PR in eigener Sache

Wie Sie Projekte erfolgreich kommunizieren

19.05.2012
Von Elisabeth Wagner

Die Menschen mitnehmen

Noch eine Herausforderung ist in der Anfangsphase zu meistern: Wenn Veränderungen anstehen, will jeder wissen, was das für ihn bedeutet. Jegliche Ergebnisse, die für die Beteiligten interessant sind, sind mitzuteilen. Bei der Kommunikation von Entscheidungen und Ergebnissen gilt das gleiche Prinzip wie bei den Projektzielen: Die Menschen sind mitzunehmen, die man erreichen möchte.

Neben der Information, wer welche Rolle hat und wofür zuständig, also auch ansprechbar, ist, sollten auch den menschlichen Aspekten ein adäquater Raum eingeräumt werden - zum Beispiel indem Key User erzählen, was sie sich von dem neuen System erwarten, und später, wie sie damit zurechtkommen. Reges Feedback ist eines der besten Frühwarnsysteme, wenn mal etwas falsch läuft, und eine Chance, Vorbehalte aktiv aufzugreifen. Stimmen aus der Praxis - wie kommt die Lösung am Arbeitsplatz an? - eignen sich auch gut, um die Projektkommunikation abzuschließen.

Welche Kommunikationskanäle bieten sich an? In den meisten Fällen steht heute ein Intranet zur Verfügung, in dem sich eine Projektseite einrichten lässt, dazu noch ein Newsletter beziehungsweise eine E-Mail an die jeweiligen Zielgruppen, eine freundliche Hotline und ansprechende Schulungskurse - und schon steht der grobe Rahmen fürs Projekt-Marketing. Wichtig ist, dass der mediale Rahmen folgende Kriterien erfüllt:

  • kontinuierliche Information über die gesamte Projektlaufzeit;

  • schnelle Information für Aktuelles sowie

  • angemessener Aufwand bei der Umsetzung.

Gute Kommunikation und Humor hängen eng zusammen: Hier der Slogan von ProSiebenSat1 zur Einführung von Windows 7.
Gute Kommunikation und Humor hängen eng zusammen: Hier der Slogan von ProSiebenSat1 zur Einführung von Windows 7.
Foto: ProSiebenSat1

Manchmal nicht ganz einfach ist es, die interne Kommunikationsabteilung mit einzuspannen, da diese nur selten Ressourcen zur Projektunterstützung vorhält. Doch wenn es gelingt, passt es oft besonders gut. Ein gelungenes Beispiel: Als bei ProSiebenSat.1 der Schritt von Windows XP auf Windows 7 anstand, entwarf die Inhouse-Kreativabteilung Creative Solutions gemeinsam mit der Unternehmenskommunikation eine witzige Kampagne mit dem Titel "Keine Panik - Windows 7 kommt". Der Slogan prangte auf den Informationsmaterialien und auf der Projekt-Website. Der "Tag der Umstellung" wurde in den Abteilungen kurz vorher mit Plakaten angekündigt, auf denen sich verzweifelte Menschen mit gewissem Retro-Look die Haare rauften. Die Mitarbeiter, die am Arbeitsplatz bei der Umstellung halfen, hatten diese Motive auf Ihren T-Shirts prangen und verteilten "Keine-Panik-Mousepads". "Dieses augenzwinkernde Herangehen kam prima an", erzählt Eva Rössler, die seitens der Konzernkommunikation von ProSiebenSat.1 die Kampagne umsetzte. "Die Bilder machten Spaß und halfen, die ja durchaus vorhandenen Mühen der Umstellung mit Humor zu meistern."

*Elisabeth Wagner ist freie Journalistin in München.