Um die Datenqualität im Unternehmen zu steigern, ist eine konsistente Datenbasis aller beteiligten Systeme notwendig. Dazu muss zunächst geklärt werden, welche Systeme welche Daten benötigen und wie die Prozesse zur Datenpflege im Einzelnen ablaufen. Der Anwender erfasst hierbei die bisher praktizierten Methoden bei der Stammdatenpflege und die dazugehörigen auslösenden und abhängigen operativen Prozesse. Inhaltlich gibt es idealtypisch drei Teilprozesse, nämlich die Einpflege neuer Daten (zum Beispiel bei einer Produkteinführung), die Änderungen beispielsweise an aktuell eingesetzen Produkten und die Archivierung und Löschung (etwa bei Produktauslauf).
Die so identifizierten Prozesse werden anschließend analysiert und optimiert, um Schwachstellen und Störfaktoren zu beseitigen. Bei der Schwachstellenanalyse der Prozesse sind wiederum verschiedene Aspekte zu berücksichtigen: So sind der Prozessablauf als solcher, die inhaltlichen Aspekte sowie der Informationsfluss und die Verantwortlichkeiten von Bedeutung. Typische Fragen, die dabei zu klären sind, drehen sich beispielsweise darum, ob ein Prozess Stammdaten zeitgerecht bereitstellen kann oder ob sich unvollständige oder veraltete Daten im Prozessverlauf rechtzeitig erkennen lassen. Ebenso wird hier untersucht, ob insbesondere in heterogenen Systemlandschaften eine Durchgängigkeit der Prozesse gewährleistet ist oder ob durch Systembrüche eine Störung im Prozess existiert.
Nachdem der Ist-Prozess mit seinen Schwachstellen und Störfaktoren bekannt ist, geht es im nächsten Schritt darum, die künftigen Pflegeprozesse zu definieren. Mit ihnen sollen sich noch vorhandene Mängel weitestgehend beseitigen lassen. Hierzu muss ein Prozesskonzept entwickelt werden, das die Soll-Vorgehensweise bei der Pflege von Stammdaten beschreibt und die zukünftigen Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten für die Informationsbereitstellung und Pflege detailliert festlegt. Gerade in größeren Organisationen empfiehlt es sich, den Pflegeprozess durch Workflow-Funktionen weitestgehend automatisiert ablaufen zu lassen und über diesen die Datenpfleger bei ihrer Arbeit zu steuern. Dies stellt sicher, dass sie die Daten immer in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt in die Systeme eingeben; außerdem ist jederzeit der aktuelle Prozessstatus ersichtlich.