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Kanban hilft Unternehmen dabei, den Fokus auf spezifische Tasks zu richten, bis diese abgeschlossen sind. Die Methode zur Produktionsprozesssteuerung kann Zusammenarbeit und Produktivität effektiv fördern.
Kanban - Definition
Kanban ist eine einfache Methode für das Workflow-Management, die helfen soll Produktions- und Entwicklungsprozesse agiler zu gestalten, indem Verschwendung minimiert, Redundanzen beseitigt und Kosten reduziert werden. Obwohl Kanban heute häufig in der Softwareentwicklung eingesetzt wird, kann sie auch andere Unternehmensbereiche und -prozesse schrittweise optimieren.
Entwickelt wurde die Methode zur Produktionsprozess-Steuerung in den frühen 1940er Jahren vom japanischen Konzern Toyota. Dabei war Kanban nicht dafür vorgesehen, Projektmanagement-Methoden zu ersetzen oder als Entwicklungsmethode zu fungieren. Stattdessen konzentriert sich der Ansatz auf die Verbesserung bereits bestehender Prozesse, indem er eine optimierte Workflow-Struktur bereitstellt.
Darüber hinaus kann Kanban Organisation auch dabei helfen, die Anzahl der "Work- in-Progress"-Tasks im Backlog zu begrenzen und ist darauf ausgerichtet,
starke Führung,
organisatorische Transparenz,
Teamarbeit,
offene Kommunikation und
Kollaboration zu unterstützen.
Mit Hilfe von Kanban lassen sich auch Aufgaben visualisieren, die schwer greifbar sind. Das verhindert, dass Dinge unter den Tisch fallen und hilft, den Stand des Entwicklungsprozesses im Blick zu behalten.
Kanban - Board und Karten
Das wichtigste Werkzeug für eine Kanban-Strategie ist das Board. Dabei kann es sich um eine physische Tafel (Whiteboard) oder auch ein virtuelles Board handeln - maßgeblich ist, dass es dem Team dabei hilft, Tasks zu verfolgen und Fortschritte zu visualisieren. Letzteres erfolgt über Kanban-Karten, bei denen es sich um einfache Haftnotizen oder entsprechende virtuelle Pendants handeln kann, die auf den verschiedenen Spalten des Kanban-Boards abgelegt werden.
Die auf Kanban-Karten festgehaltenen Aufgaben sollten so klein sein, dass es nicht Wochen in Anspruch nimmt, sie zu erledigen. Allerdings sollte das Board auch nicht mit Aufgaben überladen werden. Zu den üblichen Kategorien für Kanban-Karten gehören Abschnitte für Ideen, die dann in eine Spalte für ausgewählte Ideen oder eine Spalte für verworfene Ideen verschoben werden können. Von dort aus können Aufgaben als "in Arbeit" kategorisiert oder in die Kategorie "fertig" verschoben werden, sobald sie weit genug fortgeschritten sind, um zum nächsten Schritt überzugehen.
Kanban - Methode
Im Mittelpunkt der Kanban-Methode stehen ihre Phasen. Diese sollten bei der Erstellung eines Kanban-Boards so gewählt werden, dass die für die Erledigung der einzelnen Aufgaben erforderlichen Schritte nicht zu kompliziert werden. Zwar steht es jeder Organisation frei, ihre eigenen Kategorien zu wählen, die meisten Kanban-Boards enthalten jedoch folgende Stufen:
Wartend: Diese Spalte enthält in der Regel den Task-Backlog, also die Aufgaben, die darauf warten, dass freie Zeit zur Verfügung steht - sobald dies der Fall ist, kann die Aufgabe in eine Spalte für spezifische Aufgaben des heutigen Tages oder in die Spalte "In Bearbeitung" verschoben werden.
In Arbeit: Diese Spalte enthält alle Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird. Sobald ein neuer Task bearbeitet wird, wird er in diese Spalte verschoben, bis er erledigt ist.
Erledigt: Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird sie in eine abschließende Spalte verschoben.
Gesperrt: Wenn eine Aufgabe nicht abgeschlossen werden kann oder die Arbeit daran aus irgendeinem Grund pausieren muss, wird sie in diese Kategorie verschoben, bis sie wieder aufgenommen werden kann.
Jede Kategorie oder Spalte des Kanban-Boards sollte ihre eigenen Richtlinien oder "Erledigungsregeln" aufweisen: Anforderungen, die erfüllt sein müssen, bevor ein Element in eine andere Spalte verschoben wird. Diese Regeln sorgen dafür, dass das Board strukturiert bleibt und alle Beteiligten wissen, was wann zu tun ist.
