Was macht ein Projektleiter?

28.07.2022
Von   IDG ExpertenNetzwerk
Sabine Dietrich ist Management-Beraterin für Multiprojektmanagement, Projektmanagement, Führungskräfte-Entwicklung sowie Autorin. Im Jahr 2009 gründete sie ihr eigenes Beratungsunternehmen.
Der Projektleiter verantwortet die Planung, die Führung des Teams und den Projekterfolg. Hier lesen Sie alles zu Aufgaben, Ausbildung und Erfolgsfaktoren.
Interne und externe Stakeholder zur Projektplanung an einen Tisch zu holen, ist nur eine der Aufgaben einer Projektleiterin.
Interne und externe Stakeholder zur Projektplanung an einen Tisch zu holen, ist nur eine der Aufgaben einer Projektleiterin.
Foto: fizkes - shutterstock.com

Projektleiter und Projektleiterinnen gestalten Veränderung. Eine spannende Aufgabe, schließlich tragen Projekte zur Weiterentwicklung von Unternehmen bei, z. B. bei der Umsetzung von Innovationen oder der Optimierung bestehender Dinge - und zahlen so auf das Erreichen der Unternehmensziele ein. Das Arbeitsumfeld der Projektleiter ist insofern abwechslungsreich, mit immer neuen Themen und Kolleginnen und Kollegen aus dem gesamten Unternehmen, häufig auch hierarchieübergreifend. Entsprechend kompetent und flexibel muss die Person sein und sich auf neue Vorgaben, Ziele und Menschen einstellen können. Darum sind Führungskompetenzen und Soft Skills neben den reinen Projektmanagement-Techniken vonnöten.

Der folgende Artikel beschreibt das Berufsbild und die besonderen Erfolgsfaktoren im Unternehmensalltag von Projektleitern.

Projektleiter vs. Projektmanager

Projektleiter oder Projektmanager? Beide Begriffe werden häufig synonym gebraucht. Dabei basiert diese unterschiedliche Benennung simpel auf deren Herkunft. Während der Projektleiter seinen Ursprung in der DIN und dem deutschen Sprachgebrauch findet, entstammt der Projektmanager eher den englischsprachigen Projektstandards. Darüber hinaus werden die beiden Begriffe in der Literatur auch inhaltlich unterschiedlich charakterisiert:

  • Der Projektleiter verantwortet das Projektergebnis.

  • Der Projektmanager stellt die operative Umsetzung und die Nutzung der entsprechenden Standards sicher.

Damit hat der Projektleiter die umfassendere Projektverantwortung. In der Praxis empfiehlt es sich immer, die standardisierte Rollenbeschreibung in ihren spezifischen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen zu justieren und auf den individuellen Bedarf des Unternehmens, die Kultur und die Menschen auszurichten - unabhängig von der jeweiligen Etikettierung. Diese Beschreibung fokussiert auf den Projektleiter und meint implizit immer auch die Projektleiterin.

Projektleiter - Berufsbild & Aufgaben

Der Projektleiter verantwortet das Erreichen des Projektergebnisses. Was sich so einfach anhört, erfordert ein ganzes Bündel an Aufgaben. Und zwar auf unterschiedlichen Ebenen. Auf der rein projekttechnischen Ebene ist er für alle Aktivitäten entlang des Projektmanagement-Prozesses zuständig, nämlich:

  • die Planung und Organisation der für die Zielerreichung zu erledigenden Aufgaben;

  • das Schätzen der Aufwände;

  • die Planung der Termine und Ressourcen;

  • die Kalkulation der Kosten wie auch die Identifikation der Risiken; und

  • die Kontrolle dieser Aufgaben sowie die Steuerung der Abweichungen.

Darüber hinaus verantwortet der Projektleiter die professionelle und passgenaue Anwendung der ausgewählten Projektmanagement-Methoden (auch deren Kombination), die Dokumentation des Projektes, wie auch dessen Abschluss mit einem entsprechenden Review. In diesem Review geht es darum, die Erfahrungen aus diesem Projekt zu sichern und so zur weiteren Entwicklung der Projektkompetenz der Organisation beizutragen.

All das sind Aufgaben, die Professionalität und Erfahrung erfordern, allein allerdings keinen Projekterfolg ausmachen. Dieser wird auf der zweiten Aufgaben-Ebene des Projektleiters entschieden. Wir wissen heute, dass Projekterfolg zu 80 Prozent auf der Führungskompetenz des Projektleiters basiert. Diesem Wissen trägt auch wieder die letzte Aktualisierung des Projektstandards der International Project Management Association (IPMA), die Individual Competence Baseline Version 4.0 (ICB 4), Rechnung. Der Kompetenzbereich der persönlichen und sozialen Kompetenzen, der People, umfasst zehn Kompetenzen von der Selbstreflexion und dem Selbstmanagement über Kommunikation und Führung bis hin zur Ergebnisorientierung.

