Requirements

Was sich beim Sourcing in der Digitalisierung ändert

15.02.2019
Von Sophia Schade
Viele klassische Sourcing-Themen wie Anforderungsmanagement, Anbieterauswahl und IT-Sicherheit verlieren nichts von ihrer großen Bedeutung. Allerdings steigt die Komplexität.
  • Mehr Anbieter und Technologie im Markt; End-to-End-Betrachtung eigener Prozesse macht es komplizierter
  • Ergänzende Ausschreibungsverfahren wie Prototyping und agiles Projektvorgehen sind gefragter denn je.
  • Bei Ausschreibungen gilt nicht nur Schema F, es existieren viele Möglichkeiten den passenden Partner zu identifizieren. Die richtige Möglichkeit antizipieren zu können, wird Kernkompetenz.
Eine gute Anforderungsanalyse wird immer wichtiger für den Projekterfolg.
Eine gute Anforderungsanalyse wird immer wichtiger für den Projekterfolg.
Foto: Dusit - shutterstock.com

Alle reden vom Hype und dem Vergessen der "alten", analogen Welt. Aber warum vergessen, wenn so einiges eigentlich gut funktioniert hat? Alles über Bord werfen, was sich bewährt hat? Das Gegenteil sollte der Fall sein. Viele Themen wie das Anforderungsmanagement, Anbieterauswahl und IT-Sicherheit bleiben, aber sie erweitern sich und werden komplexer. Umso wichtiger ist es, sich mit bewährten Werkzeugen den Weg zu bahnen.

Das Anforderungsmanagement liefert den Kompass in der Digitalisierung

Wir können doch immer wieder überrascht davon sein, wie sehr das Denken in vorgefertigten Lösungen beim Menschen verhaftet ist: Passt mein Problem zur gezeigten Lösung? Wenn nein, wie kann ich das Problem abändern, dass es passt? Sie merken, das ist etwas von hinten durch die Brust.

Eine gute Anforderungsanalyse wird in Zeiten der Digitalisierung und der Vernetzung von verschiedenen Themen und Unternehmensbereichen immer essenzieller:

  • Was ist mein Problem?

  • Was möchte ich erreichen?

  • Was sind wichtige Leitplanken und Rahmenparameter?

  • Wer ist alles im Prozess involviert und später Nutzer des IT-Services?

  • Was sind mögliche Deal-Breaker und -Maker?

All das strukturiert aufzunehmen, marktgerecht festzuhalten, ist eine große Herausforderung.

Sich klar darüber zu sein, was die eigene, genuine Anforderung ausmacht, ist mit der erhöhten Anzahl an Technologien und Anbietern entscheidender denn je. Eine gute Anforderungskenntnis und -dokumentation ist wie ein guter Kompass: Ein Abgleich zwischen Realität und Kompass zeigt Ihnen schnell auf, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.

Dabei ist es nicht leicht, den eigenen Kompass gut zu eichen, viele der zu betrachteten Anforderungen kommen von unterschiedlichen Abteilungen und damit unterschiedlichen Stakeholdern. Eine wirkliche End-to-End-Betrachtung der eigenen Prozesse ist aber oft notwendig, um eine umfassende Anforderungsanalyse durchführen zu können.

Den Überblick bei der Anbieter-Auswahl behalten

Weitere Akteure sind ins Geschehen einzubeziehen, was einiges verkompliziert: Die eigenen Anforderungen nicht an die Lösung anzupassen, obwohl der Vertriebler vom freundlichen Dienstleister um die Ecke dem Fachbereich eine so gute Lösung verkauft - nur leider nicht zum gewünschten Problem… Im Vorfeld schon zu wissen, welche Akteure die richtigen Partner auf Augenhöhe sind, ist da schon hilfreich und erleichtert den direkten Austausch und das Zerren um den Vertrag. Das gilt sowohl für die Themen der Digitalisierung als auch für die Standard-IT.

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Den Überblick zu behalten, ist bei der stark wachsenden Anzahl an neuen Anbietern fast nicht möglich. Auch die Anzahl der angebotenen Produkte wird unübersichtlich. Da den Durchblick zu bewahren, wird zum einen durch eine gute Anforderungsanalyse, Ihren Kompass, gestützt, zum anderen hilft da aber auch nur zu Clustern, d.h. Kategorien zu bilden und Kriterien festzulegen nach denen der Sourcer seine Schubladen füllt.

