Onboarding spielt eine entscheidende Rolle im Lebenszyklus eines Mitarbeiters. Es bietet Unternehmen die einmalige Gelegenheit, seine neuen Mitarbeiter in den Betrieb einzubinden, sie zu begeistern und ihnen die Sicherheit zu geben und ihr Vertrauen darin zu stärken, dass sie Teil einer tollen Firma sind. Dem lebensverändernden Entschluss, den Arbeitgeber zu wechseln, sollte nicht direkt am Anfang eine Enttäuschung folgen. Um eine starke Verbindung zu dem Unternehmen, dem neuen Team und den gemeinsamen Zielen zu schaffen, muss dem neuen Mitarbeiter bereits zu Beginn das Gefühl gegeben werden, dass er die richtige Entscheidung getroffen hat. In diesem Blog geht es darum, wie eine hervorragende Onboarding-Erfahrung entsteht.

Die Rolle der HR-Software

Viele Unternehmen schaffen es nicht, eine nahtlose Onboarding-Erfahrung bereitzustellen, was häufig zu einer hohen Fluktuation neuer Mitarbeiter, erhöhten Personalbeschaffungskosten, einer längeren Eingewöhnungszeit und geringer Produktivität in den ersten Monaten nach der Einstellung führt. Dies wiederum kann sich auf die gesamte Unternehmenskultur und den Mitarbeitereinsatz auswirken und dem Ruf und der Attraktivität des Arbeitgebers schaden.

Die Personalabteilung ist für den gesamten Prozess des Onboardings verantwortlich und muss bei Problemen für die nötigen Änderungen und Verbesserungen sorgen. Dennoch liegen die Probleme nicht immer bei der Personalabteilung. Ein typisches Problem beim Onboarding kann zum Beispiel dadurch entstehen, dass die IT-Abteilung nicht in der Lage ist, neuen Mitarbeitern rechtzeitig Laptops und Zugang zu den Betriebssystemen zur Verfügung zu stellen. Es kann aber auch das Facility-Management sein, das nicht rechtzeitig für einen Schreibtisch und einen Sicherheitsausweis gesorgt hat, oder die Personalverantwortlichen haben es versäumt, die neuen Mitarbeiter ihren jeweiligen Ansprechpartnern vorzustellen. Selbst wenn die Personalabteilung einen umfassenden Onboarding-Prozess und Einarbeitungsplan vorbereitet hat, kann der Erfolg des Prozesses leicht an seiner Komplexität und seinen Abhängigkeiten scheitern.

Welches ist nun die entscheidende Komponente, die die Personalabteilung einsetzen muss, um einen erfolgreichen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter zu schaffen? Die Antwort ist eine starke Technologie, die eine nahtlose Mitarbeitererfahrung ermöglicht. Die branchenführende, moderne HR-Software bietet abteilungsübergreifendes, ganzheitliches, individuelles und automatisiertes Onboarding, das neuen Mitarbeitern direkt vom Anfang ihrer Anstellung an eine verbraucherähnliche Erfahrung bietet.

Der HR-Produkt- und -Plattformansatz von ServiceNow bietet die Funktionen, um solch eine großartige Erfahrung zu ermöglichen, und zwar nicht nur für das Onboarding, sondern auch für alle anderen Momente, die für Mitarbeiter während ihres Lebenszyklus im Unternehmen entscheidend sind. Viele der zurzeit erhältlichen Software-Lösungen für das Personalwesen versprechen Unternehmen zwar einen nahtlosen Onboarding-Prozess, aber häufig ohne die dafür nötige technische Funktionalität. Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, dass moderne HR-Software zu viel mehr fähig ist, als Aufgabenlisten zu erstellen und E-Mails an die für deren Abarbeitung zuständige Abteilungen zu schicken. Sie unterstützt vielmehr den gesamten Prozess über die Einstellungsphase hinaus und bietet neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, sich einzubringen und auszutauschen

Die Wahl der richtigen Technologielösung für das Onboarding

Bei der Entscheidung für eine Technologielösung zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses sollten Personalverantwortliche Folgendes beachten:

• Abteilungsübergreifende Funktionen - Starke Onboarding-Technologie muss in der Lage sein, alle Abteilungen, die Teil des Prozesses sind, zu koordinieren. Dabei geht es nicht um das Senden von E-Mails, sondern darum, anderen für bestimmte Aufgaben die Verantwortung zu übertragen.

