Integration und Kommunikation

Keine Integration in die Systemlandschaft

Nicht nur im Zusammenhang mit ERP-Systemen wird deutlich, dass sich PM-Werkzeuge mit anderen Unternehmenslösungen verbinden lassen müssen. Projektarbeit besteht nicht nur aus Planungsmethoden im engeren Sinn. Sie betrifft unterschiedliche Rollen im Unternehmen und umfasst auch Themen wie Projektdokumentation, Kommunikation im Team oder Erstellen von Projektangeboten.

Bei der Wahl eines PM-Systems ist somit die Integration in die Systemlandschaft zu beachten. Dazu gehören insbesondere das CRM und das Dokumenten-Management-System sowie die genutzte Portallösung, die "Collaboration"-Plattform und das ERP-System. Proprietäre Lösungsansätze scheitern häufig genau daran: So gut sie funktional auch sein mögen, passen sie nicht in die spezifische Landschaft eines Unternehmens. Aus IT-Management-Sicht bedeutet dies, PM-Werkzeuge als Teil einer umfassenden Softwarestrategie im Unternehmen zu betrachten.

Mangelnde Kommunikation und fehlendes Verständnis

Was haben Projektmitarbeiter beziehungsweise das Unternehmen davon, wenn die geleisteten Stunden im Tool zurückgemeldet werden? Lohnt sich dieser "Extra-Aufwand" überhaupt? Weshalb muss ein Projektleiter monatliche Statusberichte erstellen? Liest die überhaupt jemand? Allen Benutzern eines neuen Projekt-Management-Tools sollte bei dessen Einführung bewusst sein, welche Vorteile sie selbst und das Unternehmen vom Einsatz des Systems haben. Sobald die Pflege des Tools als unnötig, lästig oder arbeitsverhindernd wahrgenommen wird, sind die Chancen für einen erfolgreichen Einsatz extrem niedrig.

Der Nutzen ist aber nicht immer direkt erkennbar, und manche Tätigkeiten müssen eben einfach sein, etwa die erwähnte Zeitrückmeldung. Umso mehr ist dafür zu sorgen, dass alle beteiligten Rollen das System als Entlastung, Arbeitsverbesserung oder zumindest als sinnvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg verstehen.

Am Beispiel der Zeiterfassung lässt sich der Nutzen etwa so begründen, dass Mitarbeiter ihre Zeiten endlich nur in einem Tool und genau einmal erfassen können. Außerdem buchen sie direkt auf die ihnen bekannten Projektaktivitäten. Zudem leisten sie mit ihrer Rückmeldung einen Beitrag zur korrekten Projektabrechnung, was letztendlich der eigenen Abteilung und auch dem Unternehmen zugute kommt. Die Akzeptanz des Systems seitens der Benutzer sichert den Erfolg des Systems nicht nur nach dessen Einführung, sondern auch mittel- und langfristig.