Konkreten Handlungsbedarf sahen CIO Dietrich und sein für die Qualitätssicherung verantwortlicher Kollege Manfred Götz nach dem Abschluss eines sechs Millionen Euro teuren, hochkomplexen Mammutprojekts. Dieses wurde zwar schließlich zum Erfolg geführt, wies nach Angaben des IT-Chefs aber zwei schwerwiegende "Schönheitsfehler" auf: "Es hat viel zu viel gekostet und kam viel zu spät zum Abschluss." Das hätte sich vermeiden lassen. So sei zu Projektbeginn beispielsweise nicht sorgfältig genug geprüft worden, inwieweit vorhandene Systeme direkt oder über Schnittstellen von der Implementierung der neuen Software betroffen sein würden. Damit einhergehende Probleme machten sich dann erst im Verlauf der Umsetzung bemerkbar, was ein Nachsteuern erschwerte und die Gesamtkosten in die Höhe trieb. "Anfangs wurde das Ausmaß an Komplexität gar nicht umrissen", begründet Götz die Versäumnisse. Um unliebsamen Überraschungen und
ihren kostspieligen Spätfolgen vorzubauen, müssten die großen Designentscheidungen künftig bereits im Vorfeld der Umsetzung gefällt und transparent gemacht werden, so der Quality-Assurance-(QA-)Spezialist des Konzerns.
Der Weg von der Grundidee, mehr Systematik in die Abwicklung von Großprojekten zu bringen, bis zur konzernweiten Einführung des Q-Gates-Prozesses nahm insgesamt fünf Monate in Anspruch. Das Qualitätssicherungsverfahren haben der CIO, der QA-Chef sowie Udo Bittner, Chief Architect des Unternehmens, gemeinsam entwickelt. "Ziel des Managements war es, innerhalb der IT Konsens über die Notwendigkeit des Prozesses zu schaffen", so der Chefarchitekt. Hierzu mussten laut Bittner zunächst alle Einzelabläufe und die dazu notwendigen Formulare nicht nur bis ins Detail festgelegt, sondern auch mit den Beteiligten abgestimmt werden.
Q-Gates umfasst sieben Qualitätssicherungsschritte. Demnach müssen heute alle Softwareentwicklungsprojekte bei Thomas Cook folgende Stufen durchlaufen:
Q1: Im ersten Schritt wird die Projektidee vorgestellt und von einem internen Expertenteam kritisch betrachtet. Letzteres tagt einmal pro Woche und setzt sich unter anderem aus erfahrenen Projekt- und Qualitäts-Managern, Chief Architects sowie Integrations-, Controlling- und Einkaufsspezialisten zusammen. Nach einer ersten Einschätzung hinsichtlich Größe und Komplexität des Vorhabens wird das weitere Prozedere festgelegt.
Q2: Etwa zwei Wochen später erfolgt die Prüfung des mittlerweile gereiften und deutlich detaillierteren Projektentwurfs durch das Expertenteam. Zu diesem Zweck hat der Projektinitiator im Vorfeld des Q2-Termins ein 20-seitiges "Project Initiation Document" (PID) auszufüllen, das die Angabe aller für die Projektplanung notwendigen Informationen verlangt. Nach deren Evaluierung werden die essentiellen Eckdaten - funktionale Anforderungen, integrative Aspekte, Zeitrahmen und Kosten sowie Risiko und Projektumfang - definiert, aber auch die jeweiligen Verantwortlichkeiten festgelegt. Im Idealfall erhält der Projektleiter daraufhin grünes Licht für sein Vorhaben, was zugleich das OK für die Beantragung des Budgets bedeutet.