Die Omnicom Media Group agiert als Media-, Kommunikations- und Marketing-Dienstleister in über 100 Ländern mit mehr als 18.000 Mitarbeitern. Kein Wunder, dass in diesem Umfeld Kommunikation und Zusammenarbeit groß geschrieben werden. Was aber, wenn in diesen Arbeitsbereichen in den eigenen Reihen des EMEA-IT-Teams noch Luft nach oben ist? "Das Team deckt sehr unterschiedliche Bereiche ab, was zu einer starken Fokussierung der Mitarbeiter auf ihre Fachbereiche, aber auch zu einer gewissen Isolation beziehungsweise zu Silos führte", beschreibt Roman Kornauka den alten Zustand.

Kornauka führt als CIO 24 Mitarbeiter in drei Ländern und hob zusammen mit seinen Kollegen die interne Kommunikation und die Collaboration-Möglichkeiten mit Kunden auf einen neuen Level. Im Rahmen einer weltweiten IT-Standardisierungsinitiative kam ein Mix aus Objectives & Key Results (OKR), einem Servicekatalog und einem Projekt-Framework zum Einsatz. Im Ergebnis konnten nicht nur die interne Zusammenarbeit verbessert, sondern auch Silostrukturen aufgebrochen werden. Das Team konnte zudem sein Produktivitätsniveau erhöhen.

Dieser Erfolg ist für CIO Kornauka auch eine Frage des richtigen Vorgehens: "Es ist wichtig, die Euphorie des Teams, an einer gemeinsamen großen Sache zu arbeiten, zu kanalisieren und das Ziel in zeitlich begrenzte 'kleinere' Abschnitte zu unterteilen."

Optimierte E-Mail-Archivierungslösung

So ging das Team das Thema Kommunikation von zwei Seiten an. Zum einen entwickelte es mit einem Partner eine optimierte E-Mail-Archivierungslösung. Um zudem den E-Mail-Verkehr wie vom Management gewünscht deutlich zu reduzieren, wurde für die Kommunikation auf Management-Ebene Microsoft Teams als Hauptplattform die Alternative zur Mail.

Ein weiterer Schauplatz ist die Cloud-first-Initiative: Die IT prüft, ob lokale IT-Services in die Cloud migriert werden können, um die Zusammenarbeit in Kundenprojekten zu verbessern. Parallel dazu soll ein zentraler Data Lake für interne Daten in der Cloud geschaffen werden. Auch daran ist das EMEA-Team beteiligt. Um die Akzeptanz der Mitarbeiter für neue Arbeitsmethoden zu erhöhen, begleitet die IT-Abteilung diese mit Kommunikationskampagnen.