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Intelligente Automatisierung auf Basis von KI-gestützten Technologien und Softwarerobotern, auch Digital Worker genannt, hält zunehmend auch Einzug im Personalwesen. Sinn und Zweck einer Digital Workforce im HR-Umfeld ist es, repetitive Aufgaben automatisiert erledigen zu lassen, um Mitarbeitern mehr Freiraum für geschäftsfördernde Aktivitäten einzuräumen, sprich, um Zeit zu sparen, die Effizienz zu steigern und Ressourcenüberlastung zu vermeiden.
Nicht selten scheitern Automatisierungsprojekte allerdings schon in der Planungsphase, weil nicht klar ist, in welchen Teilbereichen der Human Resources der Einsatz einer solchen Technologie tatsächlich Sinn ergibt. Anstatt also einen "Ganz-oder-gar-nicht"-Ansatz zu verfolgen, empfiehlt sich ein iteratives Verfahren. Bei dieser Vorgehensweise werden für die ersten Schritte Prozesse ausgewählt, die sich weitgehend unkompliziert umsetzen lassen und trotzdem Einsparungseffekte erzielen. Eine Grundregel lautet: Wenn sich Prozesse häufig wiederholen, festen Regeln folgen und auf digitalen Daten und Prozessen basieren, dann sollten sie auf ihr Automatisierungspotenzial hin überprüft werden.
- 10 Trends in der Personalarbeit
Die Digitalisierung sowie der Fachkräftemangel wirken sich auch nachhaltig auf die Denk- und Arbeitsprozesse in Personalabteilungen aus. Der Bundesverband der Personalmanager (BPM) nennt zehn Trends, die zunehmend im Bereich Human Resources Platz greifen und die "digitale HR" prägen werden. - 1. Künstliche Intelligenz ethisch hinterfragen
Künstlicher Intelligenz (KI) sorgt in Personalabteilungen für Effizienzgewinne. Personaler sollten deshalb den Nutzen intelligenter Techniken ethisch auszuloten und verantwortungsvoll damit umgehen. - 2. Bildung in der Arbeitswelt 4.0
Die Arbeitswelt 4.0 erfordert eine Neuausrichtung der Weiterbildungsangebote in den Betrieben sowie eine neue Lern- und Bildungskultur in den Ausbildungseinrichtungen. Personaler sind gefordert, für diesen Bedarf entsprechende Lernangebote zu entwickeln. - 3. Kollaborative Arbeitskonzepte
Aufgaben und Themen werden komplexer und lassen sich nur noch in interdisziplinären Teams erfolgreich bearbeiten, weshalb Co-Working-Konzepte, ortsunabhängiges Arbeiten und neue kollaborative Methoden der Zusammenarbeit im Team zur Standardanforderung für den Arbeitsplatz der Zukunft werden. Das Personalwesen steht vor der Herausforderung, aus den vielen Facetten des Arbeitsplatzes der Zukunft einen individuell passenden Rahmen für jeden Mitarbeiter zu konzipieren. - 4. Recruitingmaßnahmen verändern
Fach- und Führungskräfte sind zunehmend wechselwilliger. Dieser Umstand macht bisherige Rekrutierungsmechanismen und Karriereangebote hinfällig. Die Bewerberansprache braucht neue Vorzeichen, um Fach- und Führungskräfte zu aktivieren. Ferner geht es um die Rekrutierung ausländischer Fachkräfte. - 5. Mitbestimmung 4.0
Agilität wird auch in der Zusammenarbeit zwischen Personalern und Betriebsräten ein wichtiges Thema. Betriebsräte werden sich verstärkt Fragen nach agilen Arbeitsumfeldern stellen müssen. Im Schulterschluss mit der Personalabteilung geht es darum, die Betriebsverfassung an die Veränderungen anzupassen und neue Regeln für die Mitbestimmung abzuleiten. - 6. Wettbewerbsfaktor Diversity