• Personalisierung - Viele der Schritte im Onboarding-Prozess hängen von den persönlichen Merkmalen der Mitarbeiter ab, wie zum Beispiel dem Ort oder dem Geschäftszweig, dem sie beitreten. Diese Merkmale bestimmen, welche Inhalte, Dokumente und Systemzugänge für den neuen Mitarbeiter bereitgestellt werden. Es muss sichergestellt sein, dass die ausgewählte Onboarding-Lösung Personalisierung unter Verwendung der neuesten technologischen Entwicklungen bietet.

• Berücksichtigung des gesamten Onboarding-Zyklus - Der Onboarding-Prozess beginnt weit vor dem Arbeitsantritt des Mitarbeiters und endet einige Monate später. Der Zeitablauf und die internen Vorgänge können sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, aber die Technologie sollte in der Lage sein, Best Practice-Prozesse und -Erfahrungen den gesamten Zyklus hindurch einzusetzen.

• Mobiles natives Design - Heutzutage greifen wir auf alles zu, was digital ist, sei es über unsere Handys, Tablets oder andere Geräte. Daher sollten Entscheider nicht von ihren neuen Mitarbeitern erwarten, dass sie ihr Onboarding an einem Computer sitzend absolvieren. Sie brauchen die Möglichkeit, die Inhalte auf jedem beliebigen Gerät zu jeder beliebigen Zeit abzurufen, damit sie das Gefühl haben, dass sie wie ein Kunde behandelt werden.

• Umfragen- und Berichtsfunktionen - Hierdurch lässt sich herausfinden, wie erfolgreich das implementierte Onboarding-Verfahren ist und wo sich eventuelle Leistungslücken verstecken.

Die Personalabteilung und Personalverantwortlichen sollten nicht nur für eine nahtlose, verbraucherähnliche Onboarding-Erfahrung durch Einsatz von HR-Software und Best Practice-Prozessen sorgen, sondern auch dafür, dass neue Mitarbeiter so erfolgreich wie möglich sein können. Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter nicht nur über ihr Team und ihren Aufgabenbereich aufgeklärt und den relevanten Einführungsmaßnahmen zugewiesen werden. Sondern auch, dass man sie vor allem auf das vorbereitet, was von ihnen nach dem Ende der Onboarding-Phase erwartet wird und was sie im Unternehmen an Erfolg erreichen können. Die Personalabteilung sollte in ständigem Austausch mit neuen Mitarbeitern stehen, um herauszufinden, wie sie sich in ihre neuen Rollen eingewöhnen und ob sie zusätzliche Unterstützung benötigen.

Abschließend ist festzustellen, dass ein nahtloser Onboarding-Prozess einen starken Wettbewerbsvorteil für Unternehmen beim Kampf um Talente darstellt. Er motiviert die Personalabteilung dazu, positive Veränderungen voranzutreiben und diesen Prozess im ganzen Unternehmen weiter erheblich zu verbessern. Der Einsatz branchenführender Technologie kann den richtigen Prozess unterstützen und gleich von Beginn an für eine Mitarbeitererfahrung sorgen, die ein Zusammengehörigkeitsgefühl, Mitarbeitereinsatz und Leidenschaft für den Beruf schafft.

Zusätzliche Ressourcen:

• Wie ServiceNow Unternehmen dabei hilft, Lebenszyklus-Ereignisse von Mitarbeitern ganz einfach abteilungsübergreifend einzurichten und zu verwalten, erfahren Sie hier: Enterprise Onboarding and Transitions

• Entdecken Sie hier, wie ServiceNow den Arbeitsplatz der Zukunft gestaltet, indem Mitarbeitern den Zugang zu allen Services erleichtert wird, die sie brauchen: Die Modernisierung von HR und die Onboarding-Erfahrung für neue Mitarbeiter bei ServiceNow