Für Wilo-Mitarbeiter Christian Krause, der die Einführung der SAP-Module Materialwirtschaft (MM) und Produktionsplanung (PP) leitete, gab es nach Projektende kein Zurücklehnen. Zu den Anschlussaufgaben des R/3-Experten gehörte, mehrere Produktionsbereiche über die im ERP-System enthaltene Kanban-Logik zu verbinden. Im nächsten Schritt durchforstete Krause die R/3-CDs nach Werkzeugen, mit denen sich die Kanban-Steuerung auch als Auslöser für externe Bestellprozesse verwenden lässt.
Von außen bezieht Wilo unter anderem elektronische Bauelemente für seine Pumpen. Der Beschaffung dieser Teile geht eine Bedarfsplanung und die Bearbeitung der Dispositionsergebnisse voraus. Dann wird die Bestellung ausgelöst und dem Zulieferer übermittelt, der seinerseits den Auftragseingang bestätigt. Diese fünf bislang manuell zu erledigenden Schritte, so das Ziel, sollten automatisiert werden. Zur technischen Umsetzung der Anwendung stützte sich Krause auf die in R/3 enthaltenen "Internet Application Components" (IACs) als Beispielanwendungen sowie auf die Entwicklungsumgebung des "SAP@Web Studio". Ferner kommt SAPs "Internet Transaction Server" zum Einsatz, der den Anmeldevorgang des externen Benutzers und den Datenfluss zwischen R/3 und dem Internet kontrolliert.
Der so erreichte Ablauf ist einfach und effektiv: Ist ein Materialbehälter leer, wird der Kanban-Status an einem neben den produktionsnahen Pater-Noster-Regalen positionierten PC von "grün" auf "rot" (Zustand = leer) gesetzt. Dieser "Mausklick" ersetzt quasi die fünf genannten Bestellschritte. Sobald sich der Zulieferer in das Intranet der Dortmunder einloggt (zweimal täglich), sieht er in einer Browser-Darstellung die Anzahl der leeren Behälter, was für ihn gleichbedeutend mit einem Auftragseingang ist. Übernimmt der Lieferant die "leeren Behälter", löst dieser Schritt einen Impuls in R/3 aus, was einer Auftragsbestätigung gleich kommt. Wilo erkennt den aktuellen Bestellzustand daran, dass der Kanban-Status von rot auf gelb umschaltet. Es folgen die Lieferung und die Buchung des Wareneingangs, mit der der Kanban-Status automatisch wieder auf grün ("Behälter voll") zurückgesetzt wird.
Zu den Arbeiten des Wilo-Teams gehörte im Wesentlichen die Systemeinstellung, eine dem Geschäftsvorfall angepasste Pflege von Stamm- und Einkaufsdaten sowie die entsprechende Anlage von Kontrakt- und Lieferplänen. Der Zulieferer selbst benötig für seine Sicht auf die "abgespeckten" Wilo-Daten keine R/3-Kenntnisse - ob und wie er die übertragenen HTML-Informationen weiterverarbeitet, ist aus Wilo-Sicht als Kunde sekundär.
Das durch die Anwendung erreichte Einsparpotenzial mit einem Lieferanten beziffert Krause auf rund 60 Bestellvorgänge pro Monat. Der operative Einkauf werde damit von einigen zeitraubenden Routinearbeiten entlastet, die zusammengenommen monatlich etwa einen Arbeitstag ausmachen. Die Mitarbeiter nutzen diese Zeit, um sich besser auf strategische Aufgaben wie das gezielte Verhandeln von Einkaufskonditionen zu konzentrieren. Darüber hinaus konnte die Bestandshöhe auf Grund der kurzen Wiederbeschaffungszyklen (ein bis zwei Tage) in diesem Prozess erheblich gesenkt werden. Demgegenüber hat Krause etwa 15 Tage in das Projekt investiert, auf die Fachabteilung entfielen rund fünf Tage. Diese Zahlen, so der Wilo-Mann, seien allerdings nicht repräsentativ, da das Projekt seinerzeit Pilotcharakter hatte und damit Neuland war. Wenn das Prinzip klar ist, könnten fünf Tage reichen, so das Fazit.