Die Wahrnehmung des Themas Diversity hat sich in Unternehmen gewandelt. Viele haben erkannt, dass sie im Wettbewerb erst erfolgreich sein können, wenn Mitarbeiter unterschiedlicher Prägung und aus unterschiedlichen Kulturen in Teams zusammenkommen. - 7. Mitarbeiterpotenzial fördern
Auch in Zeiten von Robo-Recruiting bleibt das Herzstück der Personalarbeit, das Potenzial der Belegschaft zu entfalten. Dabei kommt es im Zuge einer wachsenden Technisierung vor allem darauf an, Mitarbeiter in ihrer Entwicklung aktiv zu unterstützen. - 8. Agile Führung
Mit wachsender Komplexität und fortschreitender Digitalisierung muss auch die Führung agiler werden. Aufgabe der HR ist es, ihrer Führungsetage im Dialog mit den Mitarbeitern Hilfestellung zu geben. Ziel sollte sein, Führungskräfte zu Coaches und Vorbildern zu entwickeln, die offen und kritisch Themen reflektieren und ihren Mitarbeitern mehr Eigenverantwortung zugestehen. - 9. Mitarbeitersicht einnehmen
Immer mehr Personaler verfolgen den Employee-Experience-Ansatz. Dieser hilft ihnen, die Sicht des Mitarbeiters einzunehmen, wenn es um die Akzeptanz von HR-Services geht. - 10. Betriebliches Gesundheitsmanagement
Arbeitgeber werden zunehmend mit den Auswirkungen der Entgrenzung von Berufs- und Privatleben konfrontiert. Für die Personalentscheider geht es jetzt verstärkt darum, die schleichende Entgrenzung nicht zum Gesundheitsrisiko werden zu lassen. Das betriebliche Gesundheitsmanagement sollte integraler Bestandteil der Unternehmenskultur sein, um Achtsamkeit und Resilienz systematisch zu stärken.
4 Tipps zur Automatisierung von HR-Prozessen
Die richtigen Personen an einen Tisch bringen: Grundlage für eine erfolgreiche Prozessautomation im Personalwesen ist die richtige Planung. Dazu müssen die richtigen Personen zusammenkommen. Statt einer Top-Down-Initiative aus der Managementebene sollte ein gemeinschaftlicher Ansatz verfolgt werden, bei der Führungskräfte, IT und Personaler an einen Tisch kommen. Der Vorstand liefert die Vision und stellt die Ausrichtung auf die Geschäftsziele sicher, während die IT für das technische Rahmengerüst, Compliance und Governance verantwortlich ist. Die Mitarbeiter aus der Personalabteilung liefern das nötige Fachwissen zu den Prozessen und abteilungsinternen Spezifika. Durch diese Teamaufstellung wird sichergestellt, dass alle wichtigen Faktoren aus den wichtigsten Geschäftsperspektiven beachtet werden.
Prozesse müssen oft erst optimiert werden: Das Onboarding neuer Mitarbeiter eignet sich in vielen Fällen als einer der ersten Prozesse zur Automatisierung. Er folgt festen Regeln und wiederholt sich bei jedem Neuzugang in der Firma. Doch meist kann ein Prozess nicht einfach 1:1 nach dem bisherigen Ablauf für eine Automatisierung übernommen werden. Ein Grund können zum Beispiel Medienbrüche sein, die eine durchgehend digitale Bearbeitung nicht ermöglichen. Müssen zum Beispiel für die Beantragung von IT-Equipment Papierdokumente ausgefüllt werden, müsste ein menschlicher Kollege diese erst scannen, bevor ein Softwareroboter wieder übernehmen kann. Daher müssen im Best Case vor der Automatisierung Optimierungspotenziale identifiziert und digital umgesetzt werden, bevor die Digital Workforce zur Tat schreiten kann. Die Digital Worker können zum Beispiel mit Hilfe von Interaktionen zum Umschiffen der Medienbrüche eingesetzt werden und helfen so nicht nur bei Teilprozessen oder -schritten, sondern auch sofort die Prozesse zur vollen digitalen Bearbeitung zu optimieren.
