Lohnt sich ein DMS überhaupt für kleine und mittlere Unternehmen? Die Antwort auf diese Frage ist so einfach wie unbefriedigend: Ja, aber nicht in jedem Fall.
Worauf es heute ankommt, ist, die Informationen, die in Dokumenten stecken, möglichst effizient zu beschaffen und zu verarbeiten. Dies wird in allen Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, immer wichtiger. Schon bei mehr als zehn Mitarbeitern, die Kunden- oder Projektakten verwalten, Zeichnungsablagen organisieren oder Aufträge abwickeln, kann ein DMS signifikante Unterstützung leisten.
Rechnet man mit einer Produktivitätssteigerung von nur fünf Prozent - eine Vorgabe, die ausgehend von papiergebundener Arbeit leicht zu erreichen ist -, ergibt dies bei 20 Mitarbeitern eine Ersparnis von einem Mitarbeiter oder eine entsprechende Erhöhung der Produktivität. Diese Veränderung ist alleinige Folge aus der Entlastung der Mitarbeiter von papierbezogenen Tätigkeiten, wie Dokumentsuche, Kopieren oder Aktenanforderung. Grund genug für immer mehr Mittelständler, sich nach Möglichkeiten einer solchen Lösung zu erkundigen. Interessant sind für den Anwender Standardprodukte, da diese durch Customizing ohne aufwändige Programmierung angepasst werden können. Angebote, die mehr als 30 Tage Programmierarbeit erfordern, sind meist zum Scheitern verurteilt. Denn die typischen Anforderungen rechtfertigen einen derart hohen Aufwand nicht, zumal diese Änderungen in späteren Produktversionen immer wieder nachgezogen werden müssen.
Was ein Anbieter können muss
Der Anwender kann zu Recht erwarten, dass ein DMS-Anbieter Erfahrung in seinem Umfeld hat und entweder selbst oder über Partner entsprechende Standardprodukte anzubieten in der Lage ist.Relevant wird der Branchenfokus des Anbieters vor allem bei Lösungen, die speziell im Produkt- oder Engineering-Data-Management eingesetzt werden. Hier geht es nicht nur um die Integration einer ERP-Anwendung zur Dokumentübernahme, sondern um Spezialthemen wie Zeichnungsverwaltung, Freigabe-Management, Baugruppen- und Stücklistenverwaltung oder Auftragsplanung der Produktion.
Noch wichtiger als die Branchenausrichtung des Anbieters sind die funktionalen Anforderungen: Sie sollten letztendlich für die Auswahl den Ausschlag geben, nicht die vorhandene Beziehung zu einem Systemhaus.
Was bei der Entscheidung für ein DMS auf jeden Fall eine bedeutende Rolle spielen sollte, sind die Support-Strukturen. Kleine und mittlere Unternehmen brauchen Lösungen, die zwei Vorteile bieten: Der Support muss vor Ort erfolgen, und das DMS-Produkt muss einen Reifegrad besitzen, der es erlaubt, dass möglichst viele administrative Änderungen durch eigene Mitarbeiter durchgeführt werden können.
Ob dies bei einem DMS-Produkt möglich ist, lassen die Bitmap-überladenen Vertriebspräsentationen jedoch meist nicht erkennen. Hier hilft nur ein Workshop mit klar definierten Aktionen, die man live am System vorgeführt habenmöchte.Die funktionalen Anforderungen müssen im Detail auf den Punkt gebracht werden. Dabei geht es zunächst um Grundsätzliches, wie etwa die Frage:Betreibe ich das System selbst, oder soll dies ein Dienstleister in Form von Application Service Providing (ASP) für mich übernehmen? Schon dieses Kriteriumgrenzt die Auswahl erheblich ein, da nicht jeder Anbieter ASP unterstützt oder über entsprechende Partner verfügt. In der Sache selbst gibt es Argumente für jede der beiden Varianten, doch in der Realität entscheiden sich die Mittelständler überwiegend für die Inhouse-Lösung: Sie geben ihre geschäftskritischen Dokumente nicht außer Haus. Also lautet die Basisanforderung an das DMS: Kompatibilität zur eigenen Hard- und Softwareumgebung.
Die Plattformen für Server, Client und Datenbanken, die unterstützt werden müssen, ergeben sich größtenteils aus der vorhandenen Infrastruktur. Dennoch geht es hier nicht ausschließlich um Bits und Bytes, wie das Beispiel Web-Client zeigt. Ein Web-Client ermöglicht den Zugriff auf die Applikation per Internet-Browser. Er erleichtert die Administration und kann bei Bedarf in ein Intranet- oder Internet-Portal eingebunden werden. So lassen sich andere Standorte oder Partnerunternehmen auf einfache Weise anbinden.Allerdings besitzen die Web-Lösungen der DMS Anbieter meist einen geringeren Funktionsumfang als der proprietäre Client.
Belegfluss analysieren
Für die Archivierung der Dokumente sind vorhandene Plattensysteme meist ausreichend.Eine Jukebox mit optischen Speichersystemen kann nur über die Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit) begründet werden, die sich aber auch ohne den Einsatz dieser Technologie erreichen lässt:Viele kleinere Unternehmen archivieren alle Dokumente auf vorhandenen Plattensystemen und schreiben parallel eine CD oder DVD für die Betriebsprüfer. Diese ist revisionssicher, recherchiert wird von der Festplatte.