Die Aufgaben eines Projektleiters, um Projektziele zu erreichen, sind umfassend.
Die Aufgaben eines Projektleiters, um Projektziele zu erreichen, sind umfassend.
Foto: Sabine Dietrich

Projektleitung ist eine Führungsaufgabe

Der Projektleiter wird häufig als "Führungskraft auf Zeit", also für die Zeit seiner Projektleitung, verstanden. Dabei führt der Projektleiter häufig ohne disziplinarische Befugnisse, was wir als Führung PUR verstehen. Er muss ohne alle hierarchischen Instrumente oder auch Sterne auf den Schulterklappen auskommen und dennoch sein Team zum Erfolg führen. Zudem ist das Team häufig hierarchie- und bereichsübergreifend zusammengesetzt.

In diesem Sinn nimmt der Projektleiter also alle notwendigen Führungsaufgaben wahr: Er verhandelt die Ziele mit dem Auftraggeber, er gestaltet sein Team, wobei erschwerend dazu kommt, dass er sich seine Teammitglieder häufig nicht auswählen kann. Er führt Mitarbeitergespräche, motiviert, löst Konflikte, eskaliert im Rahmen seiner Kompetenzen unlösbare Themen.

Eskalationsmanagement ist eine häufig unterschätzte Aufgabe: Wann eskaliere ich was an wen? Diese Frage muss zu Anfang eines Projektes geklärt und anschließend auch entsprechend gelebt werden. Was auf der Grundlage zu Projektstart getroffener klarer Vereinbarungen immer einfacher ist als in einer kritischen, zu eskalierenden Situation im Projektverlauf.

Der Projektleiter führt durch Meetings, moderiert Arbeitsgruppen und sorgt mit seiner Methodenkompetenz für Problemlösungen. Auf dieser Grundlage bereitet er Entscheidungsvorlagen nicht nur vor, sondern sorgt auch dafür, dass die notwendigen Entscheidungen getroffen werden.

Um die Basis für den Projekterfolg zu legen, steuert er zudem die Stakeholder seines Projektes, also alle im Unternehmen und darüber hinaus, die Einfluss auf das Projekt und dessen Ergebnisse haben. Dazu ist die zielgruppengerechte Vertretung des Projektes nach außen, auch in den unterschiedlichen Gremien wie z.B. dem Lenkungsausschuss oder der Geschäftsführung, erforderlich - was ein gewisses Maß an politischem Geschick und Diplomatie sowie systemischem Denken erfordert.

Letztlich muss der Projektleiter auf beiden Ebenen, der Projekttechnik wie der Führung, alles tun, um das Projektziel zu erreichen. Dazu muss er Strukturen schaffen und die richtigen Methoden einsetzen - jenseits der tradierten Führungsrolle von "command & control".

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Projektleiter - Voraussetzungen & Ausbildung

Ein Projektleiter muss also über vielfältige Kompetenzen verfügen: Neben der Projektmanagement-Kompetenz als Management-Technik sind ausgeprägte Führungskompetenzen erforderlich. Abhängig vom Unternehmenskontext und Projekt können auch unternehmerische und fachlich-inhaltliche Fähigkeiten relevant sein.

Dabei stellt sich immer wieder die Frage, inwiefern der Projektleiter ein guter Fachmann sein muss. Nachdem jahrzehntelang der beste Fachmann Führungskraft oder Projektleiter wurde, wandelt sich diese Sichtweise in Unternehmen. Sicher muss ein Projektleiter die Inhalte und Ziele seines Projektes verstehen, er muss aber in keinem Fall in der Lage sein, alles fachlich selbst tun zu können. Vielmehr muss er Zusammenhänge und Strukturen erkennen und die richtigen Fragen stellen, z. B. um blinde Flecken der Fachleute auszuleuchten. Eine solide Fachkenntnis unterstützt dabei sicher.

Als Projektleiter agieren in Unternehmen zumeist Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die sich im Rahmen ihres Berufswegs und ihrer Erfahrung zum Projektleiter qualifiziert haben und diese Rolle im Rahmen einer Weiterentwicklung übernehmen. Dabei garantiert eine spezifische Ausbildung oder gar ein Zertifikat (leider) keine erfolgreiche Projektleitung. Und schon gar nicht die vielfach beworbenen Lehrgänge "In 14 Tagen zum Projektleiter". Die Frage nach dem WARUM lässt sich einfach beantworten. Oder kennen Sie einen Fahrschüler, der nach gerade bestandener Führerscheinprüfung Auto fahren kann?

