Die Digitalisierung hat die Arbeitswelt erfasst. Längst sehen sich Unternehmen verschiedener Branchen genötigt, eine Vielzahl von Arbeitsabläufen in möglichst kurzer Zeit abzuwickeln. Im Zuge dessen ist auch immer häufiger die Rede von Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML) oder Künstlicher Intelligenz (KI).

Während manches Unternehmen bereits positive Erfahrung mit den neuen digitalen Helfern gesammelt hat, stellen andere den realen Nutzen von Grund auf in Frage. Dabei sind eine unmittelbare Effizienzsteigerung durch RPA sowie Kostenersparnisse in einer Größenordnung zwischen 50 und 75 Prozent in der Praxis keine Seltenheit.

Wie führt man eine RPA-Lösung ein?

Anlass genug für einen detaillierten Überblick: Was ist bei der Einführung von RPA strategisch und organisatorisch zu beachten - beispielsweise beim Umgang mit den Mitarbeitern? Wann ist es für Unternehmen überhaupt zielführend und grundsätzlich sinnvoll?

Bevor Unternehmen die Automatisierung von Arbeitsprozessen planen, gilt es vorab zu klären, in welchen Funktionsbereichen Prozesse mit repetitiven, langwierigen und wenig wertschöpfenden Aufgaben existieren. Damit Unternehmen bestmöglich von der benötigten Trendwende profitieren, sollten die zu automatisierenden Prozesse idealerweise bereits ein hohes Maß an Standardisierung aufweisen. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass dies in der Realität bislang eher selten der Fall ist.

Im Anschluss gilt es, sich intern auf ein strategisches Ziel festzulegen. Hier steht die Frage im Vordergrund, ob durch die Prozessautomatisierung eine Kostenersparnis erreicht werden soll oder ob es primär um eine Qualitätssteigerung geht. Als weiterer vorbereitender Schritt muss die Kompatibilität mit der bestehenden IT-Landschaft eruiert werden. Ein großer Vorteil von RPA ist, dass sich die Technologie minimalinvasiv in die vorhandenen Applikationen einbetten lässt und dadurch ein erhöhter Integrationsaufwand bereits im Vorfeld umgangen werden kann. Sinnvoll ist auch die Berücksichtigung der perspektivischen Ausbaufähigkeit der Lösung im Hinblick auf KI und Machine Learning.

Mitarbeiter frühzeitig miteinbeziehen

Unerlässlich für die Einführung und die erfolgreiche Praxis von RPA ist es, die Mitarbeiter für die neuen Herausforderungen zu sensibilisieren, die die digitale Transformation mit sich bringt und die im Zusammenspiel von Mensch und Roboter erfolgreich bewältigt werden können. Für eine schnelle und verbindliche Lösung ist es empfehlenswert, den Betriebsrat des Unternehmens einzubeziehen.

Bei der anschließenden Kommunikation an die Mitarbeiter sollten Vorurteile gegenüber RPA aus der Welt geschafft werden und eine Aufklärung über die geplante Prozessautomatisierung erfolgen. Hier ist es auch wichtig, dass Mitarbeiter erkennen, von welchen Vorteilen sie aus einer solchen Umstrukturierung profitieren: Denn der Einsatz von RPA gibt Mitarbeitern mehr Zeit für Aufgaben strategischer und kreativer Natur, was letztendlich auch die Mitarbeitermotivation und das Arbeitsklima verbessert.

Erst im Anschluss setzen die entscheidenden Mechanismen zur Umsetzung ein. Idealerweise wirkt der RPA-Lösungsanbieter bereits im Vorfeld aktiv daran mit, das Unternehmen bei der Aufklärung mit profundem Know-how zu unterstützen.