Informationen in E-Mails finden und nutzen

Die langfristige Archivierung löst nur einen Teil des E-Mail-Problems in Unternehmen. Mindestens genauso wichtig ist es, dass sich die in den elektronischen Nachrichten und den dazugehörigen Dateianhängen enthaltenen Informationen nutzen lassen. Hierfür müssen die Produkte leistungsstarke Recherchefunktionen bieten, die jedoch immer nur so gut sein können wie die Indexierung der E-Mails.

Auch sollten Anwender überlegen, ob sie die E-Mail-Verwaltung nicht zum Teil eines unternehmensweites Dokumenten-Managements machen. Dies bringt den wesentlichen Vorteil, das sich E-Mails zu Kunden- oder Projektakten von Mitarbeitern in ihre tägliche Arbeit einbeziehen lassen. Anwender, die eine E-Mail-Archivierung im Sinne eines unternehmensweiten E-Mail-Managements betreiben, können so einen deutlichen Mehrwert für alle Beteiligten schaffen. (as)