Sicher legt eine Ausbildung mit der Vermittlung des notwendigen Wissens einen Grundstein für eine erfolgreiche Projektleitung. Entscheidend ist letztlich aber die Anwendung des Wissens in der Praxis und die Erfahrung des Projektleiters.

Voraussetzung für eine Projektleitung ist meist eine einschlägige Ausbildung im jeweiligen Fachbereich, häufig ein abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium. Darüber hinaus sind wie auch in Führungspositionen sehr gut ausgeprägte Soft Skills entscheidend. Anpassungsfähigkeit und ein hohes Maß an Flexibilität gehören ebenso dazu wie ausgeprägte soziale Kompetenzen und exzellente kommunikative Fähigkeiten - verbunden mit dem Mut, auch NEIN zu sagen und Probleme zu eskalieren.

Erfolgreiche Projektleitung erfordert zudem Rückgrat, ein klares Selbstbewusstsein des Projektleiters sowie einen souveränen Umgang mit dem Projektmanagement-Methodenset. Letztlich also Professionalität, die um so zwingender in Matrixorganisationen ist. Schließlich führen Projektleiter hier hierarchisch höher angesiedelte Führungskräfte, auch unternehmensweit - teilweise sogar die eigene Linienführungskraft.

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Projektleiter-Jobs - Ausbildungsmöglichkeiten

Wie können Projektleiter die oben genannten Kompetenzen erwerben? Vorab: DIE klassische Ausbildung zum Projektleiter gibt es nicht. Aber sicher verschiedene Wege, um sich auf die Aufgabe vorzubereiten:

  1. Studium: Es existieren Studiengänge, die sich ausschließlich mit Projektmanagement befassen und den Studierenden die notwendigen Kompetenzen vermitteln. Darüber hinaus vermitteln zahlreiche Studiengänge neben den jeweiligen fachlichen Inhalten auch Managementkompetenzen im Fachbereich Projektmanagement.
    Wer also im Projektmanagement tätig sein möchte, sollte Angebote und Studienpläne der unterschiedlichen Universitäten und Fachhochschulen dahingehend prüfen, inwiefern ganze Studiengänge oder einzelne Projektmanagement-Module - mit welchem Schwerpunkt und Umfang - angeboten werden. Und sich die Frage beantworten, welche Intensität er an universitär vermittelten Projektmanagement-Kompetenzen für sein Berufsziel benötigt.

  2. Praxisbegleitende Projektmanagement-Fortbildung: Ein etablierter Weg findet sich auch in den Katalogen der zahlreichen Trainingsinstitute, die Projektmanagement-Ausbildungen und -Fortbildungen anbieten. Neben Grundausbildungen gibt es diverse Vertiefungsmöglichkeiten zu Spezialthemen, so dass letztlich alle erforderlichen Kompetenzen hier erworben werden können. Diese Qualifizierung können Projektleiter entweder einzeln bei dem jeweiligen Anbieter wahrnehmen oder Unternehmen bieten diese Aus- und Fortbildungen passgenau für ihren Bedarf als firmeninterne Veranstaltung an. Erfahrungsgemäß ist zumeist der zweite aufgezeigte Weg der firmeninternen Veranstaltung nachhaltiger, zumal hier die Möglichkeit der Individualisierung der Inhalte z. B. durch Einbindung vorhandener Prozesse, Methoden und Templates besteht. Darüber hinaus ist er bereits bei der Ausbildung einer geringen Anzahl von Projektleitern für Unternehmen weniger kostenintensiv.
    Erfolgsrelevant bei diesem Qualifizierungsweg ist in jedem Fall die Frage nach dem Trainer. Verfügt er oder sie neben dem erforderlichen theoretischen Wissen auch über ausreichend eigene Praxiserfahrung und kann so den Transfer in den Unternehmens- und Projektalltag unterstützen und für nachhaltig wirksame Ergebnisse sorgen? Die Vermittlung rein theoretischen Wissens oder angelesener Expertise ist zwar weit verbreitet, erweist sich jedoch letztlich im Projekt- und Unternehmensalltag als nicht wirksam.

  3. Projektmanagement-Qualifikation mit Zertifizierung: Ein dritter Weg geht über eine Projektmanagement-Qualifikation mit anschließender Zertifizierung nach einem der etablierten Standards. Die Angebote und Zertifizierungen unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich des erforderlichen Aufwandes für die Prüfung, sondern auch in Hinblick auf die inhaltlichen Schwerpunkte, die Prüfungsmodalitäten und die Zugangsvoraussetzungen. So ist je nach Art des Zertifikats und des Levels beispielsweise zusätzlich Praxiserfahrung nachzuweisen. Hier gilt es zunächst vor allem zu prüfen, welcher Standard für die zu führenden Projekte, die Branche oder das Unternehmen perspektivisch am zielführendsten ist - und inwiefern die Zertifizierung als solche für die eigene Projektleitung oder auch die persönliche berufliche Weiterentwicklung relevant ist.

