Ratgeber Diensthandy

Was Sie über Firmenhandys wissen sollten

02.08.2022
Von 
Julia-Eva Sima ist freie Journalistin in Mainz.
Immer mehr Unternehmen statten Beschäftigte mit Diensthandys aus. Was für deren Nutzung gilt und worauf bei der Auswahl zu achten ist, lesen Sie hier.
Die modernen Rahmenbedingungen der Arbeitswelt - Stichworte Home-Office und New Work - bringen es mit sich, dass immer mehr Mitarbeiter mit Diensthandys ausgestattet werden.
Die modernen Rahmenbedingungen der Arbeitswelt - Stichworte Home-Office und New Work - bringen es mit sich, dass immer mehr Mitarbeiter mit Diensthandys ausgestattet werden.
Foto: SFIO CRACHO - shutterstock.com

Vor einigen Jahren war ein Diensthandy häufig noch ein Statussymbol. Mitarbeiter in Führungsposition oder andere Beschäftigte, die eine herausragende Stellung im Unternehmen innehatten, bekamen von ihrem Arbeitgeber ein dienstliches Mobiltelefon überreicht. So waren sie auch auf Geschäftsreise oder bei einem Kundentermin für Anfragen aus der Firma erreichbar. Heute ist ein Firmenhandy hingegen keine Seltenheit mehr. Immer mehr Arbeitgeber überlassen ihren Beschäftigten sogar ein Smartphone, das sie auch privat nutzen dürfen. Sehr zur Freude vieler Mitarbeiter, weil sich damit häufig ein privates Handy sparen können.

Auf der anderen Seite macht es New Work, also die geänderten Rahmenbedingungen der Arbeitswelt, auch notwendig, dass immer mehr Mitarbeiter ein Business-Smartphone haben. Denn wer im Home-Office oder beispielsweise auf Workation im Ausland arbeitet, der muss schnell erreichbar sein. Und das geht nun einmal am besten mobil via Smartphone.

Zusätzlich erkennen viele Arbeitnehmer - Stichwort Groupware-Apps - die Vorteile, die sich ergeben, wenn ihre Mitarbeiter dienstlich ein Smartphone nutzen: Anwendungen wie Teams oder Slack können die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern oder die Kommunikation zwischen der Stammbelegschaft und Freelancern erheblich vereinfachen.

Diensthandy: Darauf sollten Sie achten

Falls Sie bei der Auswahl des Firmenhandys mitentscheiden können, stellt sich die Frage: Was ist bei der Anschaffung möglichst zu beachten? So viel sei vorab schon verraten: Die Optik spielt natürlich auch eine Rolle, ist jedoch im Hinblick auf die Funktionen, die ein Diensthandy beinhalten sollte, von untergeordneter Wichtigkeit.

  • Akkulaufzeit: Wenn Sie viel unterwegs sind und das Geschäftshandy nicht nur am Schreibtisch nutzen, sollten Sie auf einen leistungsfähigen Akku achten. Sinnvoll ist ferner, wenn der Akku ausgetauscht werden kann, sobald er an Leistung verliert. Das ist bei den meisten Handys nicht der Fall, deshalb empfiehlt sich die Anschaffung einer Powerbank oder gar noch modernerer kabelloser Ladegeräte, wie beispielsweise MagSafe-Zubehör. Damit hat man unterwegs immer mehrere Akkuladungen parat, falls die Batterie schlapp macht.

  • Bildschirmgröße: Wer plant, viel mit dem Smartphone zu arbeiten, ist mit einem großen Display gut beraten. Auch Videotelefonie oder Konferenzen über Zoom oder Teams sind mit einer großen Bildschirmdiagonale angenehmer. Sechs Zoll dürfen es schon sein.

  • Auflösung: Damit das Gegenüber in bester Qualität zu sehen ist, ebenso wie Aufzeichnungen von Präsentationen oder störungsfrei das neueste TikTok-Video seines Arbeitgebers, sollte das Geschäftshandy über eine Full-HD-Auflösung verfügen.

  • Ausstattung: Wer sein Geschäftshandy statt eines Tablets oder gar Laptops nutzt, sollte über die Anschaffung zusätzlicher Ausstattung nachdenken. Viele Modelle lassen sich heute mit einem Touchpen, also einem speziellen Stift für das Smartphone, und einer externen Tastatur für das Handy kombinieren. Das erleichtert das Arbeiten und Reisen. So kann man auf zusätzliche Geräte wie Tablet oder Laptop verzichten.

  • Speicherplatz: Damit wichtige Dokumente auf dem Smartphone gespeichert werden können, ohne dass andere Anwendungen gelöscht werden müssen, um Speicherplatz freizuräumen, sollte dieser in ausreichender Menge vorhanden sein. Zusätzlich sollte das Geschäftshandy im Idealfall mit 8 GB RAM ausgestattet sein, um bestmögliche Performance zu erzielen.

Firmenhandy: Q&A

Neben den technischen Daten und der Ausstattung sind für viele Beschäftigte die gesetzlichen Vorschriften und die Regelungen relevant, die der Arbeitgeber aufstellen darf - doch welche sind das?

Ist das Geschäftshandy ein geldwerter Vorteil?

Mitarbeiter, die von ihrem Arbeitgeber ein Diensthandy bekommen, für das der Chef alle Kosten übernimmt, müssen bei der Steuer nichts weiter beachten. Es zählt nicht als geldwerter Vorteil. Auch dann nicht, wenn sie das Handy privat nutzen dürfen.

Wie lange muss ich erreichbar sein?

Sofern Sie nicht in Rufbereitschaft sind oder mit dem Chef vereinbart haben, auch nach Dienstschluss auf dem Diensthandy erreichbar zu sein, müssen Sie außerhalb Ihrer Arbeitszeit nicht ans Telefon gehen, wenn der Chef anruft. Das gilt ganz besonders im Urlaub und an arbeitsfreien Sonn- und Feiertagen.

Darf ich mit dem Diensthandy privat telefonieren?

Ob Sie mit Ihrem Diensthandy privat telefonieren dürfen, hängt davon ab, was mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde. In der Regel sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie das Firmenhandy nur geschäftlich nutzen, sofern Sie keine gesonderte Erlaubnis für die Privatnutzung haben.

Was passiert, wenn ich das Firmenhandy beschädige?

Ein gut ausgestattetes Smartphone, das noch dazu technisch auf dem neuesten Stand ist, ist in der Regel nicht gerade billig. Daher kommt es immer wieder zu Auseinandersetzungen bei der Frage, wer für ein beschädigtes Diensthandy aufkommen muss. Dabei gilt die Regel, dass Arbeitnehmer bei leichter Fahrlässigkeit nicht für den Schaden aufkommen müssen. Ein solcher Fall kann vorliegen, wenn Sie aus dem Auto aussteigen, das Smartphone dabei auf den Boden fällt und das Display beschädigt wird.

Bei grober Fahrlässigkeit haftet hingegen der Arbeitnehmer. Das Problem: Die Grenze zwischen leichter und grober Fahrlässigkeit ist eine Einzelfallentscheidung und lässt sich daher nicht pauschal festlegen. Sie sind daher immer gut beraten, mit dem Geschäftshandy sorgsam umzugehen. Wenn Sie befürchten, Ihr Diensthandy zu beschädigen, können Sie es im Zweifelsfall sogar versichern und sich so für den Worst Case wappnen. (pg)