Lange Zeit hatten die Belegleser einen Spitznamen: "Zigeunerbaron". "Das Lesen, das Lesen ist nie sein Fall gewesen."

Die Zeiten haben sich geändert. Heute hat man die Rückweisungsrate in der Regel im Griff, Online-Korrektur direkt am Bildschirm während des Lesevorgangs beseitigt die meisten Fehler. Machtlos aber steht der Anwender den Substitutionsraten gegenüber.

Fazit aus fünf Anwender-Aussagen: Die beste Hardware ist nutzlos, wenn der Mensch sie nicht richtig einzusetzen lernt. Deshalb ist Schulung so wichtig.

Helmut Rust,

Leiter der EDV-Abteilung, Melitta-Werke, Minden

Unsere Beleglesung konzentriert sich schwerpunktmäßig auf die Erfassung der Handschriften-Verkaufsbelege aus dem Außendienst. Seit 1971 setzen wir einen Belegleser 1287 ein, über den inzwischen insgesamt 15 Anwendungen aus dem Hause eingelesen werden - pro Tag etwa 15 bis 20 000 Belege -, die das System einigermaßen auslasten. Um die Rückweisungsrate so gering wie möglich zu halten, mußten wir vor Beginn des Maschinenlesens viel Zeit für die Entwicklung unterschiedlicher Formulare aufwenden. Heute gibt es bei der Handschriften-Lesung eine

Rückweisungsquote von 6 bis 8 Prozent aller Belege. Das mag viel erscheinen, bedenkt man aber, daß meist nur eine Ziffer falsch ist und durch Online-Korrektur umgehend verbessert werden kann, ergeben sich dadurch - speziell beim Lesen der Handschriftbelege - keine

nennenswerten Verzögerungen. Die Rückweisungsrate der anderen Anwendungen im Haus, für die Belege in OCR-Schreibmaschinenschrift erstellt werden, ist so gering, daß hier kein Prozentsatz genannt werden kann.

Voraussetzung für das Funktionieren der Datenerfassung im Außendienst ist eine gute Schulung der Mitarbeiter. Wir nehmen auch heute noch jede Gelegenheit - wie zum Beispiel Verkaufstreffen und Konferenzen - zum Anlaß, auf besonders krasse Fälle beim Ausfüllen hinzuweisen und die Fehlerhäufigkeit somit zu reduzieren.

Martin W. Marten,

Leiter der Datenverarbeitung Deutsche Kraftverkehr Ernst Gremke GmbH & Co. KG, Düsseldorf

Unsere Firma versorgt Kraftverkehrs-Unternehmen mit Schmierstoffen. Im In- und Ausland gibt es hierfür ein dichtes Netz von etwa 1000 Vertragstankstellen.

An diesen Tankstellen werden Lieferscheine mit Kopien, die später über unseren Belegleser verarbeitet werden, an einem Adressograph-Imprinter gedruckt. Alle nötigen Daten erhält das System durch die vom Fahrer abgegebene Kreditkarte. Die zentrale Erfassung in unserem

Belegverarbeitung als Alternative

Rechenzentrum erfolgt über das IBM-System 1282. Die Maschine verarbeitet offline 12 000 Belege pro Stunde.

Um die Rückweisungsrate so gering wie möglich zu halten, muß, die Erfassung an den Tankstellen einwandfrei funktionieren. Die Bediener der Adressographen müssen ständig geschult werden - vor allem im Ausland bringt das Probleme.

Zudem muß der Zustand der Kreditkarten laufend überprüft werden und solche, die durch den ständigen Umgang des Fahrers mit Schmierstoffen unleserlich geworden sind, eingezogen und erneuert werden.

Jörg Pommeranz,

Hauptabteilungsleiter Org. und DV, Rudolf Oetker, Bielefeld

Das A und O der Beleglesung ist eine ordentliche Schulung. In unserem Hause gibt es einen Mitarbeiter, der ausschließlich damit beschäftigt ist, unsere etwa 1000 Leute im Außendienst, die mit den Belegen - teilweise unter erschwerten Umständen - arbeiten, zu schulen und zu überwachen. Seit Beginn der Beleglesung mit dem IBM-System 1287 im Jahre 1972 bis heute konnten wir so die Rückweisungsrate und die damit verbundene aufwendige Korrektur auf ein Minimum herabsetzen, das sich in Prozent kaum noch ausdrücken läßt, trotz einer täglichen Verarbeitung von etwa l0 000 Belegen. Ergebnis: Pro Jahr eine Einsparung von rund einer Million Mark.

