Geva-Geschäftsführer Bruns zeigt an einem Beispiel, dass das noch lange nicht selbstverständlich ist. Ein großer Stahlkocher mit 22000 Mitarbeitern wollte eine elektronische Befragung starten. Als sich dann herausstellte, dass weniger als 20 Prozent der Beschäftigten an einen Computerarbeitsplatz sitzen, entschied man sich für das papiergestützte Verfahren. Bruns rät davon ab, einen Teil klassisch über Print und einen Teil online auszuführen, weil das die Kosten in die Höhe treibe.
Von der technischen Seite gilt es zu beachten, dass der elektronische Fragebogen unabhängig von vorhandenen Betriebssystemen, Browsertypen und -versionen von den Teilnehmern bearbeitet werden kann. Wird ein externes Beratungshaus mit der Abwicklung beauftragt, rät Mayer, dem Partner auf die Finger zu schauen: "Das externe Institut hat sicher zu stellen, dass die Internet-Anbindung des Servers, auf dem die Online-Befragung läuft, zu jedem Zeitpunkt der Befragung ausreichende Bandbreiten und Kapazitäten vorhält, damit die Mitarbeiter nicht abgewiesen werden." Das Beste sei, so ergänzt Bruns, wenn der Server beim externen Dienstleister steht, weil damit die Anonymität mit einer größeren Sicherheit garantiert werden könne und das Vertrauen der Mitarbeiter nicht gefährdet werde: "Im Unternehmen kann doch jeder Netzadministrator auf die Daten zugreifen, wenn er es will", gibt der Geva-Mann zu bedenken.
Er empfiehlt Unternehmen, im Intranet eine Web-Seite einzurichten, auf der alle wichtigen Informationen zur Befragung stehen. Von dort aus sollte ein Link zum Fragebogen führen. In diesem Zusammenhang weisen die beiden Marktforschungsprofis auf die Bedeutung der Vorbereitungsphase hin. Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand, was die hohe Quote der gescheiterten Projekte erkläre. "Wer die Befragung einsetzt, nur um beispielsweise herauszubekommen, wie die Stimmung in der Firma ist, wird auf keine große Resonanz stoßen", glaubt Mayer. Darüber hinaus müsse die Zielsetzung klar formuliert und außerdem gesagt werden, welche Konsequenzen das Unternehmen aus den Ergebnissen zu ziehen gedenke.
Alle Ergebnisse gehören ins Intranet
Mayer empfiehlt ferner, den Mitarbeitern im Vorfeld ausführlich zu erklären, wie das Unternehmen die Anonymität im Intranet gewährleisten will. Außerdem sollte über Länge und Zeitaufwand informiert werden und wann die Beschäftigten mit einem Feedback rechnen können. Bereits beim Login müsse sicher gestellt sein, dass keine persönliche Identifikation des Befragten erfolgt. Die Möglichkeit der Mehrfachteilnahme lasse sich beispielsweise durch Codes ausschließen. Als Selbstverständlichkeit bezeichnet der Marktforscher außerdem, dass Ansprechpartner für technische Schwierigkeiten mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse genannt werden. Ist ein externer Partner involviert, sollte auch dort eine Person darauf vorbereitet sein, inhaltlich und methodisch weiterhelfen zu können.
Zu den Besonderheiten einer Online-Befragung zählt, dass sich Verständnisprobleme nicht unmittelbar beheben lassen. Deshalb ist es besonders wichtig, die Fragen klar und verständlich zu formulieren - erst recht in einem großen Konzern, in der die Zielgruppe sehr inhomogen ist. Als maximale Dauer für das Ausfüllen des Online-Formulars nennt Bruns eine halbe Stunde. Nach Abschluss der Umfrage gehören alle Ergebnisse ins Intranet, um sie den Mitarbeitern bekannt zu machen. Mayer kennt Fälle, in denen der Belegschaft nur die positiven Resultate mitgeteilt wurden, was zu einer starken Verstimmung in der Belegschaft geführt habe.