Im Zuge der Digitalisierung müssen Unternehmen wandlungsfähiger werden und schneller auf Chancen und Herausforderungen reagieren können. Damit benötigen sie eine andere technische Unterstützung als sie diese mit den monolithischen Anwendungspaketen bekommen haben. Deren Implementierungszeiten von oft einem halben Jahr oder länger machen es kaum möglich, flexibel mit neuen Anforderungen umzugehen. Zudem binden Einführungsprojekte in hohem Maß Ressourcen, die eigentlich für die Gestaltung der Veränderungsprozesse im Rahmen der digitalen Transformation benötigt würden.

Damit müssen sich auch die Softwareunternehmen wandeln, wie das Beispiel des ECM-Anbieters (Enterprise Content Management) d.velop AG aus Gescher zeigt. "Wer in seiner internen Organisation und Marktausrichtung agil sein will, braucht flexibel nutzbare Lösungen, Bereitstellungsmodelle und Betriebsservices", nennt COO Mario Dönnebrink die Herausforderung. "Anbieter von Business-Applikationen müssen deshalb ihre Strategien neu ausrichten und die veränderten Bedürfnisse der Unternehmen abbilden."

Diese Bedürfnisse beschränken sich nicht darauf, den Implementierungsaufwand durch schnell einführbare Lösungen zu reduzieren - das könnte etwa durch die Nutzung von Cloud-Diensten oder modularen Anwendungen geschehen. Zusätzlich gibt es einen steigenden Bedarf an Fachverfahren, die sich einfach beziehen und schnell einsetzen lassen. Gemeint sind Prozesslösungen, die neben der ECM-Funktionalität voreingestellte Workflows, Dokumentation, Archivierung und Kommunikationsfunktionen mitbringen und beispielsweise als Business Apps aus der Cloud einfach buchbar sind.

Auch im Betrieb der Lösungen für das Dokumenten-Management ist mehr Agilität nötig. Tendenziell wollen Unternehmen die Last des Systembetriebs loswerden, weshalb der Bedarf an Managed Services steigt. Dieser Trend ist auch in anderen Marktsegmenten für Business-Applikationen feststellbar. Er resultiert auch daraus, dass es für die Anwenderunternehmen immer schwieriger wird, geeignetes IT-Fachpersonal zu bekommen.

Evolution hin zu Enterprise Content Services

Aus Sicht von Dönnebrink werden hochstandardisierte und einfach buchbare Business-Apps aus der Cloud in den Mittelpunkt rücken. "Eine entscheidende Veränderung dabei ist, dass nicht wie bisher der Fokus auf Software, sondern auf Services liegt", so der d.velop-Vorstand. "Und weil es im Dokumenten-Management immer um Inhalte geht, werden wir zukünftig wohl eher von Enterprise Content Services als von Enterprise Content Management sprechen."

Wie bereitet sich der westfälische ECM-Anbieter nun konkret auf diese Marktentwicklung vor? d.velop hat auf Basis seines bisherigen Angebots ein Lösungsportfolio in drei Kategorien entwickelt. Dazu zählen zunächst "Plattform Services" mit den klassischen ECM-Repositories. Sie sind einzeln einsetzbar und stehen sowohl stationär als auch in den verschiedenen Cloud-Betriebsarten Private, Hybrid und Public Cloud zur Verfügung. Für diese Platform Services bietet das Unternehmen zudem ein Managed-Service-Modell an, das für neue Anwender wie für Bestandskunden bereitsteht und auch für On-premise-Installationen gilt.

Die zweite Kategorie stellen die "Process Solution Services" dar. Dabei handelt es sich um SaaS-Lösungen, die branchen- und fachspezifische Prozesse unterstützen. Diese Services bieten neben der Softwarefunktionalität auch Workflows, Kommunikationsfunktionen, Dokumentation und Archivierung. Damit sind sie laut Dönnebrink schnell einsetzbar. Zu solchen SaaS-Angeboten gehört beispielsweise "d.velop documents for Salesforce" mit integriertem Datenarchiv.

Dönnebrink glaubt, dass diese Process Services in den nächsten Jahren das Dokumentenmanagement prägen werden: "Sie sind bedarfsorientiert, bieten ein transparentes Kostenmodell und lassen sich so einfach wie Apps nutzen." Der Vorstand kann sich vorstellen, dass Firmen künftig statt einer ECM-Plattform eher eine Vielzahl spezifischer, kleinteiliger Services nutzen werden. Umfragen hätten gezeigt, dass schon heute die Unternehmen mehrheitlich Cloud-Lösungen für immer mehr Business-Anforderungen einsetzen möchten.

Der dritte Baustein im Lösungsportfolio sind die "Micro Content Services". Sie erfüllen kleinere dokumentenbezogene Aufgaben, funktionieren aber entkoppelt und Repository-unabhängig. Dazu zählen etwa Softwaremodule zum Scannen von Papierdokumenten, OCR-Dienste zur Texterkennung oder Rendition Services.