Dem Kostenfaktor "Kopieren" wird zu Liebe gerückt. Bei den vielen angebotenen Kopiergeräten ist es für den Anwender allerdings nicht ganz einfach, das für den jeweiligen Anwendungsbereich optimale Kopiersystem zu finden. Helmut Marx, Mitarbeiter des Hauses Agfa-Gevaert, Leverkusen, gibt einige Tips.

Zunächst muß analysiert werden, was, wie, wo und wie oft kopiert werden muß. Es ist nicht allein entscheidend, welches Volumen an den Kopierstellen anfällt, wichtig ist vor allem die Zusammensetzung. Hier einige spezielle Anforderungen, die beachtet werden müssen:

- Werden Verkleinerungen benötigt?

- Ist es sinnvoll, mit Masken zu arbeiten?

- Besteht Bedarf an Spezialkopien?

- Werden doppelseitige Kopien benötigt?

- Wird auf eigene Briefbögen kopiert?

Zur weiteren Systematisierung und zur Erleichterung der späteren Auswahl eines geeigneten Kopiersystems empfiehlt sich jetzt die Aufstellung eines möglichen Kriterienkataloges.

Technische Auswahlkriterien

- Kopierverfahren (beschichtete/unbeschichtete Kopien)

- Platzbedarf (Standgerät/Tischgerät)

- Buchkopierer

- Kopiergeschwindigkeit

- Auslastungsgrenze

- Kopienqualität

- verwendbares Kopiermaterial wie Offsetfolien, Overheadfolien, Transparentpapier und Karteikarton

- Papierverarbeitung (Rolle/Blattstapel)

- Verkleinerungsmöglichkeit

- doppelseitige Kopie

- Ausgabeformate

- automatischer Originaleinzug

- Sorteranschluß

- Anwärmzeit/Standgeräusch

- Gewicht

- Stromversorgung

-Servicefreundlichkeit/Servicedichte

- Marktbewährung

Diese Kriterien sind als Gesamtheit der möglichen Anforderungen zu verstehen. Keinesfalls sind nur die Geräte brauchbar oder geeignet, die alle diese Anforderungen erfüllen. Wichtig ist allein, welche Kriterien an welcher Kopierstelle realisiert werden müssen. Nur danach ist die Auswahl eines Gerätes vorzunehmen.

Neben den technischen Auswahlkriterien sind die kaufmännischen zu bedenken.

Kaufmännische Auswahlkriterien

- Gerätepreise bei Kauf/Leasing

- Folgekosten für Material und Service

- Preisstellung bei Miete

- Welche Mietsysteme werden angeboten

- Ist Pool möglich

- Vertriebsform der Anbieter

- Kosten für An- beziehungsweise Abtransport

Handelt es sich um die Anschaffung einiger weniger Kopiergeräte, so wird neben der Miete auch der Kauf von einigem Interesse sein. Mit entscheidend ist hier die Auslastung der einzelnen Geräte. Bei niedrigem Volumen kann es relativ teuer sein sie zu mieten. Kauf beziehungsweise Geräteleasing wäre hier eine überlegenswerte Alternative. Auf jeden Fall empfiehlt sich ein Vergleich der Systeme im Hinblick auf die Folgekosten. Bei Kauf beziehungsweise Geräteleasing sind die Abschreibungsbeziehungsweise Leasingraten genauso ins Kalkül zu ziehen, wie die vom Volumen abhängigen variablen Kosten für Material und Service.

Die bis heute dominierende Alternative ist die Miete in allen Variationen. Anbieter haben für ihre Gerätepalette Mietsysteme im Programm, die in ihrem Aufbau auch für den Anwender leicht zu verstehen sind. Am häufigsten ist die sogenannte "allin"-Miete, das heißt, daß alle Kosten für Gerätemiete, Verbrauchsmaterial und Service im Kopienpreis enthalten sind. Nicht enthalten ist bei PPC-Geräten das Kopierpapier.

Vertriebswege des Anbieters

Eine Rolle spielt auch die Frage, welchen Vertriebsweg die verschiedenen Anbieter beschreiten. Die meisten der führenden Hersteller bevorzugen den Direktvertrieb. Einige bedienen sich des einschlägigen Fachhandels, und zum Teil wird auch gemischt vorgegangen. Das heißt, daß in Ballungsgebieten meistens direkte Niederlassungen bestehen, während in der Peripherie die Wahrung der Geschäftsinteressen Fachhändlern übertragen wird. Jede Vertriebsform hat für den, der sie praktiziert, Vor- und Nachteile. Ebenso für den möglichen Kunden. Vor allem Anwender, die überregional tätig sind, werden besonderen Wert auf die Geschlossenheit der Vertriebsorganisation ihres Partners legen müssen, um möglichst sicher zu gehen, auch im entlegensten Winkel so betreut zu werden wie im Domizil.

Kostenvergleiche durchführen

Aus dem Kreis der Anbieter sind nun diejenigen auszuwählen, die mit ihrer Gerätepalette, die gestellte Anforderungen erfüllen. Zur endgültigen Entscheidungsfindung dienen die jetzt durchzuführenden Kostenvergleiche, in denen alles zu berücksichtigen ist, was im Zusammenhang mit den Kopiergeräten Kosten verursacht, wie zum Beispiel Raumkosten, Stromkosten, Wege- und Wartezeiten (wichtig vor allem bei zentralen Kopierstellen) und Bedienungskräfte.

Ob man sich nun für den dezentralen, zentralen oder gemischten Einsatz von Kopiergeräten entscheidet, hängt allein von den spezifischen Anforderungen des Anwenders ab. Es ist vor allem bei großen Anwendern mit einiger Wahrscheinlichkeit nicht möglich, eine rein zentrale Papierorganisation aufzuziehen. Die Vorteile des dezentralen Hochleistungskopieres würden durch die zwangsläufig entstehenden Wege- und Wartezeiten mit Sicherheit eliminiert werden. Wahrscheinlicher, weil praktikabler, ist da schon eine rein dezentrale Organisationsform. Vielfach kommt man heute aber schon zu dem Ergebnis, eine gemischte Organisationsform zu wählen, um die Vorteile beider zu vereinen.