Lösungen für Business Intelligence (BI) basieren heute in der Regel auf einem Data Warehouse. Dieses führt Daten aus den operativen Quellen an zentraler Stelle zusammen und ermöglicht mit entsprechenden Werkzeugen Auswertungen vom Reporting bis hin zu komplexen Data-Mining-Verfahren. Doch oft zeigt sich in der Praxis, dass ein Data Warehouse nicht der erhoffte "Single Point of Truth" für Geschäftsanalysen und Planung ist, sondern in vielen Meetings wie bisher über die Korrektheit und Aussagekraft der vorliegenden Daten gestritten wird (siehe auch den Beitrag "Die Datenverwaltung und Auswahl der richtigen Datenbank geraten zur Wissenschaft"). Die Ursache hierfür ist simpel, wird aber oft übersehen: Neben der technischen Architektur des Data Warehouse, die sich typischerweise aus einer Staging Area, einem Core Warehouse und einem analytischen Layer mit aufsetzender Data-Mart-Schicht zusammensetzt, existiert mit den so genannten Spreadmarts eine weitere Ebene.
Bei diesen handelt es sich meist um Spreadsheets oder Desktop-Datenbanken für Analysen und Reporting, die Mitarbeiter aus dem Fachbereich auf eigene Faust entwickelt haben und betreiben. Solche Anwendungen enthalten Daten, die aus einem BI-System extrahiert, transformiert, neu verknüpft und formatiert wurden sowie eigene oder abgeleitete Metriken verwenden. Spreadmarts sind mit bekannten Anwendungen aus den gängigen Office-Paketen erstellt worden, allen voran Microsoft-Excel-Arbeitsmappen. Nach einer aktuellen Studie des TDWI (The Data Warehouse Institute) finden sich derartige Spreadmarts in über 90 Prozent aller Unternehmen. Insbesondere in den Abteilungen Finance, Marketing, Operations und Sales wird mit unzähligen Spreadmarts gearbeitet, so dass neben der eigentlichen BI-Lösung eine Vielzahl unkontrollierter Schatten-Lösungen existiert.
Was Fachabteilungen an Excel lieben?
Für Fachabteilungen liegen die Vorteile von Spreadmarts wie Microsoft-Excel-Arbeitsmappen auf der Hand: Sie sind mit diesen Werkzeugen vertraut und profitieren von den zahlreichen Gestaltungsmöglichkeiten, Formeln und Funktionen. Auch lassen sich Daten meist einfach zusammenführen, die im vorhandenen BI-System bisher nicht verfügbar sind. Statt auf eine möglicherweise langwierige Umsetzung entsprechender Anforderungen durch die IT warten zu müssen, können sich Fachanwender ihre eigenen Auswertungen zusammenstellen. Die lokale Autonomie und Kontrolle über die Daten und das Reporting liegt so bei ihnen (siehe auch "Web-Alternativen zu Word, Excel und Powerpoint").
Gleichzeitig wird es möglich, Ursprungswerte über manuelle Eingaben oder durch diverse Nebenrechnungen an einen erwünschten oder geplanten Wert anzunähern. Und schließlich sprechen die geringen Kosten für Spreadmarts, da Tabellenkalkulationen zum Standard auf jedem Desktop-Rechner im Unternehmen gehören. Diese Argumentation hat dazu geführt, dass es heute unzählige Berechnungen und Analyse-Tools in den Fachabteilungen gibt, in denen zum Teil ein erhebliches Maß an Logik hinter komplexen Formeln, Makros oder versteckten Spreadsheets steckt. Viele Mitarbeiter sehen in Spreadmarts selbstverständliche Werkzeuge zur Weiterverarbeitung von Daten aus dem BI-System, um Ad-hoc-Analysen vorzunehmen.