Audit der IT-Landschaft liefert Hinweise für bessere Abläufe

Wenn das ERP-Korsett drückt

21.04.2008
Von Werner Schmid

Neue Ausgangssituation

Liefert das Audit solche Ergebnisse, befindet sich das Unternehmen in einer neuen Ausgangssituation. Macht man die Potenziale einer Veränderung sichtbar und berechnet sie, wie das die Betriebswirte unter den Managern gerne tun, zeigt sich eine andere, durchaus attraktive Alternative. Wie teuer wäre es, die Geschäftsprozesse mit Bordmitteln zu verbessern, also ohne Systemwechsel?

Im ERP-Audit wurde genau festgehalten, worauf es bei der Steuerung der Geschäftsprozesse ankommt. Natürlich gibt es keine Veränderung ohne Investition. Das Ziel dieser Alternative ist, in das intellektuelle Kapital des eigenen Unternehmens zu investieren. Der Großteil fließt in die Mitarbeiter, der andere Teil in Aktualisierung der Software.

Die neuralgischen Punkte einer ERP-Anwendung sind in vielen Unternehmen ganz ähnlich. Sie sind die Auslöser vieler Parallel-Anwendungen, die zwar viel Mehrarbeit verursachen, von den Anwendern aber gerne akzeptiert werden, weil sie das für die bessere Lösung halten. Die Ursachen dafür könnten mit wenig Aufwand und eher geräuschlos behoben werden. Dazu ein paar Beispiele:

  • Die meisten Prozesse sind zu kompliziert, das Know-how auf zu viele Köpfe verteilt. Ein Ziel der Veränderung sollte sein, die Prozesse zu vereinfachen: mit weniger Aufwand und weniger Arbeitsschritten dasselbe Ergebnis erreichen.

  • Die Warenwirtschaft (Vertrieb, Produktion und Einkauf) und das Rechnungswesen arbeiten nebeneinander her, sind nicht wirklich oder nicht korrekt integriert. Regelmäßig, am Monats- oder Quartalsende kommt es zu Differenzen bei der Materialbewertung. Ein Posten, der immerhin rund 50 Prozent der Bilanzsumme eines Industrieunternehmens ausmacht. Diese Lücke sollte vorrangig geschlossen werden.

  • Viele Mitarbeiter wurden über das ERP-System nicht ausreichend informiert. Sie kennen nur die Funktionen, die sie nutzen, wissen aber wenig darüber, wie andere Unternehmensteile mit der Software arbeiten. Deshalb sehen sie keinen Sinn in den vielen Daten und lassen sie einfach weg, meistens mit fatalen Folgen. Aufklärung und Schulung der Mitarbeiter bringt viel mehr als zusätzliche Individualprogramme.

  • Häufig werden mit Kunden und Lieferanten unlogische Geschäftsvereinbarungen geschlossen, Bedingungen, die sich in einem ERP-System nicht abbilden lassen. Da die Verhandlungen mit Geschäftspartnern eher emotional geführt werden, lassen sich die Vereinbarungen häufig nicht digital abbilden. Eine Glättung dieser Bedingungen schadet dem Unternehmen nicht, würde aber die Geschäftsprozesse, in denen sie verarbeitet werden, erheblich vereinfachen.

  • Kleine Nachlässigkeiten der Mitarbeiter führen oft zu Schwierigkeiten in der Disposition: der Wareneingang wird zu spät gebucht, Rück- und Fertigmeldungen sind nicht vollständig, Lieferscheine nicht korrekt. Eine einfache Schulung der Mitarbeiter und ein paar Veränderungen in den Einstellungen des ERP-Systems können wahre Wunder bewirken. Das spart viel Geld, Zeit und Ärger.

Die andere Möglichkeit ist, sich neu zu orientieren und nach einem besser geeigneten ERP-System zu suchen. Doch auch dieses System wird eines Tages wieder zu eng sein und erneut die Frage aufwerfen: Was tun? (fn)


Bei der Suche nach Ihren ERP-System hilft Ihnen der ERP-Matchmaker von Trovarit und der COMPUTERWOCHE.