Coronavirus-Folgen

Wie RPA zurück in die Erfolgsspur führt

22.04.2020
Von 


Milad Safar ist Managing Partner der Weissenberg Group, die er 2013 zusammen mit Marcel Graichen gegründet hat.
Im Zuge der Corona-Krise müssen viele Unternehmen mit schrumpfenden Einnahmen und einer reduzierten Belegschaft rechnen. Robotic Process Automation kann in kurzer Zeit helfen, die Auswirkungen abzumildern.

Der Ausbruch von COVID-19 hat vielen Unternehmen schmerzhaft vor Augen geführt, dass Krisen-Management bei ihnen bislang nicht die höchste Priorität hatte. Nun müssen Unternehmen jeder Größe ihre Organisation schnell - und mitunter auf eine radikale Weise - an die Auswirkungen der Pandemie anpassen. Bei diesem Anpassungsprozess kann die Automatisierung mittels Robotic Process Automation (RPA) einen entscheidenden Beitrag leisten, um den veränderten Anforderungen an das gesamte Unternehmen - von der Infrastruktur bis zur Kundenerfahrung - gerecht zu werden. Denn: Je automatisierter ein Betrieb ist, desto größer ist die Chance, dass er schnell wieder zur Normalität und in die Erfolgsspur zurückkehrt.

Manager im Krisenmodus: Mit dem Einsatz von Robotic Process Automation können Unternehmen den Auswirkungen der Coronavirus-Pandemie entgegentreten.
Manager im Krisenmodus: Mit dem Einsatz von Robotic Process Automation können Unternehmen den Auswirkungen der Coronavirus-Pandemie entgegentreten.
Foto: sirtravelalot - shutterstock.com

Prozessautomatisierung gegen mangelnde Flexibilität

Der erste Schritt ist dabei zu erkennen, was geschäftskritisch ist - und was nicht. Vielen Unternehmen fällt diese Identifizierung in normalen Zeiten schwer, da sie nur zu schnell dazu neigen, jeden Prozess als geschäftskritisch anzusehen. Aber in diesen Zeiten ist es (überlebens-)wichtig zu entscheiden, welche Arbeit erledigt werden muss, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten.

COVID-19 zwingt Unternehmen jetzt dazu, alle Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und Prioritäten zu setzen - auch im Hinblick auf die Automatisierung von Prozessen. Verschiedene Tools helfen dabei, die richtigen Prozesse zu evaluieren. Wie sich Angebot und Nachfrage in den nächsten Monaten weiterentwickeln werden, ist schwer vorherzusagen. Deshalb sind alle Unternehmen gut beraten, jetzt die für sie wichtigen Prozesse zu automatisieren und nicht länger zu warten. Automatisierungslösungen lassen sich schnell implementieren, um den Druck und die Belastung von den noch aktiven Mitarbeitern zu nehmen. Zudem lassen sich Software-Roboter schnell skalieren, wenn die Nachfrage sprunghaft ansteigt.

Beispielsweise lässt sich ein Bot bei Prozessen, die den Cashflow direkt beeinflussen, dahingehend konfigurieren, dass er Rechnungen nach offenen Posten durchkämmt und den Schuldner in regelmäßigen Abständen per E-Mail anmahnt, bis die Rechnung beglichen wurde. Der Bot prüft dabei eventuelle Antworten des Schuldners, beziehungsweise die Konten auf Zahlungseingänge, aktualisiert die entsprechenden Einträge und Systeme und gibt alle relevanten Informationen an den zuständigen Mitarbeiter zur Weiterverfolgung - wenn notwendig - weiter.

Durch den Einsatz von Machine Learning (ML) und natürlicher Sprachverarbeitung (Natural Language Processing - NLP) wird der Bot zudem in die Lage versetzt, mit Kunden über Rabatte für eine vorzeitige Rechnungsbegleichung zu verhandeln, damit der zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs notwendige Cashflow gewährleistet ist. Das sind geschäftskritische Prozesse, die durch Automatisierung leicht verbessert werden können.

Kompensation mit Robotic Process Automation

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Kundenkommunikation versetzt Unternehmen außerdem in die Lage, die Anzahl der persönlichen Kundengespräche zu reduzieren und trotzdem das generelle Volumen der Kundenanfragen zufriedenstellend zu bearbeiten. Dies ist besonders in Krisenzeiten wichtig, in denen nicht ausreichend viele Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um die vielen Anfragen zu beantworten. Intelligente Prozessautomatisierung eröffnet Unternehmen so die Möglichkeit, krisenbedingten Mitarbeiterausfall zu kompensieren.

Eine weitere Maßnahme ist die Möglichkeit, den bislang manuellen Produkt-Fulfillment-Prozess mit RPA zu automatisieren. Auf diese Weise können in Krisenzeiten Kundenaufträge auch ohne die Anwesenheit von Mitarbeitern abgearbeitet und ausgeliefert werden. Die inkrementell vorhandene Fähigkeit ermöglicht es Unternehmen generell, Prozesse über dynamische Formulare anzustoßen. Dafür besonders geeignete Abläufe während der Corona-Krise sind etwa die Beantragung und Prüfung eines Kredits oder der Antrag auf Kurzarbeitergeld als Folge der COVID-19-Pandemie.

RPA nimmt den Druck aus den Unternehmen

Der Schlüssel der Automatisierung liegt hierbei nicht ausschließlich in der Reduzierung von Kosten, sondern auch in der Verringerung der Arbeit für eine mitunter reduzierte Belegschaft, ohne dass die Kapazitäten des Unternehmens darunter leiden. Dabei sollte man nie vergessen, dass die Automatisierung eines Prozesses mitunter auch weiterreichende Auswirkungen auf andere Unternehmensprozesse haben kann.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen gerade erst mit der Automatisierung beginnt oder bereits in großem Maßstab damit arbeitet: Die wirtschaftlichen Auswirkungen von COVID-19 werden von langer Dauer sein. Unternehmen, die jetzt eine intelligente Automatisierung einführen, werden kurzfristig den Druck auf ihr Unternehmen verringern, die Risiken, an der Krise zu scheitern, reduzieren und gleichzeitig zusätzliche Kapazitäten schaffen. Letztendlich sorgen sie so dafür, dass sie besser mit der derzeitigen Krise umgehen können, aber gleichzeitig auch auf die Zeit nach COVID-19 und für die Zukunft vorbereitet sind. (mb)