Business-Process-Management, kurz BPM, ist keine Erfindung dieses Jahrzehnts. Doch die Disziplin entwickelt sich ständig weiter. Was ist neu, was Stand der Technik, was müssen die Unternehmen beachten, wenn sie die Vorteile des BPM nutzen wollen?

Zunehmende Automatisierung

Die Globalisierung und das Internet führen besonders im Dienstleistungsbereich zu massiven Veränderungen der Geschäftsmodelle. Gleichzeitig entstehen völlig neue Geschäftsideen und mit ihnen neue Unternehmen. Nahezu alle diese Veränderungen gehen mit einer zunehmenden Automatisierung betrieblicher Abläufe einher, denn nur dadurch lassen sich die erwünschten Skaleneffekte in wachsenden Geschäftsfeldern tatsächlich erzielen.

Diese Entwicklung hat in den vergangenen fünf Jahren rapide zugenommen. So hat das Business-Process-Management vor allem im Kontext der "Prozessautomatisierung" eine rasante Verbreitung und Weiterentwicklung erfahren. Im deutschsprachigen Raum setzen inzwischen etablierte Unternehmen wie die VHV Versicherungen oder die österreichische Wüstenrot Bausparkasse, aber auch schnell wachsende Startups wie MyToys.de oder Zalando auf BPM.

Das prominenteste Beispiel für diese Weiterentwicklung ist sicher BPMN 2.0: Dabei handelt es sich um eine von der Object Management Group (OMG) standardisierte grafische Notation zur Prozessmodellierung, also eigentlich eine Sammlung von Symbolen.

BPMN 2.0 hat sich durchgesetzt

Das Besondere an BPMN 2.0 ist, dass sich die visualisierten Geschäftsprozesse aus der Notation auch sofort ausführen lassen. Dazu dienen "Process Engines". Die Grafik "Beispielprozess Bestelleingang" auf der Seite 13 zeigt die - stark vereinfachte - Modellierung eines so abbildbaren Prozesses:

• Nach Erhalt der Bestellung (zum Beispiel über einen Online-Shop) wird diese erst einmal geprüft.

• Diese Prüfung ist ein "User Task"; das bedeutet, dass der Mitarbeiter ein To Do in seiner Aufgabenliste erhält.

• Nach erfolgter Prüfung wird die Bestellung entweder bestätigt oder abgelehnt. Die angeheftete Uhr zeigt an, dass die Prüfung durch den Mitarbeiter maximal fünf Tage dauern darf. Nach Ablauf dieser Frist wird der Vorgang eskaliert.

• Bis auf den erwähnten User Task sind alle weiteren Aufgaben "Service Tasks" (erkennbar an den Zahnrädern). Hier wird also ein IT-System über eine Schnittstelle aufgerufen, um die jeweilige Aufgaben zu erledigen.

• Die Leistung der Process Engine besteht darin, das BPMN-2.0-Diagramm abzuarbeiten. Dazu muss sie nicht nur Aufgaben zuweisen und IT-Systeme aufrufen, sondern auch die Einhaltung der Fristen überwachen.

Das Beispiel deckt selbstverständlich nur einen Bruchteil der Möglichkeiten von BPMN 2.0 ab. Trotzdem wird der Nutzen der neuen Notation schnell ersichtlich. Das hat auch Marko Lehn, Teamleiter Software Engineering bei Zalando, festgestellt: "Unsere in BPMN 2.0 modellierten Prozesse werden direkt ausgeführt, was die Verständigung zwischen Fachabteilungen und Entwicklung erleichtert und die Entwicklungszyklen verkürzt."

Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes: Die vergleichsweise leicht verständlichen BPMN-Diagramme lassen sich im Betrieb nutzen, um Laufzeitinformationen auszuwerten. Damit können sie zum Beispiel den aktuellen Stand und Fortschritt eines Geschäftsvorgangs oder die aufgetretenen Fehler sichtbar machen.

BPMN 2.0 eignet sich gleichzeitig, die betrieblichen Abläufe unabhängig von IT-Umsetzungen zu dokumentieren. Auch deshalb hat sich der Standard in den letzten fünf Jahren weltweit durchgesetzt und wird heute für alle Aspekte des Geschäftsprozess-Managements erfolgreich eingesetzt.

Beispielprozess Bestelleingang (stark vereinfacht):

Der Markt für BPM-Suiten

Generell macht der Markt für kommerzielle BPM-Suiten eine fortschreitende Konsolidierung durch. Das belegen die in jüngerer Zeit abgeschlossenen Übernahmen von Lombardi durch IBM oder von Inubit durch Bosch Software Innovations.

BPMN-2.0-konforme Process Engines sind mittlerweile in vielen BPM-Produkten enthalten, so beispielsweise in denen von IBM, Oracle und SAP. Allerdings ist der Einsatz solcher BPM-Suiten auch mit einer Herausforderung verbunden, die viele Unternehmen in der Vergangenheit nicht vollständig meistern konnten: Die Automatisierung von Geschäftsprozessen stellt schlussendlich eine Art Softwareentwicklungsprojekt dar. So gesehen ist eine BPM-Suite vor allem eine Plattform, auf deren Grundlage sich die eigentlich Mehrwert stiftenden Prozess-anwendungen erstellen lassen.

Die Wahrheit über Zero-Coding

Im Kontext der allgemeinen Überlegungen zur modellgetriebenen Softwareentwicklung versuchten vor einigen Jahren die meisten BPM-Suite-Hersteller, eine Umsetzung ohne Programmierung ("Zero-Coding" genannt) zu ermöglichen. Damit verbunden war das Versprechen an die Fachbereiche, dass sie eigene Geschäftsprozesse ohne die vermeintlich lästige, langsame und teure hausinterne IT umsetzen können. Das hat auf der Anwenderseite selbstverständlich erst einmal für viel Begeisterung gesorgt.

Allerdings konnte dieses Versprechen nicht gehalten werden - was im Rückblick auch nicht überrascht: Eine Prozessanwendung besteht neben dem reinen Prozessmodell aus einer Vielzahl von Komponenten, zum Beispiel Benutzeroberflächen, Schnittstellenaufrufen etc. Diese lassen sich aber nicht in BPMN modellieren. Wer eine BPM-Suite nutzt, muss diese Komponenten also in einer ganzen Armada aus zunehmend komplexen Formularen, Wizards und Ähnlichem konfigurieren.

Am Ende wird doch wieder programmiert, allerdings nicht in einer gängigen Programmiersprache, sondern eben auf genau die Art und Weise, die der Hersteller der BPM-Suite vorgesehen hat. Und in der Konsequenz ist es nicht - wie erhofft - die Fachabteilung, sondern die hausinterne IT, die diese Umsetzung leistet. Und das unter erschwerten Bedingungen:

Die Kollegen müssen hierfür die herstellerspezifische Lernkurve zur Bedienung der Formulare oder Wizards durchlaufen, bis sie überhaupt produktiv arbeiten können, und sie müssen dieses Know-how auch aufrechterhalten. Sollte das nicht möglich sein, werden externe Entwickler hinzugezogen, die im Regelfall nur beim Hersteller selbst zu bekommen sind. In den meisten Fällen sind sie über die Maßen teuer oder zum benötigten Zeitpunkt nicht verfügbar.