Hilfstechniken nutzen: Um geeignete Prozesse und verborgene Optimierungspotenziale zu identifizieren, müssen keine komplizierten Ablaufdiagramme gezeichnet werden. Hier bieten sich Hilfstechnologien an, die unterstützen. So kann mittels Process Mining ein Prozess auf Tastenebene, also dem Key-Stroke-Level, erfasst werden. Die Programme entnehmen Informationen aus den Transaktionsdaten und wandeln sie in ein Diagrammformat. Neben dem Ablauf des Prozesses zeigen sie auch dessen Performance - entsprechende Tools decken auf, wie lange die einzelnen Schritte dauern und wo Engpässe, Knotenpunkte oder Stellen mit besonders viel manueller Verarbeitung liegen.
Mehrwert durch die Kombination mit Technologie: Softwareroboter können durch den Einsatz von KI mit kognitiven Fähigkeiten ausgestattet werden. Dadurch eröffnen sich neue Anwendungsmöglichkeiten in der HR, die über das reine "Abarbeiten" von Prozessschritten hinausgeht. So können Softwareroboter über optische Zeichenerkennung, auch OCR genannt, gescannte Personalunterlagen auslesen. Dabei erkennt der Digital Worker nicht nur einfach die Schrift und überträgt diese in digitale Form. Durch die KI-Fähigkeit "versteht" er, was einzelne Begriffe bedeuten. Zum Beispiel erkennt er den Namen eines Mitarbeiters und weiß, wann es sich bei einem Dokument um die Beantragung von Urlaub oder für eine neue Bürobrille handelt. Auf Grundlage dieses Wissens kann er Folgehandlungen auslösen wie etwa die Bearbeitung des Antrages und die automatische Ablage in der richtigen Personalakte. Solche KI- und weitere Fähigkeiten müssen dabei nicht erst aufwändig programmiert werden, sondern stehen als fertige Komponenten häufig bereits zur Verfügung. Sie müssen dann nur noch auf den individuellen Einsatz angepasst werden.
Die Automatisierung im Personalwesen ist eine Aufgabe aus vielen kleinen Schritte. Eine Plattform gewährleistet, dass IT-Verantwortliche jederzeit den Überblick darüber behalten können, welche Digital Worker wo im Einsatz sind. Den größten Profit aber erhält die HR-Abteilung: Sie wird von Routineaufgaben entlastet, kann sich um die Anliegen und Bindung von Mitarbeitern und das Recruiting kümmern und so aktiv dazu beitragen, den Auswirkungen des Fachkräftemangels im eigenen Unternehmen zu begegnen. (pg)
- Roman Schäfer, Blue Reply
„Digitalisierung im Bereich HR ist erfolgsversprechender, wenn die HR-Abteilung ihre Eigenständigkeit behält und technologisch weiter befähigt wird. Aufgrund der Sensibilität der Daten wird HR immer eine Sonderstellung in der Zusammenarbeit mit der IT einnehmen. Um die HR-Digitalisierung nicht durch unpassende IT-Prozesse und Verfahren einzubremsen, muss der Personalbereich der erste Aufschlagpunkt für Self Service-Lösungen und Technologien sein. Die benötigte Autarkie und die Möglichkeiten von Low-Code-Anwendungen gerade für Datenanalyse und Data Science sind füreinander gemacht. Die IT sollte hier mitspielen und ihre Organisation hierauf anpassen, um das stetige Spannungsfeld von IT und HR-Erfordernissen zu neutralisieren.“ - Reza Madjidi, KiwiHR
„Aufgrund der aktuellen Situation greifen viele Unternehmen das Thema HR auf und merken, dass sie in der Vergangenheit viel zu wenig gemacht haben. Je nach Unternehmensgröße haben Abteilungsleiter oder Fachbereichsleiter HR-Themen nebenbei mitgemacht. Jetzt haben sie entdeckt, dass es auch dafür Tools auf dem Markt gibt, mit denen man bestimmte Prozesse automatisieren kann. Und diese automatisierten Prozesse braucht es in der jetzigen Zeit, damit jeder im Klaren darüber ist, was eigentlich geschieht. Diese Transparenz muss man sowohl den Mitarbeitern als auch dem HR-Manager anbieten.“ - Ingolf Teetz, milch & zucker