Weitere Voraussetzung für den effizienten Einsatz des Beleglesers ist eine entsprechende, sehr aufwendige Vororganisation des Ablaufes. Jedes einzelne Formular muß ausgefeilt und mehrmals durchgetestet werden, bevor es zum Einsatz kommt, und die Mitarbeiter daran geschult werden. Entscheidend für uns war, daß die Rückweisungsrate am Belegleser heute wesentlich geringer ist, als die Fehlerquote beim manuellen Ablochen von Belegen, das früher in unserem Hause üblich war.

Joachim Selin,

Komplementär, ADV-Rechenzentrum.

Beleglese-Datenservice, Berlin

Als Unternehmen, das Beleglesung im Service anbietet, haben wir die unterschiedlichsten Formulare und Schrifttypen zu bearbeiten.

Bei Anwendungen im Bereich der Handschriftenlesung konnten wir innerhalb von vier Jahren die Rückweisungsrate auf 0,5 Prozent reduzieren: Während des Einlesevorgangs erstellen wir eine Fehlerstatistik, aus der genau zu ersehen ist, welche Zeichen eine Zurückweisung veranlassen.

Voraussetzung zur Beseitigung der Fehlerquellen ist in jedem Fall eine gründliche Schulung der Belegausfüller.

Beim Maschinenschrift-Lesen verhält sich derzeit die Rückweisungsrate etwa 1:5000. Hierbei ist peinlich darauf zu achten, daß die Hardware, mit der die Formulare erstellt werden, einwandfrei in Ordnung ist - saubere Schreibmaschinen mit Einmal-Farbband zum Beispiel.

Das eigentliche Problem beim Beleglesen liegt allerdings nicht in der Rückweisungsrate: hier können Anwender und Anbieter gemeinsam eine Lösung anhand der Fehlerstatistik erarbeiten. Problematisch bleibt die Substitution, bei der die Maschine Zeichen verwechselt: Diese Fehler können durch Online-Korrektur nicht behoben werden. In unserem Hause steht täglich einmal ein Techniker des Belegleser-Herstellers an der Maschine, um das System ständig daraufhin zu überwachen.

Alfred Bremer

Leiter Org. und DV,

Miele & Cie., Gütersloh

Unser Unternehmen begann 1970 mit der Beleglesung auf einem IBM-System 1287 bei einem befreundeten Unternehmen, über das sämtliche Belege unseres technischen Kundendienstes - insgesamt 29 Niederlassungen - erfaßt werden. Um auf diesem Gebiet effizienter arbeiten zu können - sämtliche Belege werden unter zum Teil sehr ungünstigen Bedingungen erstellt -, investieren wir einen großen Aufwand in die Schulung unserer Mitarbeiter. Bei Einführung der Beleglesung wurde die bekannte Tonbildschau der Firma Karstadt eingesetzt, heute bekommen die Leute eine programmierte Unterweisung, die eigens für unser Unternehmen entwickelt wurde. Um die Rückweisungsrate so niedrig wie möglich zu halten - bei uns liegt sie heute unter einem Prozent -, muß der Mitarbeiter auch entsprechend motiviert werden. Man muß ihm klarmachen, welche wichtigen Informationen für das Unternehmen aus dem von ihm handschriftlich ausgefüllten Beleg gewonnen werden.

Die niedrige Rückweisungsrate kann nur durch Online-Korrektur und begrenzte Plausibilitätsprüfung während des Einlesevorgangs am System gehalten werden. Wir verarbeiten einmal wöchentlich etwa acht Stunden - während der ganzen Lesedauer sitzen Mitarbeiter unseres Unternehmens am Bildschirm des Beleglesers -, und zwar ein Operator und ein Mitarbeiter der Fachabteilung Kundendienst.

Alle Rückweisungen werden bei uns noch auf die alte, fast ehrwürdige Art der Marksensing-Korrektur bearbeitet, da das unserer Meinung nach am schnellsen geht. Alle später auftauchenden sachlichen Fehler werden über ein "zweckentfremdetes" Nixdorf-System 620 korrigiert.