Der Anwender kann von der Idee weg loslegen
An dem der Software zugrunde liegenden Konzept faszinierte den Organisationschef nach eigenen Angaben beispielsweise, dass der Projektverantwortliche "von der Idee weg loslegen" könne - auch wenn er noch nicht einmal ein Datum im Kopf habe. Die Software gestatte auch ungefähre Angaben - à la "von ... bis". Besonders gefallen habe ihm zudem, dass der Schwerpunkt auf der Ressourcenplanung liege, fährt Schuster fort. Eine an das Tool angeschlossene Oracle-Datenbank verzeichne alle verfügbaren Mitarbeiter - rund 40 eigene sowie etwa ein Dutzend feste Freie - mit ihren Kompetenzen, den Arbeitszeiten einschließlich Urlauben und Schulungen sowie der jeweiligen "Grundlast". Mit diesem Begriff bezeichnet Schuster die Zeit, die ein Mitarbeiter nicht für Projekte eingeplant werden kann, weil er sie mit Wartungsaufgaben oder Ähnlichem verbringen muss.
"Dass viele Mitarbeiter einfach nicht zu hundert Prozent in den Projekten tätig sind, konnten wir vorher nicht darstellen", führt der stellvertretende IT-Chef aus. Dieses Manko habe bisweilen dazu geführt, dass die Projektplanung an der Realität vorbeigegangen sei.
Die Entscheidungen liegen beim Projektleiter
Aus dem Ressourcen-Pool stellt sich der Projektleiter sein Team zusammen. Da die Cando-Software in Echtzeit arbeitet, erhält er stets den aktuellen Status quo. Bucht er ein Teammitglied, das bereits ganz oder teilweise für ein anderes Projekt eingeplant ist, erhält er vom System sofort eine Warnung. "Je nach der Größe des Konfliktpotenzials leuchtet dann eine gelbe oder eine rote Lampe auf", erläutert Schuster.
Foto: Victoria Bauspar AG
Auch der Leiter des konkurrierenden Projekts sieht die rote Ampel. Da heißt es, den Telefonhörer in die Hand nehmen oder ein paar Türen weitergehen und reden. Denn die Aufgabe, sich zu einigen, kann die Software den beiden Projektchefs nicht abnehmen. Sie signalisiert nur, dass Gesprächsbedarf besteht. "Selbstverständlich geht es nicht ohne Kommunikation", räumt Schuster ein.
Ähnlich verhält sich die Software, wenn ein Arbeitspaket nicht in der ursprünglich vorgesehenen Zeit erledigt werden kann. Sie könne einzelne Projektschritte fachlich verknüpfen, ohne einen zeitlichen Zusammenhang herzustellen. Deshalb zeigt sie dem Projektleiter die neue Terminsituation an, aber sie überlässt ihm die Entscheidung, wie er darauf reagiert, ob er zum Beipiel zusätzliche Ressourcen beschaffen oder die Arbeitspakete verkleinern will - oder im Einzelfall tatsächlich das Projektende nach hinten verschieben muss.