Das Project Management Institute (PMI) hat im Dezember 2008 die neuen Versionen seiner Standards für das Projekt-, Programm- und Portfolio-Management herausgegeben. Die wohl größte Bedeutung kommt dabei der vierten Version von "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" zu, auch "PMBOK Guide" genannt. Dieses international weit verbreitete Referenzwerk beschreibt bewährte Normen, Methoden und Herangehensweisen für das Management von Projekten. Die Veröffentlichung der deutschen Übersetzung wird in Kürze erwartet. Bereits seit dem 30. Juni ist die auf dem PMBOK Guide basierende Zertifizierungsprüfung zum "Project Management Professional" (PMP) auf die neue Ausgabe des Standards umgestellt.

Aber nicht nur die Aktualisierung des PMBOK Guide ist dafür verantwortlich, dass das Thema Projekt-Management (PM)-Standards für viele Unternehmen aktuell ist. Im Juni dieses Jahres erschien mit Prince2 2009 auch die neue Version des PM-Standards aus Großbritannien, nachdem im Januar schon die deutschen Projekt-Management-Normen DIN 69900 und 69901 neu aufgelegt wurden.

Doch der PMBOK Guide hat sich seit der ersten Veröffentlichung im Jahr 1987 als weltweit führende Orientierungshilfe für Projekt-Manager etabliert. Diesem Referenzwerk zufolge basieren Projekte auf dem kontrollierten Zusammenspiel unterschiedlicher Projekt-Management-Prozesse. Der Guide enthält für jeden Prozess Beschreibungen der Inputs, Outputs (Ergebnistypen) sowie geeigneter Werkzeuge und Methoden.

An Struktur gewinnt die Darstellung durch die Aufteilung der Prozesse auf fünf PM-Prozessgruppen (Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss) sowie neun Wissensgebiete. Dabei sind Prozessgruppen nicht mit Projektphasen zu verwechseln. In einem Großprojekt, das aus mehreren Phasen besteht, durchlaufen beispielsweise zumeist alle Phasen die fünf Prozessgruppen.

Die aktuelle Ausgabe des PMBOK Guide ersetzt die Ausgabe aus dem Jahr 2004. Die Überarbeitung verfolgte vier Ziele:

1) Konsistenz der Begriffe und Konzepte

Vor allem die drei einleitenden Kapitel des PMBOK Guide wurden deutlich überarbeitet und nahezu komplett neu geschrieben. Das führte zu einer klaren Abgrenzung der Begriffe "Projekt", "Programm" und "Portfolio" sowie zu einer Identifikation der Schnittstellen zu den weiteren PMI-Standards. Hinzu kamen neue, prägnante und konsequent angewendete Prozessbeschreibungen. Datenflussdiagramme dienen nun zur Verdeutlichung der Zusammenhänge zwischen den Prozessen sowie den jeweiligen Inputs und Outputs.

Darüber hinaus wurden verschiedene Begriffe zum Umgang mit Änderungen und Fehlerbehebungen unter dem Begriff "Änderungsanträge" (Change Requests) zusammengefasst.

Zudem differenziert PMBOK nun klar zwischen "Projekt-Management-Plan" und "Projektdokumenten": Während der Projekt-Management-Plan beschreibt, wie ein Projekt gemanagt werden soll, unterstützen die Projektdokumente die tägliche Arbeit des Projekt-Managers.

2) Klarer und einheitlicher Schreibstil

Eine der auffälligsten Überarbeitungen des PMBOK Guide ist die Vereinheitlichung der Prozessnamen im aktiven Substantiv-Verb-Format. Die neue Nomenklatur wird auch in der deutschen Version für bessere Lesbarkeit und Übersicht sorgen.

3)Identifikation von Prozessänderungen

Durch Hinzufügen, Entfernen sowie Zusammenfassen hat sich die Gesamtzahl der in PMBOK beschriebenen PM-Prozesse geringfügig reduziert.

Hinzugefügt wurden folgende Prozesse:

• 5.1 Anforderungen erfassen: Dieser neue Prozess reflektiert die gestiegene Bedeutung des Anforderungs-Managements in der Praxis. Alle Anforderungen der Stakeholder werden in drei neuen Projektdokumenten festgehalten – der Anforderungsdokumentation, dem Anforderungs-Management-Plan und der Nachverfolgungsmatrix.

• 10.1 Stakeholder identifizieren: Auch in Sachen Stakeholder-Management greift der PMBOK Guide praxisrelevante Themen auf. So berücksichtigt er die Erstellung eines Stakeholder-Registers sowie die Planung des Managements von Stakeholder-Erwartungen.

Andere Prozesse wurden entfernt:

• Entwickeln der vorläufigen Beschreibung des Projektinhalts und -umfangs: Die vorläufigen Projektziele werden nun typischerweise im Projektauftrag (4.1) beschrieben und im Project Scope Statement (5.2) detailliert.

• Die Tätigkeiten aus 5.1: Planung des Inhalts und Umfangs erfolgen nun im Rahmen des Prozesses 4.2: Projekt-Management-Plan aufstellen.

Last, but not least gibt es Änderungen, die in keine der beiden Kategorien passen:

• Die Bereiche "Einkäufe" und "Vertragswesen" im Wissensgebiet "Beschaffungs-Management" wurden zusammengefasst.

