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Eigentlich gehört es zu den schönsten Aufgaben, Rechnungen zu schreiben und an die Kunden zu schicken, wenn man ein eigenes Unternehmen führt. Denn nur mit einer gestellten Rechnung gibt es einige Zeit später auch Geld. Allerdings genügt es dazu nicht, die erbrachte Leistung sowie die Gesamtsumme auf ein Blatt Papier zu schreiben. Eine ordentliche Rechnung muss vielmehr einige sogenannte Pflichtangaben beinhalten. Nur mit diesen Angaben wird sie vom Finanzamt - und damit häufig auch von den eigenen Kunden - akzeptiert. Wer es sich also nicht sofort mit seinen Auftraggebern verscherzen möchte, der sollte darauf achten, die Rechnung korrekt auszustellen und die häufigsten Anfängerfehler nicht zu machen.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Starten wir mit dem wohl häufigsten Fehler: Auf der Rechnung wird etwas vergessen. Insbesondere Neulingen unterläuft dieses Versäumnis häufiger, weil ihnen noch der Überblick fehlt, welche Angaben unbedingt auf die Rechnung gehören. Hier eine Zusammenfassung derjenigen Informationen, die auf keiner Rechnung fehlen dürfen:
• Vollständiger Name und komplette Anschrift des Unternehmens
• Vollständiger Name und komplette Anschrift des Kunden
• Datum der Rechnung
• Rechnungsnummer (fortlaufend nummeriert)
• Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer
• Menge und Bezeichnung der Produkte oder Dienstleistung
• Lieferzeitpunkt oder Leistungszeitraum (-zeitpunkt)
• Summe der Lieferung oder Leistung aufgelistet nach Steuersätzen und/oder Steuerbefreiungen
• Wenn Umsatzsteuer entfällt, Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
• Sofern vereinbart: Hinweis auf Preisminderungen (ebenfalls inklusive Steuersatz und/oder Steuerbefreiung)
• Sofern angewendet: Hinweis auf die Differenzbesteuerung
• Bei Rechnung an Privatpersonen: Nennung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
Übrigens: Diese Angaben gelten für Rechnungen, die den Gesamtbetrag von 250 Euro brutto überschreiten. Für solche, die unter dieser Grenze liegen - sogenannte Kleinbetragrechnungen - gelten andere Regelungen.
- 7 Tipps wie Freiberufler Honorarverträge richtig lesen und ausgestalten
Honorarverträge stellen für viele Freiberufler eine Herausforderung dar. Bei der Gestaltung und Umsetzung sollte deshalb große Sorgfalt an den Tag gelegt werden. Folgende sieben Punkte sollten Freelancer bei der Erstellung eines Honorarvertrages unbedingt beachten. - 1. Vertragsform regeln
Der Honorarvertrag, auch "Vertrag über die freie Mitarbeit" genannt, kann in Form eines Dienst- oder Werkvertrages ausgestellt werden. Im Falle eines Werkvertrags steht das Arbeitsergebnis beziehungsweise der Arbeitserfolg im Fokus. Bei einem Dienstvertrag ist der freie Mitarbeiter dem Auftraggeber jedoch nur die Arbeitsleistung schuldig. Im Allgemeinen regelt der Honorarvertrag die Höhe der Vergütung eines Freiberuflers und die Vereinbarung in Form von Leistung und Gegenleistung. - 2. Scheinselbstständigkeit vermeiden
Das größte Risiko für Auftraggeber und Auftragnehmer ist die Scheinselbstständigkeit. Sollte eine solche vorliegen, kann dies für beide Vertragsparteien erhebliche finanzielle Konsequenzen zur Folge haben. Der Freiberufler sollte in der Regel in keinem abhängigen Arbeitsverhältnis zu dem Vertragspartner stehen. Allgemeingültige arbeitsrechtliche Bestimmungen wie festgelegte Arbeitszeiten oder Urlaubsanspruch dürfen hier keine Anwendung finden. Wichtig ist bei dieser Vertragsform, dass die zu erbringenden Leistungen im Honorarvertrag detailliert beschrieben sind. - 3. Honorarordnungen prüfen
Für bestimmte Berufsgruppen gibt es gewisse Verordnungsgrundlagen. Beispielsweise regelt die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) die Vergütung der Leistungen von Projekten des Bauwesens. Für freie Experten aus den Bereichen Informatik, Maschinen- und Anlagenbau, Verfahrens-, Elektro- und Prozesstechnik gibt es bisher keine verpflichtenden Regelungen. - 4. Arbeitslosengeld sichern
Honorarkräfte, die als freie Mitarbeiter tätig sind, müssen sich für gewöhnlich selbst um Versicherungen kümmern. So sind Freelancer nicht automatisch vor Arbeitslosigkeit geschützt. Insbesondere im Rahmen der Corona-Pandemie ging es finanziell bei vielen Freiberuflern bergab. Mehrere Hunderttausende Selbstständige mussten aus diesem Grund Leistungen der Grundsicherung vom Staat beantragen. Die Voraussetzung für den Anspruch auf gesetzliches Arbeitslosengeld besteht darin, dass der Antragsteller innerhalb der letzten zwei Jahre mindestens zwölf Monate versicherungspflichtig angestellt war. - 5. Einkommenssteuerpflicht beachten
