Probleme und Lösungen

Wie IT-Verträge besser werden

09.11.2011
Von Donald Polzin und Helmut Walter

Problemfall Hardwarevertrag

Hardwareverträge werden vom Anwender in der Regel pro System und nicht als Rahmenverträge abgeschlossen. Das erschwert taktische Vorgehensweisen und verhindert Synergieeffekte. Die Wartung wird meistens pro System als Wartungspaket des Herstellers wie ein erweitertes Garantiepaket hinzugekauft. Dabei werden die am Markt aktiven, freien Wartungsanbieter und deren kundenspezifische Serviceangebote häufig außer Betracht gelassen.

Ein weiterer Aspekt ist die Finanzierung einer Systembeschaffung. Nicht für alle Unternehmen ist der Kauf einschließlich Abschreibung die beste Lösung. Der Markt bietet heute sämtliche Varianten bis hin zum operativen Leasing, bei dem Wartungs- und Betriebsdienstleistungen zusammen mit dem System über eine monatliche Gebühr abgerechnet werden. Dies schont die Liquidität eines Unternehmens.

Die Problemlösung:

Sobald die Beschaffungsvolumina eine kritische Größe überschreiten, ist für den Kauf von Hardwareprodukten ein Rahmenvertrag auszuhandeln. Nicht der Vertriebspartner, sondern der Hersteller räumt hierfür in aller Regel beträchtliche Sonderkonditionen ein. Auslaufende Wartungsverträge sollten deshalb rechtzeitig gekündigt werden, damit ein Wechsel zu einem freien Wartungsanbieter möglich ist.

Selbst wenn die Originalwartung des Herstellers aus bestimmten Gründen notwendig ist, sollten die Laufzeiten der Wartungsverträge harmonisiert werden, zum Beispiel auf gleichzeitigen Ablauf zum Ende eines Geschäftsjahresquartals des Herstellers. Dadurch wird die Verhandlungsposition des Kunden deutlich gestärkt und die Option auf neue und bessere Konditionen erhöht.