Kollaborative Technologien basieren darauf, dass sie die Systemaktionen der Anwender quasi mitschreiben und für die Verhaltenssteuerung anderer Mitarbeiter verwenden. Das hat nichts mit dem herkömmlichen Verständnis von Zusammenarbeit zu tun, sondern mit dem Verarbeiten des Wissens von vielen Einzelnen unter Zuhilfenahme der Informationstechnologie. Noch sind die meisten Web 2.0-Anwendungen allerdings für den Einsatz in Unternehmen wenig geeignet. Es gilt Hürden wie Produktstabilität, Funktionalitätsumfang oder Datensicherheit zu überwinden.

In Sachen Social Software ist Deutschland im Vergleich zu den USA noch Entwicklungsland. Dennoch: mit Blogs und Wikis wird in deutschen Unternehmen bereits eine Menge unstrukturierter Informationen textlich erfasst - und zwar dezentral. Damit etabliert sich eine flexible, nachfragegerechte Informationsversorgung, die an vielen Stellen positive Effekte hat. Im Folgenden seien einige konkrete Einsatzszenarien von Social Software unter dem Aspekt der Pflege und Nutzung von Inhalten beschrieben.