Pflichtenheft: mit Beteiligung der jeweils Verantwortlichen
Nachdem die Anforderungen formuliert waren, gestaltete Computacenter die Organisation und Prozesse des Lizenz-Managements. Der IT-Dienstleister stellte einen generischen SAM-Prozess vor, auf dessen Basis die neuen Workflows erarbeitet wurden.
Parallel dazu definierte das Unternehmen einen Anforderungskatalog und eine Evaluierungsmatrix zur Beurteilung verschiedener Tools. Dazu erarbeiteten die Verantwortlichen ein Pflichtenheft, das sich in die relevanten Aspekte wie Architektur/Schnittstellen, Berechtigungskonzept, Vertrags- und Berichtswesen, Beschaffung und Verwaltung sowie Support und Dokumentation gliederte.
Der FKB lag am Herzen, dass dieser Prozess von den jeweiligen Systemverantwortlichen mitgestaltet wurde. So beispielsweise die Exchange-Schnittstelle vom Systemadministrator, das Berechtigungskonzept vom Betriebsrat und die Beschaffung vom Zentralen Einkauf.
- Die schlimmsten Lizenz-Bedingungen
Den IT-Anwendern stinkt so manche Lizenz-Bedingung. Von Vertragsänderungen bis zur Katze im Sack. Diese fünf Lizenz-Bedingungen stoßen den Kunden besonders auf. - Lizenz-Bedingungen 1: Spielregeln
Wenn der Anbieter nach Gutdünken seine Spielregeln ändern kann, halten 89 Prozent für unfair. So sind viele Firmen klammheimlich dazu übergangen, Gebühren nicht nach Prozessoren, sondern nach Kernen zu berechnen - ohne dies im Vertrag festzuhalten. Forrester kann die Unzufriedenheit gut nachvollziehen. "Welchen Sinn hat ein Vertrag, wenn eine der Parteien zentrale Bedingungen jederzeit ändern kann." - Lizenz-Bedingungen 2: Upgrades
Über Upgrades, die als komplett neues Produkt verkauft werden, regeln sich ebenfalls 89 Prozent auf - wenn man also zusätzlich löhnen muss, um in den kompletten Genuss eines Upgrades zu kommen. Doch dieses Ärgernis sollte bald der Vergangenheit angehören, meint Forrester. Der Trend zu Cloud und SaaS zwinge Anbieter dazu, ihre Produkte ständig zu verbessern - ohne extra dafür zu kassieren. Ansonsten rennen ihnen die Kunden weg. - Lizenz-Bedingungen 3: Support
Dass der Support teurer wird, wenn man sich von überflüssigen Lizenzen trennt, sehen 91 Prozent als unfair an. Bisher leiste sich dies nur Oracle, sagt Forrester - und sieht es ebenso wenig ein. "Wir sehen keine Rechtfertigung dafür, Kunden Support für Software in Rechnung zu stellen, die sie gar nicht nutzen." So manche Firma habe Oracle-Programme in den Regalen, weil sie dem Katalog oft nur schwer entnehmen könnten, welche Lösung für ihre Anforderungen die richtigen sind. - Lizenz-Bedingungen 4: Preisgestaltung
Für alle Prozessoren eines Servers zu zahlen, der partitioniert ist, stinkt 86 Prozent. Zwar sei es schon gerecht, sagt Forrester, man den Prozessor als für die Preisgestaltung heranzieht - weil er als sinnvoller Richtwert für den Wert dienen kann, den der Kunde aus der vom Prozessor ermöglichten Leistung ziehen kann. - Lizenz-Bedingungen 5: Pakete
Von Anbietern, die auf den Kauf aller Lizenzen vor der Implementierung bestehen, fühlen sich 90 Prozent über den Tisch gezogen. So haben manche Forrester sich auf Drei-Jahres-Verträge eingelassen, und stehen nun vor Regalen voller Millionen von ungenutzten Dollar, weil sie einfach nicht so viel User haben wie gedacht.
Kosteneinsparungen: SAM sollte sich auszahlen
"Die Workshops haben uns vor Augen geführt, dass der Ist-Zustand unserer Lizenzverwaltung von unseren eigentlichen Zielvorstellungen sowie von den rechtlichen Anforderungen deutlich abwich", erläutert Roswitha Dunkel, Manager ICT Services der Flughafen Köln/Bonn GmbH. Der Einsatz eines Software-Asset-Management-Tools habe zu einer Verbesserung der Prozesse und Rollen für das Lizenz-Management geführt.
Unter dem Strich werde die vorhandene Software nun effektiver eingesetzt, so die Service-Managerin weiter. Dank der neuen Transparenz über vorhandene Software und Lizenzen sowie mit Hilfe einer durchgehenden Dokumentation hätten sich deutliche Kosteneinsparungen erzielen lassen. Schon in den ersten Monaten lagen sie im fünfstellligen Euro-Bereich - vor allem bedingt durch Umstellungen von Lizenzverträgen. In den ersten drei Jahren wird die Flughafen Köln/Bonn GmbH damit Kosten im sechsstelligen Bereich einsparen. Zudem können alle gesetzlichen Anforderungen ohne großen Aufwand gewährleistet werden. (qua)
Was bringt SAM?
-
Der Kostenfaktor Softwarelizenzen liegt bei etwa 30 Prozent der gesamten IT-Kosten. Damit stgellen Softwareprogramme und Lizenzen Vermögenswerte dar, die effizient einzusetzen sind.
-
Ein effektives System für das Softwarelizenz-Management hilft, Unterlizenzierung zu vermeiden, illegal oder unerwünscht installierte Software zu identifizieren und die Anforderungen der Revision zu erfüllen.
-
Zudem lassen sich auf diese Weise auch Überlizenzierungen und nicht genutzte Lizenzen erkennen, also Kosten sparen.
-
Kostengünstigere Lizenzverträge können erst ausgehandelt werden, wenn die Anzahl der wirklich erforderlichen Lizenzen bekannt ist.
-
Die vorhandenen Softwareressourcen lassen sich außerdem optimieren und gegebenenfalls umschichten. geschichtet werden.
-
Die hierdurch gewonnene Transparenz und Dokumentation ist auch im Hinblick darauf wichtig, dass Softwarehersteller immer häufiger von ihrem Audit-Recht Gebrauch machen und ihre Lizenzen beim Kunden überprüfen.
-
Auch gesetzliche Anforderungen lassen so leichter überprüfen.
-
Das Software-Asset-Management (SAM) ist ein ganzheitlicher Prozess, der Auswahl, Beschaffung und Verwaltung von Software im Unternehmen einschließt.
-
SAM enthält alle Prozesse und Infrastrukturen, um die im Unternehmen vorhandenen Software-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten und zu kontrollieren.
-
Damit sichert es die getätigten Investitionen und gewährleistet den Nachweis über die Einhaltung aller rechtlichen Aspekte.