Projektleiter - Karrieremöglichkeiten

Projektleiter ist nicht gleich Projektleiter - das liegt auf der Hand. Der eine Projektleiter verantwortet den Umbau der Kantine oder einen kleineren Release einer App, während der andere für den Aufbau eines neuen Werkes in Mexiko oder für die unternehmensumfassende, globale Einführung eines neues SAP-Systems zuständig ist. Diese unterschiedlichen Projektgrößen sind mit entsprechend unterschiedlichen Anforderungen und mit unterschiedlicher Komplexität verbunden - und erfordern insofern auch einen anderen Kompetenz- und Erfahrungshorizont der Projektleiter.

Die etablierten Projektmanagement-Standards bilden diese Unterschiedlichkeit mit entsprechenden Kompetenzmodellen auf verschiedenen Stufen ab. Die International Project Management Association entwickelt z. B. Projektleiter über fünf Level - vom Einsteiger bis zum Projektexperten auf höchstem Level. Der Standard des Project Management Instituts PMI bietet ebenfalls fünf Stufen und zusätzlich die Zertifizierung für bestimmte Themenstellungen des Projektmanagements. Diese Level veranschaulichen die formalisierten Entwicklungsmöglichkeiten eines Projektleiters.

In Zeiten von flachen Hierarchien entwickeln viele Unternehmen eigene, spezifische Projektmanagement-Karrieremodelle, um parallel zur Führungs- oder Fachlaufbahn einen Karriereweg zu etablieren. Beim "Kampf um die besten Köpfe" werden so Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Entwicklungsperspektiven ermöglicht und so an das Unternehmen gebunden.

Diese Projektmanagement-Laufbahnen sind sicher von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Allerdings sollte sie mindestens drei Karrierestufen enthalten und so attraktiv wie die Laufbahnen für Führungskräfte und Fachleute gestaltet sein - hinsichtlich Weiterbildung, Aufgabenumfang, Kompetenzen, Verantwortung sowie Gehalt.

Neben diesen formalen Wegen qualifizieren sich viele Projektleiter in Unternehmen darüber hinaus implizit mit jeder erfolgreichen Projektleitung für die nächste, zumeist anspruchsvollere Aufgabe im Projektmanagement. Denn Projektleitung ist von der Aufgabe her immer mit erhöhter Sichtbarkeit verbunden und wird vielfach auch als Empfehlung für klassische Führungsaufgaben verstanden, wofür ein Projektleiter nach einem erfolgreiche Projekt in jedem Fall bestens gerüstet ist.

Projektleiter - Die 5 Erfolgsfaktoren

Zusammengefasst muss der Projektleiter eine Vielzahl an Aufgaben bedienen und damit auch entsprechende Rollen vereinen: Er ist Manager, Führungskraft, Kommunikator, Moderator, Konflikt- und Problemlöser, Fachmann und Unternehmer.

Der Unterschied zur eierlegenden Wollmilchsau: Der Projektleiter kann all diese Rollen erfüllen und seine Aufgabe zum Erfolg bringen. Fünf Faktoren zahlen dabei direkt auf seinen Erfolg ein:

  1. Eine solide Projektmanagement-Qualifizierung, die Theorie und Praxiswissen vermittelt, Best Practices nutzt und so für nachhaltige Umsetzbarkeit sorgt.

  2. Seine Persönlichkeit mit ausgeprägten kommunikativen Fähigkeiten und einem gewissen politischen Geschick (vor allem in Großprojekten) - und der Bereitschaft, hierarchie- und bereichsübergreifend zu führen sowie dem Rückgrat, Dinge klar zu benennen und gegebenenfalls auch NEIN zu sagen.

  3. Ein klares Rollenprofil mit definierten Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung sowie einem Bewusstsein der eigenen Verantwortung und Rolle, was vor allem für in Unternehmen häufig vertretene Matrixorganisationen und die Projektleitung als "Zusatzaufgabe" relevant ist.

  4. Systemisches Denken in klaren Strukturen, um Zusammenhänge zu identifizieren und informelle Strukturen und Netzwerke innerhalb und außerhalb des Unternehmens passgenau nutzen und steuern zu können.

  5. Die Verankerung der Rolle der Projektleitung und der Projektorganisation insgesamt im Unternehmen, was dem Projektleiter Rückendeckung verschafft und auf die Akzeptanz einer Führung auf Zeit einzahlt, zudem eine transparente Ressourcenzuteilung ermöglicht. (bw)