Ein zunehmendes Passagier- und Frachtvolumen in immer kürzerer Zeit abwickeln und ständig steigende Anforderungen an Datenschutz- und Datensicherheit erfüllen. Vor dieser Herausforderung steht das IT-Management des Flughafens Köln/Bonn. Hinzu kommen stetig neue Behördenauflagen und EU-Richtlinien. All das wirkt sich auf die IT-Infrastruktur aus.
Diese Anforderungen führteb dazu, dass im Laufe der Jahre etwa 1.100 Clients sowohl in zentralen als auch dezentralen Strukturen und Einheiten angesammelt hatten, die verwaltet werden mussten. Daneben gab es Unix- und Windows-Server sowie eine große Anzahl mobiler Endgeräte. Insgesamt waren etwa 1.000 Anwendungen von 420 Herstellern im Einsatz.
Projektsteckbrief
Name des Projekts: SAM (Software Asset Management);
Art des Projekts: Gestaltung eines ganzheitlichen Lizenz-Management-Systems;
Branche: Dienstleister (Flughafenbetreiber);
Ausgangslage: Über die Jahre hat die Effizienz des Lizenz-Managements aufgrund der Vielzahl von Servern, Clients und Softwareanwendungen deutlich nachgelassen.
Ziele: Verbesserte Transparenz, effizientere und zentralisierte Verwaltung im IT-Bereich sowie Nutzung der eingesetzten Software und deren Lizenzen
Zeitraum: Juli 2010 bis September 2011;
Projektteam: Systemverantwortliche Mitarbeiter, Projektmitarbeiter, Abteilungsleiter des Zentralen Einkaufs und Vertreter des Betriebsrats;
Externe Dienstleister: Drei Mitarbeiter von Computacenter, jeweils einer in jeder in sich abgeschlossenen Projektphase;
Gesamtaufwand: Fünf Mitarbeiter der Flughafengesellschaft waren insgesamt 185 Personen-Tage lang mit dem Projekt beschäftigt.
Ansprechparterin: Roswitha Dunkel, Manager ICT Services bei der Flughafen Köln/Bonn GmbH.
Die vorhandenen Lizenz-Managementprozesse-, -rollen und -systeme konnten diese Menge an unterschiedlichen Produkten nicht mehr verwalten. Die gesamte Lizenzsituation war intransparent geworden und ließ sich nicht mehr nachvollziehbar dokumentieren. Damit war auch der Einsatz der vorhandenen Softwarelizenzen ineffizient geworden. Der Flughafenbetreiber entschied sich dafür, eine professionelle Software-Asset-Management-Lösung (SAM) einzuführen, um wieder Transparenz über gekaufte und tatsächlich genutzte Lizenzen zu erhalten. Letztlich wollte er wieder effizienter und kostensparender mit den vorhandenen Softwareressourcen umgehen können.
Mit der Implementierung der SAM-Lösung beauftragte der Flughafen den IT-Dienstleister Computacenter, der das 14 Monate währende Vorhaben begleitete. Auf fünf Punkte legten die Projektverantwortlichen besonderes Augenmerk.
- Softwarelizenzen richtig verwalten
Lizenz-Management wird bei Cloud-Umgebungen oft vernachlässigt. Die Verwaltung von Lizenzen in Hybridlandschaften ist kompliziert. - Tipp 1:
Das Lizenz-Management sollte sämtliche Strukturen von On-Premise- und On-Demand-Software erfassen können. - Tipp 2:
Es sollte weitgehend automatisiert funktionieren. Das gilt für Server- wie für Client-Strukturen. - Tipp 3:
Die Lizenzdatenbank sollte die Modelle der gängigen Hersteller komplett erfassen und sich einfach aktualisieren lassen. - Tipp 4:
Das Lizenz-Management sollte viele Schnittstellen zu Drittsystemen bieten. - Tipp 5:
Der Katalog der vom Anwenderunternehmen verwendeten Software sollte sich weitgehend automatisch und selbstlernend aktualisieren lassen. - Tipp 6:
Die Lizenz-Management-Lösung sollte Lizenz-Pooling unterstützen: Damit erkennen Anwender, welche Lizenzen gerade genutzt beziehungsweise frei sind. - Tipp 7:
Mandantenfähigkeit, Mehrsprachigkeit: Um den Überblick zu behalten, sollte das Lizenz-Management in der Lage sein, komplexe und verteilte Firmenstrukturen zu erfassen.
Hausaufgaben: Erst Analyse und Organisation, dann der Scope
Zunächst wurde die Ausgangssituation im Rahmen von verschiedenen Workshops analysiert, an denen alle systemverantwortlichen Manager, Projektmitarbeiter, Abteilungsleiter des Zentralen Einkaufs sowie der Betriebsrat teilnahmen. Beim Kick-off erörterten die Beteiligten zunächst die allgemeine Projektorganisation; sie verteilten die Aufgaben und Rollen der Einzelnen und legten den Projektplan fest. Erst im zweiten Schritt wurden die Scope- und Out-of-Scope-Bestandteile des Vorhabens konkretisiert sowie die Arbeitsergebnisse definiert.
Software-Compliance: Verantwortung beim Kunden
Im Vorfeld führte die Flughafengesellschaft ein Auftrags-/ Order-Management ein. Deshalb erfolgte die Softwarebeschaffung über einen elektronischen Warenkorb und eine zentralisierte Softwareverteilung. Auf diese Weise war es möglich, die vorrangigen Schnittstellen zu Einkauf und der Finanzbuchhaltung bestehen zu lassen, deren Anforderungen eher kaufmännischer Natur waren. Besonderen Wert legte die IT der FKB darauf, die juristische Verantwortung bezüglich der Software-Compliance zentral wahrzunehmen. Die damit zusammenhängenden organisatorischen und verwaltungstechnischen Aufgaben sollten in die eigene Zuständigkeit überführt werden.