Manchmal reicht es zu wissen, wen man fragen muss, um die Übersicht in einem Bereich zu erhalten. Daraus folgt, dass der Aufbau und die Pflege eines guten Netzwerks ebenfalls wichtiger denn je werden. So bauen Sie Stück für Stück Ihre Landkarte auf, auf der Sie sich orientieren wollen.

Ergänzende Ausschreibungsverfahren

Außerdem sind gerade bei Digitalisierungsprojekten ergänzende Ausschreibungsverfahren wie Prototyping oder Durchführung von Sprints (sprich agile Projektvorgehen) gefragter denn je. Umso wichtiger, die richtigen Skills mit am Tisch sitzen zu haben, um zu entscheiden, ob eine Blockchain-gestützte KI IoT-Sensoren an Regenschirmen steuern kann, sollte und ob das Ganze überhaupt eine gute Idee ist. Ein Ende-zu-Ende-Denken im Prozess wird für Themen, die aus vielen Kanälen (wie alle Themen der Digitalisierung) gespeist werden, immer bedeutsamer.

Partnerauswahl wird zur Kernkompetenz

Bei alternativen Ausschreibungsverfahren sind neue Fähigkeiten und Mitarbeiter mit hoher Anpassungsfähigkeit gefragt, die aber auch die Methodiken Design Thinking, Scrum und Lean Management beherrschen. Hier auf dem aktuellen Stand zu bleiben, gehört ebenfalls zu den neuen Skills.

Man könnte auch sagen, insgesamt wird das Sourcing von IT-Leistungen ganzheitlicher: Bei der Anforderungsaufnahme wird organisationsübergreifend agiert, das erfordert Fingerspitzengefühl und den nötigen Fokus auf die Problemstellung. Bei Ausschreibungen gilt nicht nur Schema F, es existieren viele Möglichkeiten den passenden Partner zu identifizieren. Die richtige Möglichkeit antizipieren zu können, wird Kernkompetenz.

Auswirkungen auf die IT-Organisation

Für die interne IT-Organisation bedeutet das, sich personell richtig aufzustellen. Stellen Sie sich die Frage: Sind die Kollegen bereit ihre ursprünglichen Denkweisen zu verändern, jeder Zeit etwas Neues zu lernen? Falls ja, haben Sie das richtige Team an Bord. Grummelige IT-Fachexperten, die andere belehren möchten und anscheinend die Weisheit mit Löffeln gegessen haben, sind ein Relikt und in Zeiten der Digitalisierung nicht mehr state-of-the-art.

IT-Sicherheit wird wesentlich komplexer

Einen Punkt, den viele beim Thema Digitalisierung vergessen oder ihn stets eher später als früher ins Gespräch bringen, ist die IT-Sicherheit. Das Sourcing im Dunstkreis der Digitalisierungsthemen bedeutet auch immer, dass die IT-Sicherheit kritisch betrachtet und den Anforderungen gemäß angepasst werden muss. Warum? Wenn Sie Ihre Kerngeschäftsprozesse digital, vernetzt, hoch verfügbar bereitstellen, ist die Frage, wie sichern Sie diesen ab, ein essenzieller Bestandteil der Anforderung und der späteren Umsetzung. Wenn Sie es richtig machen wollen, ist es unerlässlich, dass Sie die IT-Security bereits zur Anforderungsanalyse mit ins Boot holen.

Denn auf der einen Seite sitzt das Business mit Geschäftsideen, die gerade durch die IT befähigt werden sollen. Von der anderen Seite gibt es neue Technologien, die neue Möglichkeiten eröffnen, die es vorher so nicht gab. Und auch hier darf und muss die IT-Abteilung den Weg weisen können, alle Systeme vor Angriffen absichern und einen reibungslosen Betrieb sicherstellen.

Das heißt, eine Sourcing-Strategie und eine Digitalisierungsstrategie können nicht mehr ohne eine umfassende Sicherheitsstrategie für die "alte" und "neue" Welt. Alles keine leichten Aufgaben und dazu ein Spannungsfeld. Aber ein Spannungsfeld, in dem genau die digitalen Initiativen entstehen und welche den beiden Seiten genügen müssen.

Wenn Sie Kollegen haben, welche diese Skills mitbringen, fördern Sie diese, es sind Ihre Innovationstreiber im Unternehmen ohne selbst ein Testlabor zu haben. Falls Sie die Skills im eigenen Unternehmen nicht aufweisen können, gibt es qualifizierte Partner, die Ihnen helfen können, die Herausforderungen zu bewältigen.