Immer mehr Unternehmen statten aus Sicherheitsgründen ihre Mitarbeiter mit Tablets und Smartphones aus. Auf diese Weise wollen sie der Praxis, dass Mitarbeiter eigene Devices zum Arbeiten verwenden, Einhalt gebieten.

Denn vielerorts haben die Mitarbeiter Bring Your Own Device längst eigenmächtig realisiert. Ihr Anspruch: Unabhängig vom verwendeten Mobilgerät möchten sie mit geeigneten Business-Apps effizient arbeiten. Sie erwarten, damit ähnlich schnell und einfach Reisen zu organisieren, mit externen Dienstleistern zu chatten oder unterwegs die Webseiten der Kunden zu lesen - so wie sie es von ihren privaten Apps gewohnt sind.

Eigene Angebote

So fordern immer mehr Fachverantwortliche und IT-Leiter, dass der Arbeitgeber eigene Business-Apps zur Verfügung stellt. Die Argumente sind stichhaltig: Sauber programmierte Apps sorgen für eine höhere Effizienz und Produktivität des Mitarbeiters, weil er jederzeit ortsunabhängig arbeiten kann.

Zudem lassen sich mit Eigenentwicklungen hohe Sicherheitsstandards für den Zugriff auf Unternehmenssysteme gewährleisten, sowohl in Bezug auf Zugriffschutz und Identifikation als auch auf die Absicherung von Datenübertragung und -speicherung. Ferner können die Mitarbeiter Einfluss auf Funktionen und Oberfläche nehmen, um eine möglichst reibungslose Bedienung sowie eine Abdeckung sämtlicher benötigter Arbeitsprozesse zu erreichen.

Unternehmen sollten deshalb prüfen, für welche Prozesse und Anwendungen die Entwicklung eigener Business-Apps sinnvoll ist. Der Aufwand dafür bleibt meist überschaubar. Während für PC-Software oft Millionenbeträge fällig werden, kostet eine neue App in der Regel nur 20.000 bis 30.000 Euro. Dies fällt selbst bei vielen mittelständischen Unternehmen unter "laufende Kosten". Entsprechend schnell geben Fachabteilungen die Entwicklung bei externen Agenturen selbst in Auftrag. Und anschließend erfolgt dann häufig auch die Installation ohne Information der IT-Abteilung.

Strategische Überlegungen

Um diesen Wildwuchs zu vermeiden, sollten Unternehmen in einem ersten Schritt einige organisatorische und strategische Richtlinien festlegen. Es ist zu entscheiden, ob nur die eigene IT-Abteilung oder auch externe Dienstleister Apps entwickeln dürfen. Wer soll den Auftrag erteilen und welche Abteilungen müssen dabei involviert werden? Wie läuft der Entwicklungsprozess detailliert ab und welche Kontrollen sind vorgesehen?

Anschließend ist zu diskutieren, welche Prozesse sich für mobile Apps überhaupt eignen. Infrage kommen meist übersichtliche Aufgaben, die sich schnell erledigen lassen, wie etwa der Zugriff auf Kundendaten, Terminkalender oder E-Mails. Auch rechenintensive Prozesse wie interaktive Produktpräsentationen und statistische Auswertungen sind möglich. Denn hier erfolgen nur Dateneingabe sowie Ergebnisanzeige auf dem Smartphone. Die aufwändigen Berechnungen übernehmen weiterhin die mit den mobilen Endgeräten vernetzten Server. Dagegen sollten alle Vorgänge, die große Bildschirme erfordern, etwa die Bearbeitung von Bildern, Tabellen oder Grafiken, auf dem PC verbleiben.

Mitarbeiter einbinden

Hierbei ist es wichtig, von Anfang an die Mitarbeiter einzubinden. Sie besitzen die nötige Praxiserfahrung und wissen, welche Prozesse mobilisiert werden sollten und welche sie unterwegs nicht benötigen. Entsprechend verändert sich die Rolle der IT-Abteilung. Sie verliert zunehmend die Initiative bei der Einführung neuer Anwendungen und muss häufiger die Forderungen der Mitarbeiter oder Fachabteilungen umsetzen. Dabei soll sie aber kein reiner Erfüllungsgehilfe werden, sondern die strategische Hoheit über die Infrastruktur behalten. Diesen Spagat zu bewältigen, dürfte in Zukunft immer schwieriger werden, da der Druck von den Kollegen weiter steigen und die Entwicklung bei Apps und Geräten noch dynamischer wird.

Da die Mitarbeiter am besten wissen, welche Apps sie benötigen, müssen sie in Zukunft auch direkt mit externen Entwicklern sprechen. Die IT-Abteilung verwandelt sich damit zunehmend vom Auftragnehmer oder Entscheider hin zum Vermittler zwischen Anwenderforderung und der besten Lösung dafür - ob intern oder extern. Gleichzeitig kommen zunehmend Impulse aus dem Business. Heute fordert die Geschäftsführung meist neue mobile Apps für Vertrieb und technischen Außendienst, um die Geschäftsziele zu unterstützen. In Zukunft dürfte dies für weitere Abteilungen wie Produktion, Entwicklung, Personalabteilung oder Office-Mitarbeiter gelten.