Projekt-Management ist ein Mauerblümchen
Wie Cando-Geschäftsführer Thomas Schlereth erläutert, stellt die Software nicht das "Wie", sondern das "Wozu" in den Vordergrund. Aus seiner Sicht steht an erster Stelle das "zielorientierte" Arbeiten - unterstützt durch ein vernünftiges Risiko-Management. Beispielsweise ließen sich Puffer in den Projektplan einbauen. Sie würden jedoch nicht in das jeweilige Arbeitspaket eingebaut, sondern separat abgebildet, damit der Projektleiter nicht den Überblick verliere.
Laut Schlereth führt das Projekt-Management in den meisten Unternehmen ein Schattendasein. "Es gibt nur wenige ausgebildete Projekt-Manager", berichtet er aus seiner Erfahrung. Zudem existiere in den meisten Unternehmen kein wirkliches Projekt-Reporting. Vor allem mangle es an einer Analyse nach Abschluss des Projekts, und damit fehle eine wichtige Voraussetzung, um projektgefährdende Risiken definieren zu können.
Best Practices für das Projektrisiko-Management
Die gesamte Projektplanung sollte sich an den Zielen des Vorhabens ausrichten.
Planungen können nicht zu hundert Prozent exakt sein. Deshalb empfiehlt es sich, gleich mit einer gewissen Unschärfe zu operieren.
Trotzdem müssen alle Risiken, die den Projekterfolg in Frage stellen, frühzeitig identifiziert und bewertet werden, so dass der Projektleiter eventuell vorbeugend eingreifen kann.
Dazu lassen sich beispielsweise die Analysen vergangener Projekte heranziehen - wenn sie denn vorgenommen wurden.
Projektleiter haben eine natürliche Abneigung gegen eine Berechnung des Projektrisikos. Sie müssen überzeugt werden, dass das Hauptrisiko in der Unwissenheit liegt.
Dem Topmanagement ist zu vermitteln, dass sich Risiken auch kaufmännisch bewerten lassen - als verhinderter Schaden.
Hier könnten auch die klassischen Projekt-Management-Methoden nicht weiterhelfen, spottet der Cando-Geschäftsführer: "Die wurden von Leuten erdacht, die Beratung verkaufen wollen." Was der Cando-Geschäftsführer stattdessen empfiehlt, ist im "Best-Practices"-Kasten zusammengefasst.
Projekte steuern, anstatt sie zu zeichnen
Wie Schuster ergänzt, lässt auch der Einsatz von Projekt-Management-Werkzeugen in vielen Unternehmen noch zu wünschen übrig: "Die meisten Tools werden nur fürs Zeichnen hergenommen, nicht fürs Steuern." So plane die Mehrzahl der Unternehmen ihre Projekte nach wie vor mit Powerpoint und Excel; eventuell werde noch Visio benutzt, um eine bildliche Darstellung zu ermöglichen. Mit der Cando-Software sei er hingegen in der Lage, das Projekt während der gesamten Laufzeit im Auge zu behalten, stellt Schuster heraus. Dabei werde nicht nur der aktuelle Stand, sondern die gesamte Projekthistorie gespeichert.
Neben den jeweils zugeordneten Ressourcen erfasst die Software auch die definierten Meilensteine und die Ziele. Die Meilensteine lassen sich innerhalb des Werkzeugs verschieben, ohne dass andere Projektschritte davon beeinflusst werden. Mit anderen Worten: Der Termin für das Projektende bleibt so lange konstant, bis er manuell verändert wird.