„Es gab in HR schon immer eine kleine innovative Speerspitze, die Dinge vorangetrieben hat. HR ist also keineswegs der Schnarchverein, als welcher er gerne dargestellt wird. Aber die Personalabteilung hat zum Beispiel stark mit der DSGVO zu kämpfen und solche Dinge schlagen eben ein. Spätestens jetzt werden die Lücken in den Prozessen geschlossen. Ein gutes Beispiel: Mitbestimmung. Vieles musste bisher ausgedruckt werden und das funktioniert nicht mehr. Auch wird nun darüber nachgedacht, welche Arbeitsabläufe vereinfacht werden können.“ - Joachim Skura, Oracle
„Wir haben in einer Studie gemessen, ob der durchschnittliche Stresspegel im letztem Jahr bei den Mitarbeitern gestiegen ist. 16000 Leute rund um den Globus haben uns klipp und klar zwei Dinge gesagt: Sie haben wesentlich mehr Stress, weil sie Kochen, Einkaufen, Familie und den Hund zu Hause mit dem Büro koordinieren müssen. Der zweite Punkt: Sie arbeiten im Homeoffice im Schnitt zehn Stunden die Woche mehr. Das ist eine Facette des „New Normal“, die andere ist, dass, unabhängig von COVID, viele Geschäftsmodelle der Überarbeitung nicht mehr wie früher funktionieren. HR muss daher datengestützte Szenarien für das Management mitentwickeln können und den Balanceakt Individuum/Unternehmen schaukeln. Ohne integrierende Technologie ist das nicht zu leisten.“ - Katja Kolb, Persis
„Die neue Generation HR findet Tools viel schneller und ist auch weltoffener. Dadurch, dass sie hinterfragen, warum manche Dinge in ihren Augen so kompliziert gemacht werden, verändert sich der Horizont im Unternehmen. Es ist nicht so, dass HR diesen Horizont vorher nicht hatte, aber es fehlte einfach die Zeit, um sich damit zu beschäftigen. Jetzt bekommt HR die Aufmerksamkeit, die sie verdient.“ - Florian Walzer, rexx Systems
„Letztes Jahr kam mit dem Druck auch die Nachfrage nach der Digitalisierung, das hat den Mut bei manchen HR-ABteilungen erweitert. Die Umsetzung ging aber weit auseinander. Auf der einen Seite gab es die Unternehmen, die gesagt haben: „Jetzt haben wir Zeit, jetzt pushen wir und treiben die Entscheidungen voran. Wenn nicht jetzt, wann denn dann?“ Auf der anderen Seite herrschte Schockstarre. Den Unternehmen war bewusst, dass sie etwas unternehmen müssen und sie wollten es auch. Dennoch haben sie ihre Entscheidung auf 2021 verschoben. HR hat nun tatsächlich die Chance, der Treiber der Digitalisierung im Unternehmen zu sein.“ - Daniela Porr, Workday
„Die Krux bei der Digitalisierung im Personalbereich ist nicht nur die Technologie, sondern wie sie dabei unterstützt, das soziale Miteinander zu gestalten. Zum Beispiel sind Frauen in der Corona-Krise mit der Vereinbarkeit von Homeschooling und Home Office vielfach immer noch stärker belastet. In wie weit sind solche Entwicklungen für Arbeitgeber sichtbar, so dass sie in New Work und Digitalisierungsstrategien mit einfließen können? Hier stellen sich auch Fragen wie „Was sind neue Verantwortlichkeiten für die Personalarbeit und die Gestaltung der Arbeitskultur?“. Es gibt in der HR noch viele weitere Diversity-Themen und als Technologieanbieter haben wir nicht nur dafür zu sorgen, dass Technologie für alle funktioniert. Wir haben auch eine soziale Verantwortung, der wir gerecht werden müssen.“ - Dr. Jürgen Erbeldinger, ESCRIBA
"Enabling The Frontliners. Moderne NLC-Plattformen ermöglichen es den Fachexpert:innen in der HR-Abteilung, selbst Anwendungen (NLC-Apps) zu bauen und digitale Workflow in kürzester Zeit zum Leben zu erwecken. Gerade die Kombination aus No-Code (Fachseite) und Low-Code (IT-Seite / Software Expert:innen) ist besonders wirksam und hilft Gräben zu überbrücken. NLC gibt der IT-Freiräume und empowered die HR. Mit NLC boosten Sie die Digitalisierung."