Kanban - Prinzipien
Toyota hat sechs wesentliche Prinzipien beziehungsweise Regeln für Kanban aufgestellt, die das Unternehmen auch heute noch befolgt. Sie sollen dazu beitragen, das richtige Mindset für erfolgreiches Produktmanagement zu erzeugen:
Niemals fehlerhafte Produkte weitergeben: Mängel oder Defekte so früh wie möglich zu erkennen, ist essenziell für das Waste Management. Indem Sie ein Produkt zurückziehen, bevor es den Entwicklungsprozess weiter durchläuft, stellen Sie sicher, dass alle gefundenen Mängel schnell und unter minimalen Kosten behoben werden können.
Nur was gebraucht wird: Um Verschwendung zu vermeiden, ist es wichtig, nur die benötigte Menge zu produzieren. Das erfordert ein umfassendes Verständnis der Anforderungen, bevor die Entwicklung anläuft.
Bedarfsgerechte Produktion: Um Verschwendung zu vermeiden, sollten Sie nur die Produkte, Dienstleistungen oder Ressourcen bereitstellen, die für den nächsten Schritt erforderlich sind. Produzieren Sie mehr, verringert das unnötig Ihren Bestand - produzieren Sie zu wenig, kann es zu kostenintensiven Prozessverzögerungen kommen.
Balance halten: Ein Hauptziel von Kanban besteht darin, die der Kundennachfrage entsprechende Warenmenge in einem konstanten und vorhersehbaren Rhythmus zu produzieren. Durch eine gleichmäßige Produktion kann die Kundennachfrage konstant befriedigt werden, ohne dass es dabei zu Überproduktion oder Verschwendung kommt.
Feinabstimmung der Produktion: Eine Prozessverbesserung ist nie abgeschlossen - Sie sollten daher ständig prüfen, wie die Prozesse granularer abgestimmt werden können, um Verschwendung zu vermeiden, die Produktionsgeschwindigkeit zu erhöhen und Konsistenz zu gewährleisten. Sie sollten stets nach Möglichkeiten Ausschau halten, Prozesse zu verschlanken.
Stabilisieren und rationalisieren: Sobald Sie einen möglichst effizienten Prozess festgelegt haben, ist es essenziell, die Standards zu dokumentieren und sicherzustellen, dass der Prozess in der Praxis stabil und vorhersehbar bleibt.
Kanban vs. Scrum
Als Strategien zur Verbesserung von Arbeitsabläufen haben Kanban und Scrum Gemeinsamkeiten - beide basieren auf "Pull"-Systemen, die sich darauf konzentrieren, Aufgaben aus dem Backlog so schnell wie möglich abzuschließen. Sobald die Aufgaben jedoch aus dem Backlog "gezogen" wurden, unterscheiden sich Kanban und Scrum erheblich.
Scrum konzentriert sich auf "Sprints". Diese beginnen mit einer Planungssitzung, in der entschieden wird, welche Aufgaben für die kommenden zwei Wochen Priorität genießen. Die Entwicklungs- und Produktteams dürfen sich nur auf die Aufgaben konzentrieren, die in der Planungsbesprechung für diesen zweiwöchigen Sprint festgelegt wurden. Am Ende wird der Sprint überprüft, um festzustellen, was funktioniert hat und was geändert werden muss. Dann beginnt der Prozess von Neuem - mit Anforderungen oder Aufgaben, die in der letzten Planungssitzung festgelegt wurden.
Kanban verwendet eine Pull-Methode und beinhaltet ebenfalls regelmäßige Bewertungen und Retrospektiven - folgt jedoch nicht den zweiwöchigen Sprint-Phasen von Scrum. Stattdessen versteht sich Kanban als fortlaufender Prozess, bei dem Aufgaben immer dann aus dem Backlog gezogen werden, wenn das Team die Ressourcen hat, eine weitere Aufgabe zu übernehmen. Dabei gibt es auch festgelegte Grenzen für die Anzahl der "Work-in-Progress"-Tasks, die ein Team haben kann. Diese basiert in der Regel auf der Anzahl der verfügbaren Mitarbeiter und Ressourcen.
Kanban - Tools und Software
Für Unternehmen, die ihren Kanban-Workflow virtuell verwalten wollen, stehen zahlreiche Kanban-Tools und -Softwarelösungen zur Verfügung. Zu den beliebtesten Tools am Markt gehören unter anderem:
Kanban - Jobs und Gehalt
Im Folgenden finden Sie einige relevante Jobs und die jeweiligen deutschen Gehaltsspannen laut dem Karriereportal Stepstone.
Scrum Master: 48.600 bis 64.000 Euro
Product Manager Software: 55.000 bis 74.900 Euro
Softwareentwickler: 44.100 bis 62.000 Euro
Projektmanager IT: 50.300 bis 69.300 Euro
Agile Coach: 52.100 bis 71.600 Euro
Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation CIO.com.