IT-Einkauf Teil 2

Wie Sie den passenden Anbieter finden

15.05.2009
Von Jürgen  Beckers und Gerry Wallner
In der zweiten Folge unserer IT-Einkaufsserie geht es um die Auswahl des Softwarelieferanten und die anschließende Vertragsgestaltung.
Quelle: Fotolia / Lario Tus
Quelle: Fotolia / Lario Tus
Foto: Fotolia, Lario Tus

Die Auswahl des Softwareanbieters muss gut vorbereitet werden. Schließlich soll die erworbene Software nicht nur einfach zu handhaben, flexibel einsetzbar und kosteneffizient sein, sondern auch die Geschäftsprozesse nachhaltig verbessern. Um all diesen Wünschen gerecht zu werden, müssen bei der Softwareeinführung bestimmte betriebswirtschaftliche, technische und juristische Anforderungen erfüllt und im Lastenheft genau spezifiziert sein. Diese Spezifikationen bilden die Basis für die Auswahl des Anbieters, die Vertragsverhandlungen und die Vertragsgestaltung.

Die Ausschreibung

Beim Erstellen der Ausschreibungsunterlagen geht es darum, den potenziellen Anbietern die konkreten Anforderungen und deren Zusammenspiel im Unternehmen zu vermitteln. Erfolgskritisch ist dabei vor allem die Ausgangssituation und Zielsetzung: Welche Zielgruppen sind von der Einführung der Software betroffen? Welchen Sinn und Zweck hat die Einführung - sprich: Welcher Geschäftsprozess soll in welcher Form, mit welchen Zielen unterstützt werden? Wichtige Faktoren sind zudem die Branchenerfahrung und die geografische Nähe des Anbieters zum Anwenderunternehmen sowie eventuelle "moralische" Erwartungen - etwa Umweltaspekte.

Auch die Anforderungen an die Standardsoftware sollten so detailliert wie möglich aufgelistet werden, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Software-Anforderungen

  • Kann die Standardsoftware die Business-Anforderungen abbilden?

  • Ist sie in bestehende Systeme und Anwendungen integrierbar?

  • Flexibilität und Skalierbarkeit sind ebenfalls wichtig.

  • Lassen sich Anpassungen vornehmen - und wenn ja, wie? (Konfiguration, Parametrisierung, Erweiterungen)

  • Wie zukunftsfähig ist die Software?

  • Welche Infrastruktur wird für den Einsatz benötigt?

  • Unterstützt die Software die Sprachen, die benötigt werden?

  • Gibt es Referenzen und Success Stories?

Zu definieren sind auch besondere Anforderungen und Zusatzleistungen - so etwa die Vorgehensweise bei der Einführung, die Klärung von Verantwortlichkeiten hinsichtlich Projekt-Management und -Organisation, Compliance und IT-Security-Anforderungen oder die Wartung alter Release-Stände. Auch Angaben über Schulungsaufwand und Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers sollten die Ausschreibungsunterlagen enthalten.

Serie IT-Einkauf

Dies ist der zweite Teil einer dreiteiligen COMPUTERWOCHE-Serie. Die beiden anderen Teile finden Sie hier:

Teil 1: "Softwareeinkauf ohne Reue";

Teil 2: "Gute Planung rechnet sich".

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