Was ist Value Stream Mapping?

29.07.2022
Von 
Sarah K. White schreibt für CIO.com. Sie kümmert sich dort in erster Linie um alle Themen rund um IT-Karriere und Healthcare-IT. Ihre früheren beruflichen Stationen umfassten Tätigkeiten für die B2C-Plattform TechnologyGuide und das Jobportal Monster.com.
Value Stream Mapping ist eine Lean-Management-Technik. Das sollten Sie über die Wertstromanalyse wissen.
Value Stream Mapping unterstützt Sie unter anderem dabei, Prozessredundanzen zu beseitigen.
Value Stream Mapping unterstützt Sie unter anderem dabei, Prozessredundanzen zu beseitigen.
Foto: 3rdtimeluckystudio - shutterstock.com

Unternehmen sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, "lean" zu arbeiten. Dazu gilt es in erster Linie, Verschwendung und Redundanzen in Geschäftsprozessen zu reduzieren. Value Stream Mapping (VSM, auch Wertstromanalyse) hat ihren Ursprung in der industriellen Fertigung. Durch die Implementierung von Value-Stream-Mapping-Techniken können Unternehmen:

  • Verschwendung in den Entwicklungsprozessen beseitigen,

  • Engpässe in der Lieferkette identifizieren und vorhersagen sowie

  • den Kundennutzen durch die Bereitstellung verbesserter Dienstleistungen und Produkte erhöhen.

Value Stream Mapping - Definition

Value Stream Mapping ist eine Lean-Management-Technik, um Materialfluss, Anforderungen und Daten, die in Zusammenhang mit bestimmten Prozessen, Systemen oder Produkten stehen, zu analysieren. Eine Wertstromanalyse erfordert eine starke Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Insbesondere für Unternehmen mit isolierten Fachbereichen kann es sich lohnen, die Kollaboration zwischen den Geschäftsbereichen zu fördern.

Value Stream Mapping zu implementieren, kann zeitaufwändig sein, insbesondere, wenn komplexe Prozesse, Systeme oder Produkte analysiert werden sollen. Je größer das Projekt, desto mehr Personen und Geschäftseinheiten sind daran beteiligt - was zur Folge hat, dass Sie unter Umständen mehrere Monate oder sogar Jahre einplanen müssen, um eine VSM-Strategie auf- und umzusetzen.

VSM ist für Unternehmen eine effiziente Technik, um die notwendigen Features komplexer Systeme zu identifizieren. Die Wertstromanalyse ermöglicht Unternehmen, jeden Schritt in einem Prozess - typischerweise ein Fertigungs- oder Entwicklungsprozess - zu visualisieren und den für den jeweiligen Schritt notwendigen Input und Stakeholder zu identifizieren. Mit Value Stream Mapping wird sichtbar, wie die Arbeit jedes Einzelnen das System unterstützt und einen Mehrwert schafft. Zudem ist es eine effiziente Möglichkeit für alle Beteiligten, um den Projektfortschritt im Auge zu behalten. Eine Value Stream Map gibt auch Aufschluss über Probleme mit Ressourcen, Vorankommen sowie Verfügbarkeit und erleichtert kontinuierliche Prozessverbesserungen. Eine VSM kann zudem dabei unterstützen,:

  • den Arbeitsbedarf zu ermitteln,

  • Ausfallzeiten zu verfolgen,

  • Fehlerquoten zu identifizieren,

  • Produktionsverzögerungen zu erkennen, und

  • Bestandsprobleme zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.

Value Stream Mapping bietet allen Beteiligten einen zentralen Punkt, um sich zu informieren, Verbesserungen vorzunehmen, potenzielle Probleme zu entdecken und zu sehen, wie es um die ursprünglich festgelegten Ziele steht.