• Zwei Prozesse wurden von der Prozessgruppe "Überwachung und Steuerung" in die Gruppe "Ausführung" verschoben – 9.4: Projektteam managen und 10.4: Stakeholder-Erwartungen managen.

Berücksichtigung aktueller PM-Ansätze

Ein PM-Standard ist nur dann State-of-the-Art, wenn er laufend aktualisiert wird und dabei bewährte Ansätze aus der Praxis aufnimmt. In der vierten Ausgabe des PMBOK Guide ist das geschehen:

• Das "magische Dreieck" (Inhalt/ Umfang, Kosten und Termine) wurde um die konkurrierenden Projekteinschränkungen Qualität, Ressourcen und Risiken erweitert. Mit Blick auf die Praxis ist das angebracht.

• Eingang fanden auch iterative Vorgehensweisen in Projekten. Damit tragen die Autoren der wachsenden Verbreitung agiler Methoden Rechnung.

• In den Prozessen des Wissensgebiets Personal-Management wurden zudem Führungsstil und Sozialkompetenzen des Projekt-Managers berücksichtigt. Damit widmet sich die Methodensammlung zum ersten Mal den erforderlichen Soft Skills zur Leitung und Förderung von Projektteams. Angesichts der hohen Praxisrelevanz ist die Sozialkompetenz im Anhang des PMBOK Guide aber unterrepräsentiert.

Wie passt PMBOK zu Prince2?

Den Anspruch auf universelle Einsetzbarkeit erheben auch andere PM-Standards, beispielsweise Prince2 ("Projects in Controlled Environments"). Diese vom britischen Office of Government Commerce (OGC) herausgegebene Best-Practice-Sammlung etabliert sich als der zweite große PM-Standard neben dem PMBOK Guide.

Bei Prince2 handelt es sich um eine Methode, die stringent Inhalte und Tätigkeiten zum Managen und Lenken eines Projekts vorgibt. Den Projekt-Managern werden dabei konkrete Handlungsanweisungen, Checklisten und Vorlagen an die Hand gegeben. Zentrale Themen wie "Business Case", "Qualität" oder "Änderungen" sowie Prinzipien, zum Beispiel "Steuern über Phasen" oder "Managen nach dem Ausnahmeprinzip", legen den Ordnungsrahmen von Prince2 fest. Die produktbasierte Planung als zentrale Methode unterstreicht die stärkere Produktfokussierung.

Was PMBOK kann – und was nicht

Der PMBOK Guide hingegen punktet mit einer umfangreichen Sammlung an bewährten Best Practices. Sie bilden die Grundlage für eine an die Organisationsspezifika angepasste PM-Methodik.

Allerdings ist der PMBOK Guide nicht als fertige "One-size-fits all-Lösung" zu verstehen, die direkt angewendet werden kann. Man muss ihn individuell anpassen, so dass eine organisationseigene PM-Methodik mit geeigneten Methoden, Werkzeugen und Spielregeln entsteht.

Der PMBOK Guide ist nach neun Wissensgebieten strukturiert. Jedes Kapitel (mit Ausnahme der einleitenden Kapitel) beschreibt die PM-Prozesse eines Wissensgebietes hinsichtlich Inputs, Outputs sowie Werkzeugen und Methoden. Diese Struktur weicht von der tatsächlichen Abarbeitungsreihenfolge (von der Initiierung bis zum Abschluss) ab. Damit erschwert sie das Verständnis des Standards für Einsteiger.

Keine Einstiegslektüre

Also ist der PMBOK Guide eher ein Referenzwerk für das Projekt-Management, vergleichbar einem Lehrbuch, das der Arzt ab und an zur Hand nimmt, um beispielsweise nachzuschauen, welche Spezialfälle für ein bestimmtes Leiden bekannt sind. Ein Mediziner, der für eine anstehende Operation eine schrittweise Anleitung braucht, ist hoffentlich eine Seltenheit.

Das Lesen und das Verstehen des PMBOK Guide kann die praktische Erfahrung eines Projekt-Managers ergänzen, jedoch nicht ersetzen. In vielen Projekten entstehen spezifische Herausforderungen, die von einem allgemeinen PM-Standard nicht in der notwendigen Detailtiefe abgedeckt sind.

Organisatorischer Wandel

Die Einführung eines PM-Standards verfolgt das Ziel, aus den anonymen Regelwerken internationaler Fachverbände eine personalisierte PM-Methodik für die eigene Organisation abzuleiten. Die daraus resultierenden Prozesse und Verfahren sollen dann schrittweise in der Projektarbeit institutionalisiert werden.

Das klappt nicht von heute auf morgen. Die flächendeckende Einführung von PM-Standards setzt auch einen organisatorischen Wandel voraus. Er will begleitet und gesteuert werden – sowohl auf der Entscheidungs- als auch auf der Ausführungsebene. Dem Management fällt dabei die Aufgabe zu, die Notwendigkeit und den Nutzen der Veränderung transparent zu machen. Es empfiehlt sich ein phasenorientiertes Vorgehen. Die "Checkliste zur Implementierung von PM-Standards" soll dabei helfen. (qua)