Prinzip 5: Managen nach dem Ausnahmeprinzip

Als Mitglied des leitenden Managements steht man immer vor dem Problem, wie man bei delegierten Aufgaben die Kontrolle behalten kann, ohne dass die administrativen Aufwände zu groß werden. Am bequemsten ist sicher "Management by Delegation". Peter Drucker hat 1954 das "Management by Objectives" empfohlen, also das Steuern über Ziele. Im Prinzip ist das richtig, allerdings erfolgt die Zielprüfung immer erst am Ende einer Arbeit. Das kann manchmal zu spät sein. Man könnte Teilziele und Teil-Teilziele vereinbaren, aber das vergrößert die administrativen Aufwände stark.

Die optimale Variante bei Projekten ist das "Management by Exception" (Managen nach dem Ausnahmeprinzip). Über Toleranzen wird ein "grüner" Bereich bestimmt, innerhalb dessen sich die Ebene, an die delegiert wird, frei bewegen kann. Sobald sich abzeichnet, dass Toleranzen über- oder unterschritten werden, muss an die nächsthöhere Management-Ebene berichtet werden - in Form einer Entscheidungsvorlage. Das gilt übrigens auch für Verbesserungsvorschläge. Dadurch wird der Lenkungsausschuss entlastet, seine Kontrollaufgaben beschränken sich nun darauf, sicherzustellen, dass sich die delegierte Ebene innerhalb der Toleranzen bewegt.

Prince2 steckt den Handlungsspielraum einer bestimmten Delegationsebene mit sechs Toleranzarten ab:

• Zeit,

• Kosten,

• Produktqualität,

• Umfang,

• Risiken und

• Nutzen.

Selbst wenn alle Toleranzen auf null stehen, wird das Werkzeug dadurch nicht unwirksam. Dann wird nur häufiger eskaliert.