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Was dürfen ERP-Dienste kosten?

17.05.2001
ERP-Dienste gibt es nicht in Normgröße, Preisvergleiche sind daher sehr schwer. Dennoch haben einige Anwender, Anbieter und Dienstleister im Rahmen von Arbeitskreisen eine Standardisierung von SAP-Services erarbeitet und einen Fragebogen entworfen, der Preistransparenz erreichen soll. Das Ergebnis: Unter den Angeboten existieren enorme Kostendifferenzen.

Von CW-Redakteur Joachim Hackmann

MÜNCHEN (COMPUTERWOCHE) - ERP-Dienste gibt es nicht in Normgröße, Preisvergleiche sind daher sehr schwer. Dennoch haben einige Anwender, Anbieter und Dienstleister im Rahmen von Arbeitskreisen eine Standardisierung von SAP-Services erarbeitet und einen Fragebogen entworfen, der Preistransparenz erreichen soll. Das Ergebnis: Unter den Angeboten existieren enorme Kostendifferenzen.

Es ist schwer vorstellbar, das ein Liter Milch in einem Supermarkt eine Mark und im Geschäft nebenan fünf Mark kostet. Im ERP-Umfeld sind derartige Preisdifferenzen durchaus möglich, dies ergab die Marktpreis-Analyse von Jochen Michels, selbständiger Unternehmensberater in Neuss: Beim günstigsten Anbieter von SAP-Diensten zahlen die Anwender im Jahr rund 5200 Mark pro aktivem Nutzer, der Teuerste verlangt immerhin 27 500 Mark. An der Umfrage hatten sich 16 Anbieter beteiligt, die entweder als externe Dienstleister derartige Services zur Verfügung stellen oder als interne IT-Abteilung ihre Leistungen mit den Fachabteilungen verrechnen. Die Ergebnisse wurden anonymisiert.

Basis dieser Befragung ist ein fünfseitiger Excel-Fragebogen, der sich unter www.jomi.com downloaden und ausfüllen lässt. Er ist das Ergebnis von fünf Arbeitskreisen, die Michels regelmäßig veranstaltet. In diesen Sitzungen hatten sich die Teilnehmer - zum Gros waren dies IT-Controller und -Verantwortliche - auf den Fragenkatalog geeinigt und eine standardisierte Umgebung bei der Nutzerzahl und den Service-Levels vereinbart. Die Ergebnisse gelten somit für eine SAP-Installation mit 1200 named (also definierten), 1000 im System angemeldeten und 500 aktiv arbeitenden Nutzern. Als Standardvorgaben bei der Antwortzeit einigten sich die Teilnehmer auf maximal eine Sekunde bei 95 Prozent und 1,5 Sekunden bei 99 Prozent der Transaktionen. Die voreingestellte Verfügbarkeit beträgt 99 Prozent innerhalb eines Monats, eine Verrechnung von Ausfallzeit über einen längeren Zeitraum ist nicht zulässig. Letztere Vereinbarung wurde als notwendig erachtet, weil "derartige Tricks bei der Verrechnung durchaus ausgenutzt werden", warnt Michels

"Natürlich besteht immer eine Preisdifferenz zwischen einer internen IT-Abteilung mit Selbstkostenkalkulation und einen externen Anbieter", erläutert der Unternehmensberater, "doch die extremen Ausschläge bei den Ergebnissen beruhen nicht allein auf die Gewinnmargen, die ein Dienstleister in den Preis einbezieht." Die Ursachen sind Michels Einschätzung zufolge vielfältig, beruhen aber auch auf falscher Kalkulation oder mangelnder Transparenz bei der Preisfindung des Anbieters. Im Klartext: "Das ist schlichte Nachlässigkeit beim Rechnen," meint Michels. Demnach verlangen einige Anbieter von ihren Kunden entweder zu viel oder auch zu wenig.

