Weg mit der E-Mail!
Nur wenige Unternehmen gehen beim Eindämmen der Datenflut so radikal vor wie Atos (vormals Atos Origin). Der IT-Dienstleister kündigte jüngst an, man wolle sich zumindest hinsichtlich der internen Korrespondenz spätestens in drei Jahren komplett vom E-Mail-Verkehr verabschieden. Bis dahin sollen die Mitarbeiter fit gemacht werden im Umgang mit Social-Media-Tools, mit denen sich Dokumente viel einfacher teilen und Kontakte ohne Mailversand pflegen lassen. Auch neue Ideen sollen künftig vorrangig auf den sozialen Plattformen diskutiert werden. Der Speicherbedarf steht hier zunächst nicht im Mittelpunkt der Überlegungen. Dennoch dürfte er in den Hinterköpfen der Entscheider eine Rolle gespielt haben: Atos Origin rechnet damit, dass der Mail-Berg durch den Social-Media-Einsatz um zehn bis zwanzig Prozent schrumpft.
Die meisten Firmen suchen derzeit noch nach konventionelleren Lösungen für ihre Speicherprobleme. Die Ergänzung der bestehenden Storage-Infrastruktur um „noch ein Array“, das dann genau so schnell volläuft wie das alte, ist dabei eher aus der Mode. Vielmehr erproben Anwender neue Konzepte, die mehr leisten als nur Daten zu speichern. Oft stehen dabei Themen wie Hochverfügbarkeit bei gleichzeitigem Flexibilitätsgewinn und eine Senkung des Datenvolumens im Vordergrund. Solche Projekte finden sich längst nicht mehr nur in Großunternehmen, sondern auch im Mittelstand.
- Archivieren oder lieber nicht
Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung. - 1. Jede Mail muss archiviert werden
Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. - 2. Jede Mail darf archiviert werden
Einige E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Es gibt aber auch Mails, die auf keinen Fall mitgespeichert werden dürfen: private E-Mails von Mitarbeitern, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt. - 3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen
Auch wenn es die bequemste und einfachste Methode ist: Ein striktes Verbot für private E-Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Der gesamte Social-Media-Bereich weicht die Grenze von privater und geschäftlicher Nutzung IT auf und gerade die Einbindung des Unternehmens in Facebook, Twitter oder ähnliche Netzwerke erfordert eine private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit. - 4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
Der Gesetzgeber verlangt keine Verschlüsselung. Einige Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen liegen sollte, Daten verschlüsselt zu speichern und zu übertragen. - 5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen
E-Mails werden häufig in proprietären Archivdateien gesichert, wie beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Diese enthalten nicht nur die gesicherten E-Mails, sondern auch Kalendereinträge, Kontakte sowie Aufgaben und werden häufig auf dem Endgerät des Anwenders abgespeichert. Dies reduziert zwar die Datenmenge auf den Mail-Servern, bietet aber keinerlei Compliance. - 6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität
Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch die Tools automatisieren nur den Archivierungsvorgang. - 7. E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen
Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standart sinnvoll: Eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen ist jederzeit möglich - entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind.