MÜHLHEIM - Je spezialisierter ein Betrieb, der sich auf DV-Neuland begibt, desto schwieriger erweist sich die Lösung des Software-Problems. Vor allem in Klein- und Mittelbetrieben rührt ein großer Anteil der Skepsis gegenüber der Datenverarbeitung von den weißen Flecken auf der Software-Karte Die Unternehmer fühlen sich an Standardlösungen eines Herstellers gebunden und befürchten eine unnötige Einengung der innerbetrieblichen Flexibilität. Dieser Bericht schildert die Erfahrungen eines Autoteile-Händlers, der seinen Verkauf von Fakturierautomaten auf interaktive DV umstellte.
Die Bäsch Autoteile GmbH in Mühlheim bei Koblenz hält derzeit rund 23 000 Teile auf Lager. Mit rund 64 Mitarbeitern erreicht das Unternehmen einen Jahresumsatz von etwa 20 Millionen Mark. Die Fakturierung erfolgt über 2600 bis 2800 Sammelrechnungen im Monat. Bis zum Einsatz der dialogorientierten Datenverarbeitung bestand das Hauptproblem des Unternehmens darin, die Rechnungen sowohl fehlerfrei als auch ohne große Zeitverzögerungen zu versenden.
"Wir haben die DV vor allem wegen der Probleme bei der Fakturierung angeschafft, und zwar mit der Absicht, die Kosten vornehmlich durch eine schnellere und korrektere Preisfindung bei der Lieferscheinschreibung zu reduzieren", erklärt Juniorchef Bäsch. Während die Mühlheimer im Versand und im Verkauf etwa fünf bis acht Minuten benötigen, um die Kundenanschrift und die Artikelzahlen mit Preisen zu Papier zu bringen, braucht ein Mitarbeiter heute mit Computerunterstützung nur noch etwa eine Minute für die Lieferscheinschreibung. Im Computer-Dialog werden gleichzeitig alle Daten für das
Schreiben der Sammelrechnungen gespeichert, so daß bei der jetzigen Fakturierung gegenüber früher die meisten manuellen Arbeiten entfallen. So hebt sich beispielsweise das Zusammenstellen der Lieferscheine, das Sortieren nach Kundennummern oder das Ersetzen der Rabatte und Preise völlig auf.
In der Vergangenheit gab es bei der Lieferschein- und Rechnungsschreibung viele Fehlerquellen. Diese reichten von der falschen Eintragung in Lieferscheinen bis zu Fehlern bei der Rabattvergabe oder Übertragung.
Kleine Anwender werden nicht ernstgenommen
Auf der Suche nach einem geeigneten DV-System mußte Bäsch Junior feststellen, daß die großen DV-Hersteller einen kleinen Kunden kaum ernst nehmen. Nach Aussagen der Geschäftsführung haben sich die "Großen" nicht einmal angestrengt, um mit ihm ins Gespräch zu kommen. Außerdem ließen die Besonderheiten im Autoteile-Handel nicht zu, eine der üblichen Standardlösungen zu übernehmen. Bäsch Junior wollte keinen Anzug von der Stange kaufen, sondern vielmehr eine Individuallösung und das wiederum aus zweierlei Gründen:
1) Es gibt in diesem Handelsbereich spezielle Probleme, wie etwa die Altteilsteuer, die sich mit der bisher bekannten Software nicht lösen läßt.
2) Es sollten unter allen Umständen die gewachsenen Strukturen bei der Preisfindung erhalten bleiben.
Vor allem die Handhabung der Altteilsteuer, die ein typisches Alltagsproblem im Autoteile-Handel darstellt, machte den Mühlheimern zu schaffen. Wenn Teile im Austausch geliefert werden, wie etwa Kupplungen, dann verlangt der Gesetzgeber auf den Bruttowert des Austauschteiles 1,3 Prozent Altteilsteuer. Dieser Faktor war bei nahezu allen angebotenen Softwarepaketen nicht enthalten.
Die Bäsch-Leute bedauern heute, daß sie nicht bereits schon vor fünf Jahren auf die Datenverarbeitung umgestiegen sind. Trotzdem fiel den Autoteile-Vertreibern die Entscheidung für einen relativ kleinen Anbieter wie Herzke nicht leicht. Vor allem deshalb, weil kaum jemand im Hause Bäsch in der DV-Materie richtig bewandert war und man nur die großen Anbieter kannte. Die Mühlheimer konnten jedoch schon bald erkennen, daß ein kleiner Anbieter speziell für mittlere und kleine DV-Anwender wesentlich interessanter ist. Bei den Computerriesen haben Bäsch Junior vor allem die Standardlösungen abgeschreckt. Andere Kollegen hätten damit nicht gerade die besten Erfahrungen gemacht.
Grundsätzlich ist es nicht schwierig, eine Organisation zu automatisieren, bei der Einheitspreise für alle Kunden gelten. Bei Bäsch indessen erwies sich die Umstellung als viel komplizierter, weil für jeden Kunden, sei er privater oder gewerblicher Endverbraucher oder Wiederverkäufer, unterschiedliche Bruttopreise oder Rabatte gelten. Trotzdem mußte die DV-Organisation ein Preissystem entwickeln, bei dem das Computerprogramm bis hin zur individuellen Einzelentscheidung sämtliche Möglichkeiten bis zum letzten Verhandlungsaugenblick offenläßt.
