man separat verrechnen. Diese Kosten gehören aber auch hier in die Hardwarekosten des bisherigen und zukünftigen Verfahrens. Prinzipiell kommt es nicht darauf an, daß man bei der Ermittlung der Kosten des bisherigen und zukünftigen Verfahrens einen übertriebenen Formalismus betreibt. Es ist prinzipiell egal, in welche Rubrik man die einzelnen laufenden Kosten der Verfahren einordnet. Es kommt lediglich darauf an, daß man die anfallenden Kosten nur einmal innerhalb jeder Rubrik erfaßt und keine wesentlichen Posten vergißt. Zu den Hardwarekosten sollte man aus praktischen Gründen folgende Positionen rechnen:

- Kosten der laufenden Nutzung des EDV-Systems (Verrechnung über Accounting-System)

- Kosten der TP-Geräte und Leitungen etc.

- Datenerfassungskosten im zentralen Rechenzentrum (Verrechnung über entsprechende Verrechnungssätze)

- Materialkosten (Tabellierpapier, Vordrucke)

- Abschreibungen für Investitionen sonstiger Art incl. kalkulatorischer Zinsen für die investierten Mittel

6.2 Softwarekosten entstehen in den einzelnen Verfahren dadurch, daß für bestimmte Projekte Systemsteuerprogramme bzw. Anwendungssoftware-Pakete angeschafft werden müssen, die während der gesamten Laufzeit des neuen Verfahrens amortisiert werden müssen.

Man geht in den meisten Fällen davon aus, daß diese Softwarekosten (zumindest gilt dies für fast alle Systemsteuerprogramme) mehreren Anwendungen zugute kommen, so daß sie anteilig den einzelnen Programmsystemen zugeschlagen werden. In gewissen Grenzen kann somit die EDV Politik betreiben, je nachdem ob sie ein Projekt fördern oder torpedieren möchte. Der Spielraum ist jedoch meist sehr eng.

Man kann Softwarekosten allerdings auch in die Projektkosten einrechnen, so daß sie dann über den Amortisationsbetrag des ganzen Projektes in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einfließen. Wie man vorgeht, ist prinzipiell egal, man darf die Kosten allerdings nicht zweimal berücksichtigen.