Union Investment Real Estate ist als Investor und Verkäufer, als Bauherr und Entwickler sowie als Vermieter und Dienstleister rund um die gewerbliche Immobilie aktiv. Weltweit werden hier vertrauliche Daten ausgetauscht, sei es in Form von Plänen in Autocad, Bildern oder Exposés. Sie bleiben keineswegs innerhalb des Unternehmens, sondern gehen beispielsweise an externe Gutachter.

"Wenn wir Immobilien bewerten und kaufen, sind wir auf den schnellen und vollständigen Austausch von Informationen mit vielen verschiedenen Sachverständigen im In- und Ausland angewiesen", erläutert Friedlind Krause vom Controlling der Union Investment Real Estate. Dass die Kommunikation sicher ist, ist essentiell für das Business: "Nur autorisierte Nutzer dürfen einen Zugang erhalten."

Unkomplizierte Zusammenarbeit

Die Gesellschaft entschied sich für die Einrichtung eines virtuellen Datenraums, der eine nicht nur schnelle, sondern auch unkomplizierte Zusammenarbeit ermöglicht. Schließlich wechseln die Partner häufig. Die gewählte Lösung von Brainloop macht eine Softwareinstallation auf dem Client überflüssig. "Wir haben uns bewusst für den Brainloop-Datenraum entschieden, da er die meisten Funktionen zu akzeptablen Konditionen bietet", erläutert Krause. Der Datenraum wird als Service in Anspruch genommen, ist also flexibel nutzbar und kann tagesaktuell abgerechnet werden. Krauses Erfahrungen sind positiv: "Unsere Transaktionen sind seither um ein Vielfaches effizienter sowie nachvollziehbar und sehr sicher geworden – der aufwendige Versand der Unterlagen per Post gehört endlich der Vergangenheit an." Da die Sachverständigen rund um den Globus arbeiten, ist die Benutzerfreundlichkeit der Lösung wichtig. "Schulungen sind nicht erforderlich, die Lösung erklärt sich praktisch von selbst", lobt Krause.

Bei dem Datenraum handelt es sich um eine On-Demand-Lösung, die sofort einsetzbar ist. Sie verfügt über eine detaillierte Rechteverwaltung, mit der sich nutzerbasierende Rechte für alle im Datenraum arbeitenden Personen definieren lassen. Wer darf was wann mit welchen Dokumenten tun: lesen, editieren, ausdrucken, kopieren oder weitergeben? Die Lösung registriert, wer zu welchem Zeitpunkt auf Dokumente zugegriffen hat. Eine 128-Bit-Verschlüsselung schützt die Inhalte beim Hoch- und Herunterladen.

Lesen, aber nicht speichern

Ein Versions-Management dokumentiert zudem den Lebenszyklus eines Dokuments und verhindert, dass unterschiedliche Varianten in Umlauf geraten. Das sorgt vor allem dann für Klarheit, wenn die Ausschreibungen sehr umfangreich sind und aus verschiedenen Dateiformaten (Excel, PDF, Autocad) bestehen. Das System dokumentiert alle Änderungen.

Über den Einsatz von Document-Viewer-Funktionen oder der Wasserzeichentechnik werde derzeit nachgedacht, berichtet Krause. Diese Funktionen verhinderten, dass geschützte Unterlagen vom Server auf einen Rechner geladen und dort gespeichert werden. Autorisierte User können Informationen dann zwar einsehen, aber nicht lokal abspeichern. (mb)