Neben der Prozessautomatisierung gibt es weitere Möglichkeiten, die Datenqualität merklich zu erhöhen. So etwa über die Statussteuerung der Prozesse. Dabei werden signifikante Pflegezustände über einen Status (zum Beispiel Materialstatus) abgebildet und damit der Pflegefortschritt oder Verzögerungen jederzeit erkennbar. Zusätzlich empfehlen sich auch die konsequente Nutzung von Mussfeldern und die Vermeidung von Freitextfeldern oder Feldern, denen vom Anwender kein eindeutiger Wert mit Hilfe von Wertelisten zugewiesen werden kann. Eine weitere Möglichkeit ist die automatisierte Ermittlung einzelner Felder, wobei diese über definierte Regelwerte aus anderen Feldeingaben abgeleitet werden können.
Ein zentraler Aufpasser ist nötig
Als Teil des Prozesskonzeptes müssen Anwender auch die organisatorischen Zuständigkeiten klären. Gerade in größeren Unternehmen hat sich hier das Konzept aus zentraler Stammdatenkoordination und dezentraler Stammdatenpflege und -verantwortung bewährt. Die zentrale Stammdatenkoordinationsstelle ist hierbei verantwortlich für die Prozesse und Qualität, nicht aber für die Pflege und die Dateninhalte. Diese Pflicht liegt eindeutig bei den dezentralen Einheiten in der Organisation - nach dem Prinzip "Datenpflege am Ort der Datenentstehung". Gerade was die Datenqualität und die Prozessdurchlaufzeit anbelangt, hat dieses Szenario klare Vorteile gegenüber rein zentralen oder dezentralen Ansätzen, bindet aber andererseits relativ viel Personal.
In enger Abstimmung mit dem Prozesskonzept und der Definition der zukünftigen Organisation entsteht das Datenkonzept. Grundlage dafür sind die Anforderungen aus den Prozessen: Nur Daten, die in ihnen genutzt werden oder steuernden Einfluss auf sie haben, werden berücksichtigt. Das Datenkonzept soll die im Unternehmen verwendeten und für das Projekt relevanten Datenobjekte erheben und eingrenzen sowie die Datenstrukturen, integrativen Beziehungen, künftigen Datenstandards und -konventionen festlegen. Mit anderen Worten geht es um die Frage: Welche Datenfelder sollen in Zukunft mit welchen Inhalten gefüllt werden? Gerade in Mehrsystemlandschaften ist es notwendig, übergreifende Verteilszenarien über Systemgrenzen hinweg zu betrachten und die führenden Systeme und Datenflüsse eindeutig zu bestimmen. Das Datenkonzept bildet somit neben dem Prozesskonzept die Basis für eine erfolgreiche Konsolidierung und Harmonisierung von Stammdaten. Alle Informationen werden idealerweise nur einmal in den Systemen gehalten und für andere Nutzer bereitgestellt.