Was ist bei der Rechnungsstellung für internationale Kunden zu beachten?

Grundsätzlich werden die gesetzlichen Anforderungen an den elektronischen Rechnungsprozess innerhalb der EU durch die Direktive 2001/115/EG geregelt, die von allen 27 Mitgliedsstaaten ratifiziert wurde. Es gibt jedoch länderspezifische Abweichungen beziehungsweise Veränderungen. Dies gilt speziell für die Archivierung von elektronischen Rechnungen, betrifft aber die zu verwendende Signatur. Der deutsche Gesetzgeber schreibt zwingend die qualifizierte elektronische Signatur vor, die meisten anderen EU-Staaten begnügen sich mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Eine Übererfüllung gesetzlicher Anforderungen durch Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur innerhalb anderer EU-Staaten ist gestattet.

Beim elektronischen Rechnungsversand ins europäische und außereuropäische Ausland müssen weiterhin die gesetzlichen Rahmenbedingungen des jeweiligen Landes beachtet werden. Anforderungen und Umsetzung des elektronischen Rechnungsversands sind in den einzelnen Ländern nach wie vor in einigen Bereichen unterschiedlich. Für das europäische Ausland hat die Initiative "i2010" zur Förderung der Informationsgesellschaft eine Sachverständigengruppe einberufen, die die Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern vereinfachen und harmonisieren soll.

Wie werden das Rechnungswesen und ERP-Systeme angebunden?

Bei Wahl eines strukturierten Datenformats, das vom Zielsystem verarbeitet werden kann, ist ein direkter Import in das ERP- oder Fibu-System möglich. Generell gibt es verschiedene Möglichkeiten der Anbindung. Werden etwa IDocs verwendet, können diese an die meisten ERP-Systeme wie SAP direkt angebunden werden. Zudem gibt es Verbindungsmöglichkeiten zwischen ERP-Systemen wie zum Beispiel X.400 oder indirekte Verbindungen wie Web-Services. Sollte die Rechnung als Bild übertragen werden, zum Beispiel im PDF- oder Tiff-Format, dann muss zusätzlich eine OCR-Software eingesetzt werden, um die relevanten Rechnungsdaten auszulesen.