Wertstromanalyse - Prozess

Bevor Sie damit beginnen können, eine VSM zu erstellen, müssen Sie die Geschäftsprozesse, Produkte und Systeme Ihres Unternehmens objektiv bewerten. Dazu empfehlen sich folgende Schritte:

  • Sprechen Sie zunächst mit der Geschäftsführung, den Abteilungsleitern und anderen wichtigen Stakeholdern, die Ihnen einen besseren Einblick in verbesserungswürdige Aspekte geben können. Sie müssen selbst praktische Erfahrungen mit dem Prozess, dem Produkt oder dem System sammeln.

  • An einer erfolgreichen VSM sind alle beteiligt, die Erfahrung, Wissen und Fachkenntnisse über das abzubildende Produkt oder System haben. So ist sichergestellt, dass keine wichtigen Details unter den Tisch fallen und alle mit denselben Informationen arbeiten.

  • Es ist wichtig, so viele Daten wie möglich zu sammeln - etwa alle Ineffizienzen innerhalb eines Prozesses, wie viele Mitarbeiter beteiligt sind, welche Ressourcen verwendet werden und welche Ausfallzeiten es gibt. Alle potenziell relevanten Daten sind hilfreich, um Ihr endgültiges VSM-Flussdiagramm zu erstellen und Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was verfeinert oder verbessert werden kann.

Anschließend erstellen Sie zwei getrennte VSM-Flussdiagramme:

  1. eine Value Stream Map für den Ist-Zustand und

  2. ein Wertstromdiagramm für den zukünftigen Zustand.

Die VSM für den Ist-Zustand wird verwendet, um festzustellen, wie der Prozess derzeit läuft und im Unternehmen funktioniert. Hier werden Sie Probleme und wichtige Erkenntnisse aufzeigen und die wichtigsten Anforderungen festlegen. Die VSM für den zukünftigen Zustand hingegen konzentriert sich darauf, wie Ihr Prozess aussehen wird, wenn Ihr Unternehmen die notwendigen Verbesserungen abgeschlossen hat.

Während Sie im Team an der Entwicklung der Value Stream Maps arbeiten, können Sie Schritte eliminieren oder konsolidieren, um das endgültige Flussdiagramm leicht nachvollziehbar zu machen. Sobald die VSM erstellt ist, können Sie sie in ein Framework wie Kanban übertragen. Mit Kanban-Boards können Sie ein visuelles Konstrukt entweder physisch oder digital erstellen. Das ermöglicht allen Beteiligten, den Fortschritt zwischen den einzelnen Schritten zu verfolgen.

Immer wenn das Unternehmen einen Prozess aktualisiert oder eine Prozessoptimierung vornimmt, muss die Value Stream Map aktualisiert werden, um diese Änderungen widerzuspiegeln. Das kann je nach Bedarf - im Regelfall monatlich - geschehen. Sind die Änderungen implementiert, kommt es darauf an, ob diese an anderen Stellen im Prozess Probleme verursachen. Sollte das der Fall sein, müssen sie entsprechend angepasst werden.

VSM implementieren - 7 Schritte

Um Unternehmen beim Einstieg in Value Stream Mapping zu unterstützen, haben Peter Hines und Nick Rich vom Lean Enterprise Research Centre in Cardiff, Großbritannien im Jahr 1997 sieben Wertstromanalyse-Tools entwickelt (PDF). Dabei wiesen Hines und Rich darauf hin, dass das VSM-Toolkit nicht auf "einen bestimmten theoretischen Ansatz" beschränkt bleiben sollte. Es liegt also an Ihnen beziehungsweise Ihrem Unternehmen, zu entscheiden, welches Agile- oder Lean-Management-Framework Sie verwenden möchten. Geht es darum, die Wertstromanalyse zusammen mit dem gewählten IT-Management-Framework zu implementieren, helfen folgende sieben Schritte:

  • Process Activity Mapping: Prozessabläufe erstellen, Redundanzen identifizieren, Workflows und Geschäftsprozesse analysieren.

  • Supply Chain Response Matrix: Mit Hilfe eines einfachen Diagramms alle Hindernisse im Prozess identifizieren.