Chefgedanken konserviert
Über Jahre hinaus mußte der Seniorchef jeden einzelnen Artikel, der verkauft wurde, handschriftlich rabattieren, wobei jeder Kunde sogar noch seinen Spezialpreis erhielt. Je größer das Unternehmen wurde, um so komplizierter war es für den Senior, der in den ersten Jahren nicht nur bei jedem Kunden den Auftrag, sondern auch jeden Artikel kannte, den Überblick zu behalten. Die größte Sorge bei Bäsch war denn auch, ob bei der Umstellung auf die DV langjährige Erfahrungen und langsam wachsendes Wissen um die vielen Einzelheiten dieser Aktivitäten aufrechterhalten werden könnten. Immerhin operiert die Firma Bäsch mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Preisen: Aktionspreis, Kunden-Nettopreis, Regelrabatt, Mengenstaffel, Maximalrabatt und Branchenpreisliste.
Inzwischen kann Bäsch Junior auf eine erfolgreiche Übernahme aller Zusammenhänge auf die DV zurückblicken. Das was früher in den Köpfen einzelner Mitarbeiter steckte, wurde in die Automation übernommen. Prinzipiell ist trotz DV-Einsatz alles beim alten geblieben. Selbst die Gedanken und Erfahrungen des Seniorchefs sind in der Individual-Software konserviert und bleiben auch dann dem Geschäft erhalten, wenn der Senior in den Ruhestand wechselt.
Schon heute zeigt sich der Erfolg des Programmes auf einem ganz anderen Gebiet: In den letzten zehn Jahren fand der Senior keine Zeit, die Kunden selbst vor Ort zu besuchen. Seit das Herzke-System läuft, steht wieder Zeit für Kundenbesuche zur Verfügung.
Durch den Einsatz der DV können die Mühlheimer Autoteile-Vertreiber einige erhebliche Verbesserungen gegenüber der vorherigen Lösung verzeichnen:
þDurch die DV wird die Fakturierung um zwei bis drei Wochen vorgezogen. Dies bewirkt eine Liquiditätsverbesserung von rund 800 000 Mark.
þDie Fakturierung erfolgt fast automatisch- anhand der bei der Lieferscheinschreibung gespeicherten Werte.
þDie Umstellung auf die DV hat das Formularwesen spürbar vereinfacht und bedeutet eine Einsparung von jährlich 20 000 Mark an Formularkosten.
þJeder Außendienstmitarbeiter hält jeden Freitag seine Besuchsliste für die nächste Woche. Die vorbereiteten Berichtszettel enthalten außer der Anschrift des Kunden noch fest vorgegebene Bestellvermerke oder ähnliche Angaben. Das Programm druckt aber nicht jede Woche dieselbe Besuchsliste, sondern übernimmt die jeweiligen Anschriften nach einem vorgegebenen 6-Wochen-Raster, wobei die Kunden in dieser Periode je nach Wichtigkeit unterschiedlich oft aufgesucht werden.
þDie Nachkalkulation ermittelt den tatsächlich erzielten Gewinn pro Artikel oder Verkauf.
þDas Fakturierprogramm ist in der Lage, zum Abschluß wahlweise einen Finanzstatus zu erstellen.
þDas neue Lagerverwaltungsprogramm wickelt die Inventur jetzt in 1? Tagen ab. Früher wurden dazu zwei Wochen benötigt.
þBessere Übersicht über die Lage umschlagshäufigkeit.
þVereinfachung der Lagerdisposition.
þMöglichkeit, eine Rabatt-Gruppen-Umsatzstatistik nach Wertigkeit des Kunden abzurufen.
þAutomatische Kreditüberwachung.
þStändige Überwachung des Lagerbestandes, mit der Möglichkeit, eine Liste auszugeben, die alle Artikel aufführt, deren Mindestbestand nicht mehr erfüllt ist.
þHilfe für den Einkaufsdisponenten, weil das System abhängig von der Produktionszahl der einzelnen Fahrzeugtypen die Tendenz für die Zukunft ermittelt und damit für die Lagerbestückung wichtige Informationen liefert.
þMit Hilfe der DV werden die Kunden- und Artikelstammdaten auf den Mikrofiches auf den neuesten Stand gebracht.
Wer die DV-Organisation für den Autoteile-Handel in nur wenigen Stunden in ihrer ganzen Komplexität und mit allen Integrationseffekten erfassen möchte, wird vor eine kaum lösbare Aufgabe gestellt. Aber schon nach wenigen Einblicken läßt sich erkennen, daß in diesem speziellen DV-Einsatzbeispiel eigentlich der Individualprogrammierung trotz vieler gegenteiliger Behauptungen nicht nur die wichtigsten Erfolge, sondern auch die gute Akzeptanz der gesamten DV-Organisation zu verdanken sind.
*Franz Fischbach ist freier DV-Fachjournalist in Lüdge-Rischenau.