Auffällig: Enorme Preisunterschiede

Wie unterschiedlich die Kalkulationen der einzelnen Teilnehmer ausfallen, verdeutlichen zwei Angaben zu den Lizenzkosten. Für die definierte Nutzerzahl stellt ein Anbieter einen Betrag von 157.000 Euro, ein zweiter 3,3 Millionen Euro für den Posten Lizenzen in Rechnung. Erstaunlicherweise ist in der Endabrechnung (der Summe aller Kostenposten) weder der eine der Günstigste noch der andere der Teuerste. Der Verdacht liegt nahe, dass Kosten auf andere Posten umgelegt werden. Gestützt wird diese Annahme dadurch, dass einige Anbieter für Support-Dienste oder die Netzinfrastruktur gar nichts berechnen, in der Endabrechnung dadurch aber auch nicht aus dem Rahmen fallen, denn "zu verschenken haben diese Teilnehmer wohl kaum etwas", so Michels.

Die Jahrespreise der einzelnen Anbieter für Posten wie Lizenzen, Support-Dienste, Server-, Desktop- und Netzinfrastruktur wurden schließlich addiert und durch die Zahl der definierten, angemeldeten und aktiven Nutzer dividiert. Hier weist die Analyse einen Mittelwert von 9342 Euro für jeden im System arbeitenden Anwender pro Jahr aus, allerdings ergaben sich auch auffällige Ausreißer. Der teuerste Anbieter verlangt mehr als 27.000 Euro, der günstigste bescheidet sich mit knapp 5200 Euro. Michels kommt zum Schluss, "dass Anwender kaum mit weniger als 6000 Euro pro aktivem Nutzer im Jahr rechnen können."

Lohnt der Aufwand?

Das sind immerhin fast zehn Prozent der Gesamtpersonalkosten für einen durchschnittlichen Mitarbeiter. Es muss die Frage erlaubt sein, ob dessen Produktivität durch die Verwendung von ERP-Applikationen um wenigstens diesen Satz gesteigert wird. Liegt der ERP-Nutzung jedoch eine unternehmensstrategische Entscheidung zugrunde, lohnt ein Blick auf die Service-Levels, also auf die Qualität der Dienste. Die wird laut Einschätzung der Arbeitskreise maßgeblich durch die Parameter Antwortzeit und Verfügbarkeit bestimmt.

Im Fragebogen sind die Standardwerte bereits eingetragen (eine beziehungsweise 1,5 Sekunden Antwortzeit in 95 beziehungsweise 99 Prozent der Transaktionen; 99 Prozent Verfügbarkeit im Monat). Auffallend viele Anbieter haben beim Ausfüllen der Tabellen diese Angabe unverändert übernommen. Dies lässt nur zwei Schlüsse zu: Entweder entsprechen die angenommenen Daten sehr genau der Realität und Praxis in den Unternehmen, oder viele Dienstleister kennen ihre eigene Dienstequalität nicht und nutzen daher die Default-Werte. Zur Berechnung des Qualitäts-Ranking wurden die monatlichen Preise pro aktivem Nutzer und Monat so gewichtet, dass die Dienste mit kürzeren Antwortzeiten und höherer Verfügbarkeit in der Endabrechnung günstiger werden. Hier verfälscht sich das Bild ein wenig, denn die Anwender werden nicht weniger für qualitativ gute Dienste zahlen müssen, sie erhalten lediglich einen besseren Service für ihr Geld.

Sämtliche Ergebnisse dieser Marktpreisanalyse können nicht der Weisheit letzter Schluss sein, weil sich trotz aller Standardisierungsbemühungen nicht zu berechnende Ungenauigkeiten einschleichen. So haben die Teilnehmer etwa ihre reale Umgebung auf die vereinbarte Nutzerzahl umgerechnet. Dabei wurden allerdings kein Gewichtungsschlüssel verwendet, sondern die Zahl linear auf die besagten 1200 namentlichen, 1000 definierten und 500 aktiven Nutzer umgerechnet. Unter den Teilnehmern waren jedoch Anbieter mit knapp 4000, aber auch solche mit wenigen hundert SAP-Arbeitsplätzen. "Das Modell enthält sicherlich einige Unschärfen, das ist unvermeidbar. Ein Anbieter mit wenigen SAP-Nutzern muss einen gewissen Mindest-Overhead unterhalten, womit seine Kosten pro Arbeitsplatz natürlich teurer als die eines großen Anbieters werden", erläutert Michels. Dennoch: "Ich bin mir sicher, dass diese Zahlen einen Anhaltspunkt dafür geben, was ein SAP-Dienst kosten darf", so der Unternehmensberater.