Dokumentenaustausch ist kein Problem, solange man sich innerhalb eines Textverarbeitungssystems beziehungsweise einer Bürokommunikationsumgebung wie zum Beispiel All-in-1 bewegt. Schwierig wird es, wenn Dokumente zwischen Anwendern verschiedener Textverarbeitungssysteme ausgetauscht werden sollen. Vielfältige Einschränkungen setzen hier enge Grenzen. Konvertierprogramme scheinen einen Ausweg zu bieten.
Bei vielen VAX-Usern steht zur Zeit eine Entscheidung von einiger Tragweite an: All-in-1 - ja oder nein und wenn ja, wie? Abgesehen von allen anderen Problemen, die sich mit der Einführung eines Bürokommunikationssystems auftun, tritt eines besonders hervor: Wie übernimmt man Dokumente aus bisher (und möglicherweise auch weiterhin) gebräuchlichen Textverarbeitungssystemen?
Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:
- Standardisierung auf ein System, mit dem Nachteil zumindest einiger unzufriedener Benutzer, die gerne ihr "altbewährtes" Textverarbeitungsprogramm auf ihrem PC beibehalten hätten. Ein weiterer Nachteil - gegenüber dem unbestreitbaren Vorteil einer klaren Linie - mag sein, daß spezielle Eigenschaften des ein oder anderen TV-Systems nicht mehr genutzt werden können.
- Neuerfassung bringt als Vorteil zumindest eine gründliche Sichtung des Dokumentenbestandes mit sich, kommt aber aus Gründen der Fehlereinbringung und der Datensicherheit meist nicht in Frage. Die enorm hohen Kosten sind ein anderes Manko.
- OCR-Erfassung bedingt den Ausdruck der neu zu erfassenden Dokumente in höchster Qualität, um das Einlesen mit Dokumentenlesern zu ermöglichen. Auch hier sprechen Kostengründe und Fehleranfälligkeit meistens gegen diese Lösung.
Die Ideallösung ließe sich also folgendermaßen skizzieren:
Ein Softwarepaket steht - möglichst transparent für den einzelnen Anwender - im Hintergrund auf der VAX zur Verfügung. Damit dies möglich wird, muß diese Software bereits bei der Anmeldung der einzelnen User erkennen, mit welchem Textverarbeitungssystem sie standardmäßig arbeiten. Eventuell sollte hier eine Abweichung durch Benutzereingaben möglich sein.
Sie stellt dem User das gewünschte Dokument in "seinem" Format zur Verfügung, das heißt nicht nur der Text wird weitergegeben, sondern auch Text- und Dokumentenattribute, wie zum Beispiel Fettdruck, Hoch-/Tiefstellungen, Tabulatorsprünge etc. bleiben erhalten. Unter diesen Voraussetzungen muß dann die Konvertierung von Dokumenten zwischen mehreren Textverarbeitungssystemen auf VAX- und PC-Basis möglich sein, Idealerweise gibt es dann noch eine Möglichkeit, Dokumente, die auf dedizierten Textverarbeitungssystemen erstellt wurden mittels spezieller Diskettenlaufwerke einzulesen und ebenfalls unter Beibehaltung jeglicher Dokumentenattribute zu konvertieren.
Seit einiger Zeit sind nun Softwarepakete am Markt erhältlich, die in dieser Hinsicht viel versprechen und dieser Ideallösung nahezukommen scheinen, was sie halten muß jeder Anwender leider selbst herausfinden.
Ein unter VMS auf VAX ablauffähiges Konvertierprogramm ist Keypak/VMS von Keyword. Dieses in Kürze auch in deutscher Sprache erhältliche Programm zeichnet sich durch hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit und Qualität der Konvertierung aus und kommt in seiner Umgebung der vorstehend geschilderten Ideallösung ziemlich nahe. Die Mehrzahl der heute verfügbaren Konvertierprogramme arbeiten jedoch PC-orientiert, so daß sich eine organisatorische Einbindung meistens als schwierig erweist beziehungsweise sich auf das Verfügbarmachen per File-Transfer oder Diskettentransport beschränkt, sofern man nicht jeden PC mit einer solchen Software ausrüsten will.
Ein Gutes haben jedoch alle Konvertierprogramme gemeinsam: Sie eröffnen dem Anwender den Weg aus der Abhängigkeit von einem einzigen Textverarbeitungssystem hin zu problemorientierten Lösungen.