  • Production Variety Funnel: Wettbewerber und andere Branchen betrachten, die Lösungen für ähnliche Probleme gefunden haben.

  • Forrester Effect Mapping: Liniendiagramme erstellen, die die Kundennachfrage mit der Produktion vergleichen, um Angebot, Nachfrage und mögliche Verzögerungen zu visualisieren.

  • Quality Filter Mapping: Etwaige Mängel oder Problemstellungen innerhalb der Lieferkette identifizieren.

  • Decision Point Analysis: Push-and-Pull-Bedarf innerhalb der Lieferkette bestimmen.

  • Physical Structure Mapping: Ein Top-Down-Überblick darüber, wie die Lieferkette auf Branchenebene aussieht.

Wertstromanalyse - Symbole

Da es beim VSM um die Visualisierung eines Prozesses geht, helfen Symbole dabei, verschiedene Teile des Prozesses auf der VSM zu identifizieren. Diese sind oft innerhalb einer Branche oder Organisation standardisiert. Dennoch ist es nicht unüblich, eigene Symbole zu entwerfen. Wichtig ist dabei, dass alle Prozessbeteiligten verstehen, was die einzelnen Symbole bedeuten. Diese lassen sich in vier Hauptkategorien einordnen:

  • Prozesssymbole kennzeichnen verschiedene Prozessarten innerhalb einer Value Stream Map und werden verwendet, um Teile von Prozessen zu identifizieren, etwa solche, die Ressourcen verschwenden oder andere, an denen Kunden und Auftraggeber beteiligt sind. Zu den häufig verwendeten Prozesssymbolen gehören solche, die Kunden und Lieferanten, spezielle Prozessabläufe, gemeinsame Prozesse und zusammengeführte Prozesse bezeichnen.

  • Materialsymbole kennzeichnen die Teile eines Prozesses, die mit Bestand und Lieferkette in Zusammenhang stehen. Zu den häufig verwendeten Materialsymbolen gehören solche, die Bestände, Sendungen, Bestandsverfügbarkeit und externe Sendungen kennzeichnen.

  • Informationssymbole werden verwendet, um zu zeigen, wo und wie Informationen in einem Prozess eine Rolle spielen. Zu den allgemein verwendeten Informationssymbolen gehören solche, die Produktionskontrolle, Bestandsprobleme, Bestandskontrolle und mündlich weitergegebene Prozessinformationen kennzeichnen.

  • Alle anderen Symbole fallen in der Regel unter allgemeine Symbole. Zu den allgemeinen Symbolen gehören Symbole, die Mitarbeiter, verschiedene Informationen, Zeitpläne, Geräte, Lager, Aufträge, Qualitätsprobleme und potenzielle Lösungen oder Verbesserungen zu identifizieren.

Value Stream Mapping - Software

Um ein VSM-Flussdiagramm zu erstellen, benötigen Sie keine fortgeschrittenen Tools oder Software - ein Whiteboard genügt.

Eine Value Stream Map zu kreieren kann allerdings einen langwierigen Prozess darstellen, an dem mehrere Abteilungen und Interessengruppen beteiligt sind. Es kann sich daher lohnen, in eine Software zu investieren, die diesen Prozess vereinfacht. Value-Stream-Mapping-Software kann Ihnen helfen, Flussdiagramme zu erstellen, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und bietet Funktionen zur Zusammenarbeit und Visualisierung. Zu den beliebtesten Softwarelösungen im Bereich der Wertstromanalyse gehören:

Wertstromanalyse - Schulung & Zertifizierung

Wenn Sie mehr über VSM, die Erstellung einer Value Stream Map oder die Implementierung des Prozesses in Ihrem Unternehmen erfahren möchten, finden sich eine Vielzahl von Kursen und Schulungsprogrammen zu diesem Thema. Diese werden online angeboten und beziehen sich teilweise speziell auf relevante Lean- oder Agile-Management-Frameworks wie Six Sigma. Zu den Anbietern gehören zum Beispiel:

(fm)

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation CIO.com.