Konflikte zu schlichten gehört mittlerweile zum täglichen Brot von Projekt-Managern. Kein Wunder: Die Vorhaben werden größer und größer, greifen immer mehr in den Firmenalltag ein und provozieren oft genug auch Widerstand in den eigenen Reihen.
Beispielsweise stellen sich Mitarbeiter der Buchhaltung gegen neue Arbeitsabläufe quer oder Qualitätsverantwortliche stoppen wegen Sicherheitsbedenken komplette Entwicklungsvorhaben. Auch die Projektteams selbst sind nicht gegen Konflikte in den eigenen Reihen gefeit. Streitigkeiten unter den beteiligten Spezialisten sind immer wieder an der Tagesordnung und lähmen die Arbeit.
"Fast jedes Projekt birgt mittlerweile Konfliktpotenzial", weiß Luis Stabauer, Senior Berater bei Next Level Consulting. Dies sei im Prinzip nicht schlimm. Jedoch dürften die Konflikte nicht ignoriert werden und im Verborgenen weiter schwelen. Stabauer nennt vier Ansätze, wie sich Konflikte im Projekt schlichten lassen.
Konflike rechtzeitig erkennen
Meistens kündigen "leise" Symptome Konflikte an. Projekt-Manager müssen die Ohren spitzen und die Augen offen halten, um sie wahrzunehmen. So können bereits Unlust, bissiges Verhalten oder Kommunikationsverweigerung auf Widerstand hindeuten. "Projekt-Manager sollten nicht darauf setzen, dass Teammitarbeiter, Kollegen im Unternehmen oder andere Interessengruppen von sich aus Konflikte zur Sprache bringen", warnt der Berater.
Konflikte ansprechen
Sobald Konflikte angesprochen und "öffentlich gemacht" sind, baut sich der größte Druck bereits ab. Mögen die Konfliktparteien dabei noch mit Getöse ihrem Ärger Luft machen - der Weg zur Lösung ist mit dem Ansprechen bereits betreten. "Befragen Sie die Beteiligten zu ihren Interessen", empfiehlt der Next-Level-Berater den Projekt-Managern.
Ursachen der Konflikte freilegen
Bei Sachkonflikten prallen unterschiedliche Interessen aufeinander. Arbeiten in Projekten Spezialisten vieler Disziplinen zusammen, kommt es automatisch zu solchen Auseinandersetzungen: Beispielsweise missfallen den IT-Leuten die Ideen des Marketing-Leiters. Produktionsfachleute wehren sich gegen die in ihren Augen zu komplizierten Baupläne der Konstrukteure. Oder Juristen kritisieren die Werbeversprechen der Marketing-Leute.
Übrigens: Manche in Konflikten vorgebrachten Sachargumente sind quasi "Platzhalter". Hinter ihnen stehen Gefühle, etwa Vorurteile oder Antipathien. Wer beispielsweise Angst hat, durch die automatische Erfassung von Rechnungen seinen Arbeitsplatz zu verlieren, mag das Argument vorschieben, die neue Software stecke voller Fehler. Die wahren Gefühle im Gespräch freizulegen ist schwierig, aber häufig der Königsweg zur Lösung.
Strategien für die Lösung erarbeiten
Profis versuchen in Teamdiskussionen oder auch in Einzelgesprächen, selbst Lösungen für die Konflikte zu finden. Ist der Projekt-Manager selbst in einen Konflikt involviert, empfiehlt es sich, einen unabhängigen Mediator heranzuziehen.(hk)
- So kommen Sie groß raus ... oder?
Sie möchten, dass Ihre Projekte zäh verlaufen, weil Sie sich damit in der Firma profilieren können? Dann folgen Sie den Ratschlägen von Jürgen Rohr. - Tipp 1
Setzen Sie die Verantwortlichen unter Termindruck. Mit engen Terminen stellen Sie sicher, dass möglichst wenige Betroffene ins Boot geholt werden. Damit vermeiden Sie die sowieso unnötigen Diskussionen um Meinungs- sowie Wahrnehmungsunterschiede. - Tipp 2
Starten Sie mit einer problem-orientierten Ist-Analyse. Fragen Sie immer zuerst danach, was nicht gut läuft. Damit fokussieren Sie die Aufmerksamkeit aller Beteiligten auf die Schwächen der Organisation. Sie stellen sicher, dass niemand auf die Idee kommt, sich auf den Erfolgen der Vergangenheit auszuruhen. - Tipp 3
Geben Sie möglichst kein zusammenfassendes Feedback. Halten Sie die Betroffenen im Unklaren. Das fördert zwar die Gerüchteküche, hält aber den Änderungsaufwand für die Konzeptionierer gering. Sie erhalten schon mit dem ersten Wurf ein Konzept aus einem Guss - ohne lästige und zeitaufwändige Anpassung an unterschiedliche Wahrnehmungen der Beteiligten. - Tipp 4
Lassen Sie das Konzept ohne Beteiligung der Betroffenen ausarbeiten. Hier können Sie Aufwand und Budget einsparen. Jeder Betroffene wird mit seinen individuellen Ansichten sowieso nur das Konzept verwässern. Außerdem: Wenn ein Außenstehender den Sollzustand konzipiert, kommt endlich frischer Wind in die Organisation. - Tipp 5
Vermitteln Sie das Konzept frontal mit mindestens 100 PowerPoint Slides. Hier gilt: Je mehr Input, desto weniger lästige Rückfragen. Halten Sie das Präsentationstempo hoch. Planen Sie ja keine Zeit für die Diskussion ein. Das Konzept steht. Basta! - Tipp 6
Planen Sie keine Zeit für die Überarbeitung des Konzepts ein. Das wäre ja noch schöner: Sie planen knapp bei Budget und Terminen und wollen sich den Erfolg nicht durch unplanbare Überarbeitungsaufwände vermiesen lassen. Denn jede Überarbeitungsschleife würde den schönen Entwurf zerstören. - Tipp 7
Schränken Sie die Zugriffsrechte auf neue Tools möglichst stark ein. Ganz wichtig: Wenn Sie im Rahmen der Organisationsentwicklung neue Werkzeuge (zum Beispiel ein IT-System) einführen, achten Sie darauf, dass niemand außer den Konzeptionierern in der Lage ist, die Werkzeuge anzupassen. - Tipp 8
Lassen Sie die Betroffenen beim Umsetzen des Konzepts alleine. In diesem Punkt gilt das Motto: Die Leute werden sich schon umgewöhnen. Durch die Unterstützung während der Umsetzungsphase könnte wiederum das sorgfältig ausgearbeitete Konzept verwässert werden. Das ist unbedingt zu vermeiden. - Tipp 9
Vermeiden Sie persönlichen Kontakt zwischen den Beteiligten. Stellen Sie sich vor, was Sie hier an Reisekosten einsparen können. Diskussionen können auch per E-Mail geführt werden. Das spart richtig Geld. - Tipp 10
Betrachten Sie jegliches Feedback als persönliche Kritik. Wenn jemand mit einem Feedback zu Ihnen kommt, will er damit eigentlich sagen, dass Sie Ihre Arbeit nicht richtig gemacht haben. Das wirkt sich schlecht auf Ihr Selbstwertgefühl aus.