Für den Freelancer gilt die Einkommensteuerpflicht genauso wie für Festangestellte. Bei freiberuflich Tätigen unterscheidet sich die Umsatzsteuer durch die sogenannte Vorsteuer. Diese besteht aus der Mehrwertsteuer, die Freiberuflern beispielsweise bei dem Erwerb von Lieferungen oder Arbeitsmitteln in Rechnung gestellt wird. Diese Beträge können anschließend vom Finanzamt zurückgefordert werden. Der Restbetrag ergibt die tatsächliche Abgabe der Umsatzsteuer. Viele Freiberufler starten zunächst als Kleinunternehmer und können von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Wenn die Einkünfte sich im vorangegangenen Kalenderjahr maximal auf 22.000 belaufen haben und die Einnahmen im laufenden Jahr nicht die Umsatzgrenze von 50.000 Euro überschreiten (Stand 2021), muss keine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden. Sobald Freiberufler diese Grenze überschreiten, verlieren sie den Status als Kleinunternehmer. Wichtig zu wissen ist, dass die Vorteile der Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch genommen werden dürfen, wenn die Vorsteuer bereits zurückerstattet wurde. - 6. Honorarvertrag kündigen
Eine Beendigung des Honorarvertrages erfolgt in den meistens Fällen ordentlich. Hierbei kommt es m ersten Schritt auf die Kündigungsfrist an. Das Arbeitsverhältnis endet bei einem befristeten Vertrag nach der vereinbarten Zeitspanne. Ist keine Frist im Vorhinein festgelegt worden, kann eine Kündigung nach Maßgabe der entsprechenden Bestimmungen erfolgen. In der Regel orientiert sich die Kündigungsfrist an der Vergütung. Das heißt je nachdem, ob die Leistung nach Tagen oder Wochen bemessen wird. Unter bestimmten Umständen kann einer der Vertragsparteien den Honorarvertrag jedoch auch außerordentlich aufheben. - 7. Fachanwalt konsultieren
Hat ein Freiberufler einen Honorarvertrag selbst aufgesetzt oder bekommt ihn von seinem Auftraggeber vorgelegt, empfiehlt es sich, einen Fachanwalt heranzuziehen. Alternativ kann aber auch auf verschiedenen Webseiten ein Vertragsmuster heruntergeladen werden, das von einem Anwalt erstellt und rechtlich gecheckt wurde. Bei Letzterem sollte der Freiberufler den Vertrag gegebenenfalls auf Anpassungen und Ergänzungen je nach Vertragsbestimmungen prüfen.
Was auf der Rechnung stehen kann
Neben diesen Pflichtangaben haben Unternehmer die Wahl, ob sie noch weitere Mitteilungen hinzufügen möchten. Denkbar ist zum Beispiel, dass man sich auf der Rechnung für den Auftrag bedankt oder seine Kunden auf anstehende Aktionen hinweist.
Weitere freiwillige Angaben auf einer Rechnung sind:
• Freundliche und direkte Ansprache des Kunden
• Kurze Auflistung des eigenen Leistungsspektrums
• Bitte darum, an andere Kunden weiterempfohlen zu werden
• Grußformel zum Abschied (unter Umständen mit ein paar Dankesworten)
• Unterschrift
Ein Wort zur Unterschrift: Sofern Sie nicht Steuerberater oder Anwalt sind, müssen Sie ihre Rechnung nicht unterschreiben. Vor allem Solo-Selbstständige setzen trotzdem gerne ihre Unterschrift unter die Rechnung. Der Grund: So bekommt die gesamte doch eher förmliche Rechnung eine persönliche Note.
Ein Muss ist die Unterschrift jedoch nicht. Einige Unternehmer verzichten sogar darauf, aus Furcht, der eigene Namenszug könnte zweckentfremdet werden. Denkbar wäre, dass der Kunde vor die Unterschrift den Zusatz "Betrag dankend erhalten" setzt. So wäre das Dokument keine Rechnung, sondern ein Beleg dafür, dass der darauf genannte Betrag schon gezahlt wurde.
Tipp: Wer sich nicht damit aufhalten will, welche Angaben auf die Rechnung gehören, wie das Layout der Rechnung gestaltet werden kann und welche Anforderungen die Rechnung außerdem erfüllen muss, kann eines der vielen Rechnungsprogramme nutzen, die im Netz verfügbar sind. Damit geht die Rechnungserstellung - gerade für Neulinge auf dem Gebiet - schneller von der Hand.
Der Versand der Rechnung: E-Mail oder nicht?
Die Anforderungen an den Versand von Rechnungen wurden vor einigen Jahren vereinfacht. Für Rechnungen über Umsätze nach dem 1. Juli 2011 gelten nun gelockerte Regelungen. Jetzt ist es möglich, elektronische Rechnungen zu versenden, nämlich zum Beispiel als
• pdf-Datei
• Fax
• Download
Die Lockerungen gelten dann, wenn der Empfänger der Rechnung damit einverstanden ist, dass diese in elektronischer Form übermittelt wird.
Vorsicht: Auch wenn die Regelungen für den Versand von Rechnungen gelockert wurden, betrifft das nicht die weiteren Vorschriften. Unternehmer müssen nach wie vor die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) peinlich genau einhalten. Andernfalls droht Ungemach vom Finanzamt.
So lange muss die Rechnung aufbewahrt werden
Nicht nur die eigenen Kunden, sondern auch man selbst als Rechnungsersteller ist dazu verpflichtet, die Rechnung für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Für Rechnungen, die man selbst ausgestellt hat als auch für jene, die man erhalten hat, gilt dabei eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Bei Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt sind, sollte man Vorsicht walten lassen. Häufig verblasst die Schrift nach einiger Zeit. Um trotzdem noch nach zehn Jahren einen Nachweis über den Rechnungsbetrag zu haben, sollte man solche Rechnungen kopieren und die Kopie zusammen mit der Originalrechnung abheften. Möchte nach einigen Jahren ein Finanzbeamter einen Nachweis über den Vorsteuerabzug sehen, ist auf jeden Fall die Kopie der Rechnung vorhanden, auch wenn die Originalrechnung verblasst ist.